La factura proforma es un documento informativo que se utiliza para comunicar al cliente los detalles de una futura transacción comercial antes de emitir la factura ordinaria definitiva.
En esta guía completa te explicamos qué es una factura proforma, para qué sirve, cuándo usarla, cómo hacerla paso a paso, ejemplo visual, diferencias con presupuesto y albarán y todas las dudas sobre IVA, numeración y contabilización.
¿Qué es una factura proforma?
Qué es una factura proforma: significado
La factura proforma es un documento provisional e informativo que detalla las condiciones de una venta antes de que se realice la transacción definitiva.
Definición: Borrador o simulación de factura que se entrega al cliente para que conozca el importe exacto que pagará, incluyendo impuestos, antes de formalizar la compra.
Características principales
NO es una factura real: ❌ Sin validez fiscal
❌ No se contabiliza
❌ No se declara en impuestos
❌ No tiene número de factura oficial
SÍ es un documento útil: ✓ Informativo para el cliente
✓ Compromiso comercial implícito
✓ Base para la factura definitiva
✓ Evidencia de negociación
Diferencia entre factura y factura proforma
| Aspecto | Factura Ordinaria | Factura Proforma |
| Validez fiscal | SÍ | NO |
| Contabilización | Obligatoria | No se contabiliza |
| Numeración | Correlativa obligatoria | Opcional |
| Declaración IVA | SÍ | NO |
| Momento | Tras prestar servicio/entregar | Antes de la venta |
| Finalidad | Documentar operación | Informar condiciones |
¿Para qué sirve una factura proforma?
Supuestos de uso de factura proforma
Usos habituales:
1. Comercio internacional:
- Necesaria para trámites aduaneros
- Valorar mercancía antes de envío
- Facilitar inspecciones
2. Ventas con anticipo:
- Cliente solicita conocer importe exacto
- Para solicitar financiación
- Justificar pago anticipado
3. Operaciones complejas:
- Varios conceptos o fases
- Importes variables según opciones
- Servicios personalizados
4. Clientes corporativos:
- Procesos internos de aprobación
- Departamentos de compras
- Control presupuestario
5. Servicios profesionales:
- Antes de ejecutar proyecto
- Confirmación de condiciones
- Evitar malentendidos
Ventajas de usar factura proforma
Para el vendedor: ✓ Compromiso implícito del cliente
✓ Clarifica condiciones de venta
✓ Reduce reclamaciones posteriores
✓ Facilita gestión comercial
Para el comprador: ✓ Conoce importe exacto anticipadamente
✓ Puede comparar ofertas
✓ Facilita aprobación interna
✓ Evita sorpresas en el precio final
Requisitos de las facturas proforma
¿Cuáles son los requisitos de una factura proforma?
Requisito fundamental: Debe indicar claramente «FACTURA PROFORMA» en el encabezado.
Contenido: Debe incluir la misma información que una factura ordinaria para que el cliente entienda completamente la operación.
Diferenciación: Claramente distinguible de facturas oficiales.
¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura proforma?
Contenido de la factura proforma
Datos obligatorios:
1. Encabezado:
FACTURA PROFORMA
(en lugar de «FACTURA» a secas)
2. Datos del emisor: ✓ Nombre/Razón social
✓ NIF/CIF
✓ Dirección fiscal
✓ Datos de contacto (opcional pero recomendado)
3. Datos del cliente: ✓ Nombre/Razón social
✓ NIF/CIF (si procede)
✓ Dirección
4. Fecha de emisión: ✓ Fecha del documento
✓ Fecha prevista de operación (opcional)
5. Detalle de productos/servicios: ✓ Descripción clara
✓ Cantidad
✓ Precio unitario
✓ Precio total por línea
6. Importes: ✓ Base imponible
✓ Tipo de IVA aplicable
✓ Cuota de IVA
✓ Total
7. Condiciones (recomendado): ✓ Forma de pago
✓ Plazo de entrega
✓ Validez de la oferta
✓ Condiciones especiales
¿Cómo hacer una factura proforma?
