Para cualquier trabajador por cuenta propia o profesional en España, entender cómo funciona una factura con retención es indispensable. Aunque el concepto de facturar puede parecer sencillo a simple vista, la aplicación de impuestos como el IRPF o el IVA suele generar dudas recurrentes: ¿cuándo es obligatorio aplicar retención?, ¿debe incluirse si el cliente es un particular?, ¿quién ingresa ese dinero en la Agencia Tributaria?
En esta guía completa analizamos detalladamente en qué consiste la factura con retención, qué porcentajes debes aplicar según tu actividad, cómo calcular los importes correctamente y de qué manera debes contabilizarla para cumplir sin errores con la normativa fiscal vigente.
¿Qué es una factura con retención y cómo funciona?
Una factura con retención es aquel documento comercial en el que se deduce un porcentaje determinado sobre la base imponible en concepto de pago a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Ese importe descontado no lo cobra el profesional que emite la factura, sino que el cliente lo retiene para ingresarlo directamente en la Agencia Tributaria en nombre del emisor.
Diferencia entre IRPF (se resta) e IVA (se suma)
El error más común al confeccionar una factura con retención es confundir la naturaleza del IVA y del IRPF. Ambos impuestos se calculan sobre la misma cifra —la base imponible—, pero cumplen funciones opuestas en el resultado final:
- El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Es un impuesto indirecto que el emisor cobra al cliente y que posteriormente liquida ante Hacienda a través del Modelo 303. El IVA siempre se suma a la base imponible.
- La retención de IRPF: Es un impuesto directo sobre la renta del profesional. Funciona como un anticipo fiscal que el cliente le «descuenta» al emisor para dárselo a Hacienda. El IRPF siempre se resta de la base imponible.
¿Por qué la retención de IRPF es un adelanto a Hacienda?
La retención de IRPF actúa como una entrega a cuenta anticipada de la declaración de la renta anual (IRPF). Cuando llega el momento de realizar la liquidación anual de la renta, la Agencia Tributaria calcula el total de impuestos que debes pagar según tus ingresos. A esa cifra le resta todas las cantidades que tus clientes ya fueron ingresando en tu nombre a lo largo del año. Si te han retenido de más, la Renta te saldrá a devolver; si te han retenido de menos, tendrás que pagar la diferencia.
¿Cuándo es obligatorio emitir una factura con retención?
No todas las facturas emitidas por trabajadores por cuenta propia deben llevar retención. La obligatoriedad depende de la actividad económica que realices y de la naturaleza jurídica de tu cliente.
Actividades profesionales e IAE (Secciones 2 y 3)
Deben aplicar retención de IRPF en sus facturas aquellos autónomos que estén dados de alta en las Secciones 2 (Actividades Profesionales) y 3 (Actividades Artísticas) del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Esto abarca a profesionales como consultores, abogados, arquitectos, diseñadores, periodistas, desarrolladores de software y traductores, entre otros.
Por el contrario, los autónomos dados de alta en la Sección 1 (Actividades Empresariales), como comerciantes o industriales, por norma general no aplican retención de IRPF en sus facturas de venta de productos o servicios empresariales.
Facturas a empresas o autónomos vs. facturas a particulares
Para aplicar retención es imprescindible atender a quién es el destinatario del servicio:
- Facturas a empresas o autónomos con domicilio fiscal en España: Deben llevar retención de IRPF obligatoriamente siempre que el emisor sea un profesional de la sección 2 o 3 del IAE.
- Facturas a particulares: Nunca llevan retención. Un particular no tiene la capacidad técnica ni legal de presentar modelos tributarios para ingresar retenciones en Hacienda en tu nombre.
Excepciones: Clientes internacionales y actividades en módulos
- Facturas a clientes extranjeros: Tampoco se aplica retención de IRPF cuando el cliente (ya sea empresa o profesional) tiene su sede o domicilio fiscal fuera del territorio español, ya que la legislación fiscal extranjera no contempla el ingreso del IRPF español.
- Autónomos en módulos (Estimación Objetiva): Salvo en actividades muy concretas con porcentajes reducidos fijados por ley (como el transporte o la agricultura), las facturas emitidas en régimen de módulos no aplican retención general de IRPF.
¿Qué porcentaje de retención debes aplicar en tu factura?
El porcentaje a aplicar varía según el tipo de actividad, la antigüedad del alta como autónomo y el tipo de operación realizada.
| Concepto / Actividad | Porcentaje de Retención |
| Tipo General (Secciones 2 y 3 del IAE) | 15% |
| Nuevos Autónomos (Año de alta + 2 siguientes) | 7% |
| Alquiler de locales comerciales | 19% |
| Actividades agrícolas y forestales | 2% |
| Actividades ganaderas y de engorde | 1% |
Tipo general: 15% de IRPF
Es el tipo impositivo estándar que aplica la mayoría de los profesionales autónomos dados de alta en la Sección 2 o 3 del IAE. Se aplica con carácter general de forma indefinida.
