Las dietas son uno de los gastos más frecuentes entre los autónomos que se desplazan para prestar sus servicios, visitar clientes o asistir a eventos profesionales. Y también uno de los que más dudas genera: ¿se pueden deducir las comidas en el IRPF? ¿Y en el IVA? ¿Cuánto es el límite? ¿Hace falta factura o vale con un ticket? ¿Cómo se incluyen en la factura al cliente?
En esta guía respondemos a todas esas preguntas con claridad, siguiendo el criterio de la Agencia Tributaria y la normativa vigente.
¿Qué son las dietas para los autónomos?
En el contexto de los trabajadores por cuenta ajena, las «dietas» son compensaciones que la empresa paga al empleado por los gastos de manutención o alojamiento derivados de desplazamientos laborales. Están exentas de IRPF hasta determinados límites.
Para los autónomos, el concepto funciona de manera diferente: no existe una «dieta» exenta en sentido estricto como la de los asalariados. Lo que el autónomo puede hacer es deducir los gastos de manutención y alojamiento en los que incurre durante sus desplazamientos profesionales, siempre que cumplan ciertos requisitos.
Esto implica que esos gastos reducen el rendimiento neto de la actividad económica sobre el que tributa el autónomo, rebajando la factura del IRPF.
Requisitos para que las dietas sean deducibles
Para que la AEAT admita la deducción de los gastos de manutención y alojamiento, deben cumplirse simultáneamente varios requisitos. No basta con tener la factura.
Vinculación directa con la actividad económica
El desplazamiento debe estar relacionado de forma directa y necesaria con la actividad económica del autónomo. Visitar a un cliente, asistir a una formación profesional, reunirse con un proveedor o desplazarse para prestar el servicio son causas válidas.
Los gastos de comida o alojamiento derivados de actividades personales —aunque coincidan con un viaje de trabajo— no son deducibles.
Desplazamiento fuera del municipio habitual
La AEAT exige que el gasto se produzca fuera del municipio donde el autónomo tiene su domicilio fiscal o donde ejerce habitualmente su actividad. Una comida en un restaurante de la misma ciudad en la que trabaja normalmente, aunque sea con un cliente, no suele ser admitida como dieta.
El gasto debe abonarse por medios electrónicos
Este es el requisito más ignorado y el que más inspecciones desencadena. Desde 2018, la AEAT exige que los gastos de manutención se paguen con tarjeta, transferencia u otro medio que deje rastro bancario trazable. Los pagos en efectivo no son deducibles a estos efectos, aunque se tenga la factura.
Justificación documental suficiente
El gasto debe estar respaldado por una factura completa (o en algunos casos por ticket simplificado) que incluya la fecha, el establecimiento, el importe y el concepto. En caso de inspección, el autónomo debe poder acreditar no solo que gastó ese dinero, sino también cuándo, dónde y por qué.
Proporcionalidad y correlación con los ingresos
El volumen y frecuencia de las dietas debe ser coherente con la naturaleza del negocio. Un autónomo que trabaja exclusivamente online desde casa y declara dietas diarias por desplazamientos levantará sospechas.
Límites máximos de deducción de dietas en el IRPF
La AEAT establece límites cuantitativos para la deducción de los gastos de manutención del autónomo, aunque los gastos de alojamiento se admiten por el importe real (sin límite específico), siempre con factura.
Gastos de manutención (comidas y similares)
| Situación | Límite diario |
| Desplazamiento en España (sin pernocta) | 26,67 €/día |
| Desplazamiento en España (con pernocta) | 53,34 €/día |
| Desplazamiento en el extranjero (sin pernocta) | 48,08 €/día |
| Desplazamiento en el extranjero (con pernocta) | 91,35 €/día |
Estos límites son los mismos que los que aplican a los trabajadores por cuenta ajena para la exención de dietas en IRPF (artículo 9 del Reglamento del IRPF), y la AEAT los toma como referencia para los autónomos.
Nota importante: si el gasto real es inferior al límite, solo se puede deducir el importe real. El límite es un tope máximo, no una cantidad fija que se pueda deducir sin justificación.
Gastos de alojamiento
Los gastos de alojamiento (hotel, apartamento, etc.) son deducibles por el importe real justificado con factura, sin un límite diario específico. Eso sí, deben cumplir los demás requisitos (pago electrónico, relación con la actividad, fuera del municipio habitual).
¿Se pueden deducir las dietas en el IVA?
Esta es una de las preguntas más frecuentes, y la respuesta es matizada.