Cómo hacer una factura proforma
Guía paso a paso:
Paso 1: Indica que se trata de una factura proforma
En el encabezado, donde normalmente pondría «FACTURA», escribe:
FACTURA PROFORMA
Importante: Este texto debe ser visible y claro para evitar confusiones.
Paso 2: Ponle fecha a la factura
Incluye:
- Fecha de emisión: Día en que entregas la proforma
- Validez (opcional): «Válida hasta DD/MM/AAAA»
Ejemplo:
Fecha emisión: 15 de marzo de 2026
Válida hasta: 15 de abril de 2026
Paso 3: Añade los datos fiscales del emisor y del receptor
Datos emisor:
TU EMPRESA S.L.
CIF: B12345678
C/ Principal, 25
35001 Las Palmas de Gran Canaria
Datos cliente:
CLIENTE EJEMPLO S.L.
CIF: B87654321
C/ Comercial, 50
38001 Santa Cruz de Tenerife
Paso 4: Añade los productos o servicios con su precio
Tabla de conceptos:
───────────────────────────────────────────────────
CONCEPTO CANT. P.UNIT. IVA TOTAL
───────────────────────────────────────────────────
Servicio consultoría 10h 80 € 21% 968 €
Material oficina 5u 20 € 21% 121 €
───────────────────────────────────────────────────
Paso 5: Añade los importes totales
Resumen de importes:
Base imponible: 900,00 €
IVA 21%: 189,00 €
═════════
TOTAL: 1.089,00 €
Ejemplo de factura proforma
Modelo de factura proforma
Ejemplo visual completo:
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FACTURA PROFORMA
CONSULTORA ABC S.L.
CIF: B12345678
C/ León y Castillo, 123, 3º B
35004 Las Palmas de Gran Canaria
Tel: 928 123 456 | info@consultora.com
═══════════════════════════════════════════════════════
Fecha emisión: 15 de marzo de 2026
Validez: 30 días
CLIENTE:
EMPRESA XYZ S.L.
CIF: B87654321
C/ Marítima, 45
38001 Santa Cruz de Tenerife
───────────────────────────────────────────────────────
CONCEPTO CANT. P.UNIT. TOTAL
───────────────────────────────────────────────────────
Consultoría estratégica 20 h 100 € 2.000,00 €
Análisis de mercado 1 ud 500 € 500,00 €
Informe ejecutivo 1 ud 300 € 300,00 €
───────────────────────────────────────────────────────
Base imponible: 2.800,00 €
IVA 21%: 588,00 €
═══════════
TOTAL: 3.388,00 €
CONDICIONES:
– Forma de pago: 50% anticipo, 50% a 30 días
– Plazo de ejecución: 4 semanas desde aceptación
– Validez de la oferta: 30 días
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Este documento NO tiene validez fiscal ni contable.
Una vez aceptado, se emitirá la factura oficial correspondiente.
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¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?
Diferencia entre factura proforma y presupuesto
Aunque ambos son documentos previos a la venta, NO son lo mismo:
| Aspecto | Presupuesto | Factura Proforma |
| Formato | Libre | Formato de factura |
| Detalle | Puede ser genérico | Muy detallado |
| Impuestos | Puede no incluir IVA | Incluye IVA siempre |
| Compromiso | Orientativo | Mayor compromiso |
| Uso | Fase inicial | Fase avanzada negociación |
| Numeración | Propia | Sin numeración oficial |
Presupuesto:
«Servicio de consultoría: 2.000-3.000 €»
(aproximado, sin desglose detallado)
Factura proforma:
Consultoría: 20h × 100 € = 2.000 €
IVA 21%: 420 €
TOTAL: 2.420 €
(exacto, con todos los detalles)
En la práctica:
- Presupuesto: Primera oferta, varias opciones
- Factura proforma: Cliente casi decidido, necesita confirmación exacta
- Factura definitiva: Tras prestar el servicio/entregar producto
¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un albarán?
