Te sientas a revisar los papeles del trimestre, abres el correo y, de repente, ahí está: una factura de un proveedor con fecha de hace varios meses. Peor aún, con fecha del año pasado. En ese momento te asaltan las dudas: ¿He perdido el dinero? ¿Me va a multar Hacienda si la meto ahora? ¿Tengo que rehacer todos los impuestos del año pasado?
Que no cunda el pánico. Encontrar una factura recibida de un año anterior es uno de los imprevistos más comunes en el día a día de cualquier negocio. La buena noticia es que tiene solución.
En esta guía te explicamos de forma sencilla cómo gestionarla contable y fiscalmente sin complicarte la vida.
¿Es legal registrar una factura del año pasado en el ejercicio actual?
La respuesta corta es sí, es perfectamente legal. Hacienda y la normativa contable saben perfectamente que los traspapeles existen, que los proveedores a veces se retrasan al enviar sus documentos o que los servicios de mensajería fallan.
No vas a recibir una sanción por registrarla ahora, pero sí debes tener en cuenta que las reglas del juego cambian según hablemos de los impuestos indirectos (el IVA en la península o el IGIC en Canarias) y de los impuestos sobre tus beneficios (IRPF o Impuesto de Sociedades).
El plazo para deducir el IVA o el IGIC: Tienes hasta 4 años
Si te preocupa perder el impuesto que pagaste por ese bien o servicio, respira hondo. El plazo para deducir el IVA de una factura recibida tarde es amplio: la ley te otorga 4 años (cuatro ejercicios) a contar desde la fecha de emisión de la factura para poder dedurcirte esa cuota.
- Si estás en la Península o Baleares (IVA): Tienes 4 años para incluirla en el modelo 303 del trimestre actual.
- Si estás en Canarias (IGIC): El funcionamiento bajo el Régimen Económico y Fiscal (REF) de las islas es idéntico en este aspecto. Tienes el mismo plazo de 4 años para desgravar el IGIC en tus declaraciones periódicas (modelo 420).
Por tanto, no necesitas presentar una declaración complementaria del año pasado ni modificar lo que ya cerraste. Simplemente la incluyes en el trimestre en el que te encuentras.
El Impuesto de Sociedades o IRPF: El principio de inscripción contable
Para desgravar el gasto en tu declaración de la Renta o en el Impuesto de Sociedades, la norma general nos dice que los gastos deben imputarse en el año en el que se devengan (cuando se realiza el servicio).
Sin embargo, Hacienda permite una excepción muy práctica: puedes deducir el gasto de años anteriores en la contabilidad del año actual siempre y cuando esto no suponga una menor tributación para las arcas públicas. Es decir, si el año pasado pagaste más impuestos de los que te tocaban por culpa de no haber metido esa factura, Hacienda no te pondrá problemas por desgravarla este año.
Cómo contabilizar una factura de año anterior paso a paso
A la hora de hacer el registro contable de una factura de año anterior, no debes tratarla exactamente igual que a una factura emitida esta misma semana. Vamos a ver cómo se divide el proceso.
Paso 1: El tratamiento del IVA o el IGIC en el trimestre actual
A nivel fiscal, este es el paso más sencillo. Para deducir el IVA o el IGIC de una factura de un año anterior, la registrarás en tus libros de IVA recibidas con la fecha del día en que la has recibido. Al hacerlo así, tu software de facturación o tu contable la arrastrará automáticamente al modelo de impuestos del trimestre corriente en el que estás trabajando.
Paso 2: El registro del gasto (Cuenta de reservas vs. Gasto corriente)
Aquí es donde se suele cometer el error más habitual. Si tienes una sociedad mercantil, no puedes llevar el gasto directamente a una cuenta del grupo 6 (gastos corrientes) como si fuera de este año, porque estarías desvirtuando el resultado real de este ejercicio.
La forma correcta es utilizar una cuenta contable para facturas de años anteriores, concretamente la cuenta 113 (Reservas voluntarias). De esta manera, el gasto se compensa contra el patrimonio de la empresa y los libros quedan completamente limpios y cuadrados de cara a una inspección. Si eres autónomo en estimación directa, el proceso es más visual: se anota en tu libro de gastos del ejercicio actual haciendo constar la fecha de recepción.
Errores comunes al declarar una factura fuera de plazo (y cómo evitarlos)
Para que el proceso sea impecable, evita caer en estos tres fallos típicos:
- Cambiar las fechas a tu antojo: Nunca modifiques la fecha de emisión de la factura original en tu sistema para «hacerla pasar» por una de este año. La fecha de emisión debe ser la real; lo que cambia es tu fecha de registro o recepción.
- Duplicar documentos: A veces el proveedor te la vuelve a enviar este año porque se lo pides, pero con un número de factura nuevo. Ojo con meterla dos veces por error.
- Olvidar las particularidades regionales: Si tu negocio opera entre la península y las Islas Canarias, recuerda que las facturas pueden implicar inversión del sujeto pasivo o trámites aduaneros especiales. Mezclar los criterios de IVA e IGIC en facturas antiguas suele ser un imán para los requerimientos de Hacienda.
Preguntas frecuentes sobre las facturas de ejercicios anteriores
¿Qué pasa si la factura del año pasado es de un proveedor extranjero?
Si se trata de una factura comunitaria (de la Unión Europea) o una importación, las reglas de plazos se mantienen, pero la declaración en los modelos informativos (como el modelo 349) requiere especial cuidado para que Hacienda no detecte descuadres entre países.
¿Puedo desgravar una factura si ya he presentado el cierre de año?
Sí, como hemos visto, no necesitas abrir el año pasado si cumples con los requisitos. Puedes meterla en este ejercicio y aprovechar el ahorro fiscal tanto en el impuesto indirecto como en el directo directa o indirectamente.
Conclusión: Mantén al día tus facturas recibidas de años anteriores
Equivocarse o encontrarse un papel perdido es humano, y afortunadamente las leyes fiscales nos dan cierto margen de maniobra para solucionarlo. Sin embargo, para evitar sustos en una inspección y asegurarte de que aplicas bien el principio de inscripción contable —especialmente si te mueves en el entorno del REF canario— lo mejor es contar con un equipo que revise que cada número está en su sitio.
Si tienes un montón de papeles atrasados o te ha llegado una factura del año pasado de un importe elevado y no sabes cómo encajarla, no te la juegues con Hacienda. Cuéntanos tu caso y analizaremos tus facturas para deducirlas con total seguridad. ¡En Asesorae nos encargamos del papeleo para que tú solo te preocupes de hacer crecer tu negocio!