Gastos de manutención (restaurantes, bares)
El IVA de los gastos de manutención en restaurantes en principio no es deducible, salvo que el autónomo pueda probar que el gasto está directamente vinculado a una actividad que genera derecho a deducción del IVA. La Ley del IVA establece una restricción general para las comidas y bebidas, excluyéndolas de la deducción.
Sin embargo, hay excepciones donde el IVA sí puede deducirse:
- Si el gasto es de transporte de mercancías o de viajeros.
- Si el gasto es de hostelería y restauración con objeto de atención a clientes, cuando el autónomo realiza actividades de venta.
- En actividades concretas donde la AEAT y los tribunales han reconocido el nexo directo con la actividad sujeta a IVA.
En la práctica, la deducción del IVA en restaurantes es un terreno arriesgado que Hacienda cuestiona con frecuencia. Si se aplica, debe haber una justificación sólida y documentada.
Gastos de alojamiento
El IVA de los gastos de alojamiento (hoteles) sí es deducible cuando el desplazamiento tiene una finalidad empresarial clara y el pago se realiza por medios electrónicos. Para ello hace falta factura completa (no ticket simplificado).
Gasolina y transporte
El IVA de los combustibles y peajes solo es deducible en la medida en que el vehículo sea de uso exclusivamente empresarial. Si hay uso mixto (personal y profesional), la deducción del IVA es limitada. Para los vehículos turismo, la AEAT presume un uso empresarial del 50% salvo prueba en contrario, aunque en inspecciones puede cuestionar incluso ese porcentaje.
Factura vs. ticket: ¿cuál necesito para deducir?
Existe confusión habitual sobre si basta con un ticket o si es necesaria una factura completa. La regla es:
- Para deducir en el IRPF: el ticket simplificado de caja puede ser suficiente para gastos de pequeño importe (comidas, cafés, etc.), siempre que incluya la fecha, el importe, el concepto y los datos del establecimiento. Sin embargo, en una inspección, la AEAT puede rechazar tickets que no acrediten suficientemente la finalidad empresarial del gasto.
- Para deducir el IVA: se necesita factura completa con los datos fiscales del establecimiento y los del autónomo (NIF, nombre, dirección). Un ticket no permite deducir el IVA.
En todo caso, lo más seguro siempre es pedir factura completa, especialmente en alojamientos y en gastos de importe significativo. La mayoría de establecimientos la expiden sin problema.
Casos que Hacienda acepta y casos que suele rechazar
Casos generalmente aceptados
- Comidas durante un desplazamiento a otra ciudad para reunirse con un cliente, justificadas con factura y pago con tarjeta.
- Alojamiento durante una estancia en otra ciudad por trabajo, con factura del hotel.
- Desayunos en el aeropuerto o estación durante un viaje de negocios.
- Comidas en congresos o ferias profesionales fuera del municipio habitual.
Casos que Hacienda cuestiona o rechaza
- Comidas en el mismo municipio donde trabaja habitualmente el autónomo.
- Gastos pagados en efectivo, sin rastro bancario.
- Comidas con familiares o personas sin relación probada con la actividad.
- Gastos de manutención sin justificación del desplazamiento y su finalidad profesional.
- Volúmenes de dietas desproporcionados respecto a la actividad declarada.
- Tickets ilegibles, sin fecha clara o sin datos del establecimiento.
Cómo incluir las dietas en la factura al cliente: los gastos suplidos
Cuando el autónomo se desplaza para prestar un servicio a un cliente concreto y quiere repercutir esos gastos de desplazamiento o manutención en la factura de ese cliente, existe una figura fiscal denominada gastos suplidos.
¿Qué son los gastos suplidos?
Los gastos suplidos son aquellos que el autónomo adelanta en nombre y por cuenta del cliente, y que luego le repercute en la factura sin margen ni beneficio. Para que funcionen fiscalmente, las facturas de esos gastos deben estar a nombre del cliente, no del autónomo.
Esto implica que, antes del desplazamiento, el autónomo debe acordar con el cliente que los gastos serán a su cargo y que se emitirán las facturas de hotel, restaurante, etc. a nombre del cliente.
¿Cómo se reflejan en la factura?
Los gastos suplidos se añaden en la factura como una línea separada, identificada claramente como «gastos suplidos», sin aplicar IVA sobre ellos (porque ya llevan el IVA de la factura original del proveedor). El importe de los suplidos no forma parte de la base imponible del autónomo.
Ejemplo práctico de factura con gastos suplidos
Imagina un consultor que viaja a Las Palmas para impartir una formación in-company. La empresa le paga 1.000 euros por la formación, y el consultor ha adelantado 300 euros en hotel y transporte, con facturas emitidas a nombre de la empresa cliente.