Diferencia entre factura proforma y albarán
| Aspecto | Factura Proforma | Albarán |
| Momento | ANTES de la venta | DURANTE la entrega |
| Finalidad | Informar condiciones | Acreditar entrega |
| Contenido | Precios e impuestos | Mercancía sin precios (opcional) |
| Firma | No necesaria | Firma del receptor |
| Uso | Comercial/informativo | Logístico/probatorio |
Ejemplo secuencia:
1. FACTURA PROFORMA → Cliente conoce precio (3.388 €)
2. Cliente acepta
3. ALBARÁN → Se entrega mercancía (firma recibí)
4. FACTURA DEFINITIVA → Documento fiscal oficial
Tabla comparativa entre factura proforma, presupuesto y albarán
Comparativa completa
| Característica | Presupuesto | Factura Proforma | Albarán | Factura |
| Momento | Previo | Previo | Durante entrega | Tras operación |
| Validez fiscal | NO | NO | NO | SÍ |
| Precio exacto | Aproximado | Exacto | Opcional | Exacto |
| IVA incluido | Opcional | Siempre | Opcional | Siempre |
| Compromiso | Bajo | Medio-Alto | Alto | Total |
| Se contabiliza | NO | NO | NO | SÍ |
| Numeración oficial | NO | NO | Propia | SÍ |
Preguntas frecuentes sobre las facturas proforma
¿Las facturas proforma deben de llevar una numeración específica?
NO es obligatorio, pero SÍ recomendable para control interno.
Opciones:
Sin numeración:
FACTURA PROFORMA
Fecha: 15/03/2026
Con numeración propia (recomendado):
FACTURA PROFORMA Nº PRO-2026/001
Fecha: 15/03/2026
Importante: La numeración de proformas es independiente de la numeración oficial de facturas.
¿Las facturas proforma llevan IVA?
SÍ, las facturas proforma deben incluir el IVA si la operación está sujeta a este impuesto.
Razón: Para que el cliente conozca el importe total exacto que pagará.
Ejemplo:
Base: 1.000 €
IVA 21%: 210 €
───────
TOTAL: 1.210 € ← Cliente sabrá que paga esto
Excepción: Si la operación está exenta de IVA (servicios financieros, médicos, educativos), se indica «IVA exento».
¿Las facturas proforma se contabilizan?
NO, las facturas proforma no se contabilizan ni se declaran.
Motivo: No son un documento fiscal oficial, solo informativo.
En la práctica:
- NO se incluyen en el Libro de Facturas Emitidas
- NO se declaran en el Modelo 303 (IVA)
- NO cuentan para la facturación anual
- SÍ se pueden archivar internamente para control
Contabilización solo de la factura definitiva posterior.
¿Se puede convertir una factura proforma en factura definitiva?
NO directamente. Debes:
- Emitir una factura nueva con numeración oficial
- Puede tener los mismos datos que la proforma
- Archivar la proforma como referencia
¿Cuándo caduca una factura proforma?
Depende de lo que indiques en ella. Recomendado:
- 15-30 días de validez
- Tras ese plazo, revisar condiciones y emitir nueva
¿Es obligatorio emitir factura proforma?
NO es obligatorio. Es una herramienta comercial opcional que usas si te conviene.
Conclusión: usa la factura proforma para formalizar tus ventas
La factura proforma es un documento informativo y provisional que ayuda a cerrar ventas al ofrecer al cliente todos los detalles de la operación antes de ejecutarla.
Puntos clave: ✓ NO tiene validez fiscal (no es factura real)
✓ SÍ incluye IVA (para informar importe exacto)
✓ NO se contabiliza ni declara
✓ Debe indicar claramente «FACTURA PROFORMA»
✓ Útil en comercio internacional y ventas complejas
✓ Diferente de presupuesto (más detallada) y albarán (momento diferente)
Usar correctamente la factura proforma:
- Transmite profesionalidad
- Evita malentendidos sobre precios
- Facilita cierre de ventas
- Protege ante reclamaciones
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