Tipo reducido del 7% para nuevos autónomos (requisitos y plazos)
Si te has dado de alta como autónomo por primera vez (o no has ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior), puedes acogerte a un tipo reducido del 7% durante:
- El año fiscal en el que te das de alta.
- Los dos años fiscales siguientes.
Importante: La aplicación del 7% es optativa, no obligatoria. Para aplicarla, debes notificar expresamente a tu cliente mediante una comunicación por escrito firmada donde certifiques tu condición de nuevo autónomo.
Tipos reducidos para sectores específicos (agrícola, ganadero y forestal)
Los trabajadores por cuenta propia dedicados a actividades agrícolas o ganaderas cuentan con tipos reducidos específicos:
- Actividades agrícolas y forestales: 2% de retención.
- Actividades ganaderas y de engorde: 1% de retención.
Caso especial: Retención del 19% en facturas de alquiler de local (Modelo 115)
Si eres propietario de un local comercial o una oficina y se lo alquilas a una empresa o autónomo para que desarrolle su actividad económica, la factura de alquiler debe llevar una retención del 19% de IRPF. El inquilino se encargará de ingresar ese importe trimestralmente a Hacienda mediante el Modelo 115.
¿Quién debe ingresar la retención de IRPF en Hacienda?
Una de las dudas más extendidas es saber de quién es la responsabilidad legal de liquidar las retenciones ante la Agencia Tributaria.
El papel del cliente: Presentación del Modelo 111 (y 190)
El cliente que recibe la factura retenida es el único responsable legal de retener ese importe y entregarlo a la Hacienda Pública:
- Trimestralmente: Debe presentar el Modelo 111 e ingresar las cantidades retenidas durante el trimestre a todos sus proveedores o profesionales.
- Anualmente: Debe presentar el Modelo 190, que es un resumen anual explicativo donde detalla a qué profesionales les ha retenido dinero, indicando su NIF e importes totales.
Obligaciones del emisor: Relación con el Modelo 130 (Regla del 70%)
Si eres autónomo y más del 70% de tus facturas llevan retención de IRPF, la ley te exime de presentar el Modelo 130 (pago fraccionado trimestral a cuenta del IRPF).
Como tus clientes ya están adelantando tu IRPF en cada factura que les emites, la Agencia Tributaria no te exige adelantar más dinero de forma trimestral. Si no llegas a ese 70%, tendrás que presentar el Modelo 130 cada trimestre para compensar las facturas emitidas a particulares o empresas extranjeras que no llevaron retención.
Pasos para hacer una factura con retención
Para que una factura con retención sea totalmente válida a nivel fiscal, debe contener la información básica exigida por el Reglamento de Facturación:
- Datos obligatorios del emisor y receptor: Nombre completo o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal de ambas partes.
- Número y serie de la factura: Numeración correlativa sin saltos.
- Fecha de expedición: Y de realización de las operaciones, si es distinta.
- Cálculo de la Base Imponible: Suma del importe neto de los servicios o productos prestados.
- Aplicación del IVA sobre la Base Imponible: Aplicar el porcentaje correspondiente (generalmente el 21%) sobre la base imponible.
- Cálculo del porcentaje de IRPF sobre la Base Imponible: Calcular el 15% (o el 7%) siempre sobre la Base Imponible, nunca sobre el importe acumulado con IVA.
- Determinación del Total a Pagar: Aplicar la fórmula:
$$\text{Total a Pagar} = \text{Base Imponible} + \text{IVA} – \text{IRPF}$$
Ejemplos prácticos de facturas con retención
Veamos cómo se traduce esto en números a través de tres casos reales de uso diario:
Ejemplo 1: Factura profesional estándar (15% IRPF + 21% IVA)
Un consultor realiza un servicio por valor de 1.000 € a una empresa española.
- Base Imponible: 1.000,00 €
- + IVA (21% de 1.000 €): + 210,00 €
- – IRPF (15% de 1.000 €): – 150,00 €
- TOTAL A COBRAR: 1.060,00 €
El cliente paga al autónomo 1.060,00 € e ingresa a Hacienda 150,00 € en el Modelo 111.
Ejemplo 2: Factura de nuevo autónomo (7% IRPF + 21% IVA)
Un diseñador gráfico en su primer año de actividad factura 2.000 € a un cliente profesional.
- Base Imponible: 2.000,00 €
- + IVA (21% de 2.000 €): + 420,00 €
- – IRPF (7% de 2.000 €): – 140,00 €
- TOTAL A COBRAR: 2.280,00 €
Ejemplo 3: Factura de servicio exento de IVA con retención
Un formador imparte un curso de formación reglada (actividad exenta de IVA según el artículo 20 de la Ley del IVA) a un centro de estudios por 500 €.