La factura quedaría así:
| Concepto | Base imponible |
| Formación in-company (8 horas) | 1.000,00 € |
| Gastos suplidos (hotel + transporte) | 300,00 € |
| Base imponible IGIC/IVA | 1.000,00 € |
| IGIC 7% (o IVA 21% en Península) | 70,00 € (o 210 €) |
| Total factura | 1.370,00 € (o 1.510 €) |
Los 300 euros de suplidos no llevan IGIC/IVA adicional porque ya pagaron el impuesto en las facturas originales.
Cuando no se usan gastos suplidos
Si el autónomo no pide las facturas a nombre del cliente sino a su propio nombre, esos gastos no son suplidos. En ese caso, el autónomo los deduce como gasto de su actividad en su IRPF, y repercute al cliente el coste (con IVA o IGIC) como parte del precio de sus servicios. Este es el caso más habitual cuando los gastos son pequeños o cuando el cliente no quiere dar sus datos fiscales.
Consejos prácticos para deducir dietas sin problemas con Hacienda
- Paga siempre con tarjeta o medios electrónicos: sin este requisito, el gasto no es deducible aunque tengas la factura.
- Pide siempre factura, no ticket: especialmente en alojamientos y en importes superiores a 400 euros. Las facturas con tus datos fiscales son mucho más sólidas ante una inspección.
- Anota la finalidad del desplazamiento: aunque no haya un formato oficial, llevar un registro de a qué cliente visitaste, qué reunión tuviste o qué evento asististe es la mejor defensa ante un requerimiento de Hacienda.
- Sé coherente: la frecuencia y el importe de las dietas deben ser coherentes con la naturaleza de tu actividad. Si eres consultor que viaja con frecuencia, las dietas son razonables. Si trabajas exclusivamente desde casa, unas dietas diarias levantarán sospechas.
- Guarda los justificantes durante 4 años: ese es el plazo de prescripción tributaria. Hacienda puede revisar cualquier ejercicio dentro de ese período.
- Usa aplicaciones de gestión de gastos: herramientas que permiten fotografiar facturas y tickets, clasificarlos por categoría y exportarlos facilitan enormemente la justificación ante una inspección.
Particularidades en Canarias: el IGIC en las dietas
Para los autónomos en Canarias, el impuesto indirecto que aplica es el IGIC (Impuesto General Indirecto Canario) en lugar del IVA. Las reglas de deducción del IGIC soportado en gastos de manutención y alojamiento son análogas a las del IVA en la Península:
- El IGIC de los gastos de restauración no es deducible con carácter general.
- El IGIC de los gastos de alojamiento sí es deducible si hay factura completa, pago electrónico y finalidad empresarial probada.
- Las facturas de gastos incurridos en la Península llevarán IVA (no IGIC), que es un gasto deducible en el IRPF pero no recuperable a través del modelo 420 del IGIC.
Preguntas frecuentes sobre las dietas de los autónomos
¿Puedo deducir el café de la mañana si lo tomo fuera de casa por motivos de trabajo?
En principio no, si lo tomas en el mismo municipio donde trabajas habitualmente. El requisito de que el gasto se produzca fuera del municipio de trabajo es el que descarta la mayoría de gastos de manutención cotidianos.
¿La comida con un cliente en mi ciudad es deducible?
Hacienda tiende a rechazar estas comidas, especialmente si el establecimiento está en el mismo municipio. Sin embargo, hay resoluciones del TEAC y sentencias que han admitido la deducción de comidas con clientes cuando se acredita suficientemente su finalidad empresarial. Es un terreno gris que conviene gestionar con cautela.
¿Puedo deducir el 100% de la gasolina si uso el coche para trabajar?
Solo si el vehículo es de uso exclusivamente empresarial. Si hay cualquier uso personal, la deducción se limita. Para los vehículos turismo, la AEAT presume un uso empresarial del 50% en el IVA/IGIC y suele ser muy restrictiva en el IRPF.
¿Las dietas suman a los ingresos del autónomo?
No. Los gastos de dietas que el autónomo deduce reducen el rendimiento neto, pero no se suman a los ingresos. En el caso de los gastos suplidos facturados al cliente, tampoco forman parte de la base imponible del autónomo.
Conclusión: gestiona bien tus dietas con el apoyo de Asesorae
Las dietas pueden suponer un ahorro fiscal significativo para los autónomos que se desplazan habitualmente, pero solo si se gestionan correctamente: pago con tarjeta, factura completa, justificación de la finalidad empresarial y respeto de los límites establecidos. Hacerlo mal puede derivar en regularizaciones de Hacienda con recargos e intereses.
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