- Base Imponible: 500,00 €
- + IVA (0% – Exento): 0,00 €
- – IRPF (15% de 500 €): – 75,00 €
- TOTAL A COBRAR: 425,00 €
Casos especiales: Retención en el sector de la construcción (Retención de obra)
En el ámbito de la construcción y las reformas, es muy habitual escuchar el término «retención», pero a menudo se confunden dos conceptos jurídicos completamente distintos:
Diferencia entre retención fiscal por IRPF y retención como garantía
- Retención Fiscal (IRPF): Es el pago a cuenta destinado a la Agencia Tributaria que hemos analizado a lo largo del artículo.
- Retención de Garantía (Retención de Obra): Es una deducción comercial (habitualmente del 5% o 10%) que el cliente retiene del pago total al contratista para responder de posibles defectos, vicios ocultos o remates de obra. Esta cantidad se devuelve una vez transcurrido el plazo de garantía pactado en el contrato (normalmente 6 o 12 meses).
A tener en cuenta: La retención de garantía no va a la Agencia Tributaria; es un pacto privado contractual y tributa en el IVA e IRPF en el momento del devengo de la factura inicial.
¿Cómo contabilizar una factura con retención?
Si llevas la gestión contable de tu negocio, los asientos contables deben reflejar fielmente los saldos exigidos por el Plan General Contable.
Registro contable para el autónomo que emite la factura (Cuenta 473)
Al emitir una factura de 1.000 € con un 21% de IVA y un 15% de IRPF:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
| 430 | Clientes | 1.060,00 € | |
| 473 | Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta | 150,00 € | |
| 705 | Prestación de servicios (Base Imponible) | 1.000,00 € | |
| 477 | Hacienda Pública, IVA repercutido | 210,00 € |
Registro contable para la empresa que recibe la factura
El cliente que recibe la factura debe registrar el pasivo que asumirá frente a Hacienda:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
| 607 / 629 | Gastos por servicios exteriores | 1.000,00 € | |
| 472 | Hacienda Pública, IVA soportado | 210,00 € | |
| 4751 | Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 150,00 € | |
| 400 / 410 | Proveedores / Acreedores | 1.060,00 € |
Normativa actual: ¿Cómo afecta Verifactu a las facturas con retención?
Con el despliegue del sistema Verifactu y la implantación progresiva de la Ley Crea y Crece para la facturación electrónica obligatoria entre empresas y autónomos, las facturas con retención se ven afectadas en los siguientes aspectos:
- Trazabilidad automatizada: Los programas de facturación adaptados a Verifactu enviarán los registros de facturación de forma directa e inalterable a la Agencia Tributaria. Esto implica que las inconsistencias entre el IRPF retenido por el cliente y el declarado por el profesional se detectarán en tiempo real.
- Estructura de datos estandarizada: Los formatos XML exigidos por la factura electrónica identifican de forma estructurada los bloques de retenciones fiscales, diferenciando claramente el tipo de retención aplicado sobre cada base imponible.
Preguntas frecuentes sobre las facturas con retención (FAQ)
¿Qué ocurre si emito una factura sin retención por error?
Si tenías la obligación de incluir la retención de IRPF y emites la factura sin ella, el cliente tiene la obligación legal de practicártela de todos modos al realizar el pago. Si el cliente te paga el total sin retención, deberás emitir una factura rectificativa o acordar con el cliente la regularización en el siguiente pago para evitar descuadres en los modelos 111 y 190.
¿Se calcula la retención sobre el importe total o sobre la base imponible?
La retención de IRPF se calcula siempre de forma exclusiva sobre la Base Imponible de la factura. Nunca debe calcularse sobre el total que incluye el IVA.
¿Puedo aplicar el 7% si estuve dado de alta como autónomo hace dos años?
No. Para poder aplicar la retención reducida del 7% debes certificar que no has estado dado de alta en ninguna actividad profesional dentro de los 12 meses anteriores a la fecha de la nueva alta.
Evita errores fiscales gestionando tus facturas con seguridad
Emitir y contabilizar una factura con retención exige atención a los detalles: elegir el porcentaje adecuado (15%, 7% o 19%), verificar el IAE correspondiente, coordinar los modelos trimestrales con Hacienda y cumplir con los estándares técnicos vigentes. Un cálculo incorrecto o la omisión de retenciones puede derivar en descuadres fiscales, retrasos en devoluciones o sanciones tributarias.
Para asegurarte de cumplir con la normativa y optimizar la fiscalidad de tu actividad sin sorpresas, lo ideal es contar con asesoramiento profesional especializado. Si necesitas ayuda con la gestión de tus facturas o el rendimiento tributario de tu negocio, no dudes en contactar con nuestros asesores fiscales para autónomos y pymes. Nos encargamos de mantener tus cuentas al día para que te concentres en hacer crecer tu proyecto.
