Cómo hacer una factura paso a paso (requisitos y elementos obligatorios)

Una factura es el documento que justifica venta productos/servicios con precio. Elementos obligatorios: número correlativo, fecha, datos emisor/receptor, NIF, concepto, base imponible, IVA (21%/10%/4%), total. Autónomos profesionales: retención IRPF 7-15%. Conservación: 4 años mínimo.

En esta guía completa te explicamos qué es factura, elementos obligatorios, cómo calcular IVA e IRPF, tipos factura, ejemplos, numeración, plazos y preguntas frecuentes.

¿Qué es una factura y por qué es importante?

Definición RAE: «Cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago»

Definición legal: Documento que justifica operación comercial entre vendedor y comprador

Normativa: Reglamento Facturación (RD 1619/2012)

Funciones factura:

✓ Justifica venta/servicio
✓ Prueba obligación pago
✓ Permite deducción IVA
✓ Acredita gasto fiscalmente
✓ Documenta operación contablemente

Elementos esenciales de una factura

Datos obligatorios (Reglamento Facturación):

1. Número de factura

Formato: Número correlativo único

Ejemplos válidos:

• 2026/001, 2026/002, 2026/003…
• FAC-001, FAC-002, FAC-003…
• A-001, A-002, A-003…

Importante:

• SIN saltos (001, 002, 003… NO 001, 005, 010)
• SIN duplicados
• Reinicia cada año o continúa (ambas opciones válidas)

2. Fecha de emisión

Formato: DD/MM/AAAA

Regla: Fechas correlativas con numeración

Ejemplo correcto:

Factura 001: 10/01/2026
Factura 002: 15/01/2026
Factura 003: 20/01/2026

Ejemplo INCORRECTO:

Factura 001: 15/01/2026
Factura 002: 10/01/2026 ← Error (fecha anterior)

3. Datos del emisor (quién emite factura)

Obligatorios: ✓ Nombre completo (o razón social si empresa)
✓ NIF/CIF
✓ Domicilio fiscal completo

Opcionales (recomendados):

• Teléfono
• Email
• Web

4. Datos del receptor (cliente)

Obligatorios: ✓ Nombre completo (o razón social)
✓ NIF/CIF
✓ Domicilio

Excepción: Factura simplificada (< 400€) NO requiere datos receptor

5. Concepto (descripción)

Qué incluir: Descripción clara producto/servicio

Ejemplo bueno: «Desarrollo web tienda online WordPress»

Ejemplo malo: «Servicios» (demasiado genérico)

Desglose (si varios productos):

- Producto A (5 unidades × 20€) = 100€
- Producto B (2 unidades × 50€) = 100€

6. Base imponible

Qué es: Importe ANTES impuestos (IVA/IGIC)

Cálculo: Suma productos/servicios (sin IVA)

7. IVA / IGIC / IPSI

IVA (península y Baleares):

• 21% (general): Mayoría productos/servicios
• 10% (reducido): Alimentos, transporte
• 4% (superreducido): Pan, leche, libros

IGIC (Canarias):

• 7% (general)
• 3% (reducido)
• 0% (sin IGIC)

IPSI (Ceuta y Melilla):

• 10% (general)
• 4% (reducido)

8. Retención de IRPF (solo autónomos profesionales)

Quién aplica: Autónomos profesionales (servicios)

NO aplican: Autónomos empresariales (comercio, hostelería…)

Tipos retención:

• 7%: Nuevos profesionales (año inicio + 2 siguientes)
• 15%: Profesionales generales

9. Total de la factura

Cálculo: Base imponible + IVA – Retención IRPF

Menciones en situaciones especiales

Facturas exentas IVA: Indicar artículo Ley (ej: «Exenta IVA Art. 20 Ley 37/1992»)

Inversión sujeto pasivo: «Inversión del sujeto pasivo»

Operaciones intracomunitarias: Indicar NIF-IVA comunitario

Protección datos: Cláusula RGPD (opcional pero recomendado)

Cómo crear una factura paso a paso

Hay siete pasos hacer factura:

Paso 1: Numeración

Asigna número correlativo (ej: 2026/015)

Paso 2: Fecha

Fecha emisión (ej: 15/03/2026)

Paso 3: Datos emisor

Tu nombre, NIF, domicilio

Paso 4: Datos receptor

Nombre cliente, NIF, domicilio

Paso 5: Concepto y base

Describe servicio/producto + importe (sin IVA)

Paso 6: Calcula impuestos

IVA (21%) y retención IRPF (si procede)

Paso 7: Total factura

Base + IVA – IRPF

Cómo se calcula el IVA de una factura

Tipos IVA España:

Tipo	%	Productos/servicios
Superreducido	4%	Pan, leche, frutas, verduras, cereales, huevos, quesos, libros, periódicos, medicamentos, prótesis, VPO
Reducido	10%	Alimentos general, agua, transporte pasajeros, hostelería, cine, teatro, flores, viviendas
General	21%	Resto productos/servicios (mayoría)
Exento	0%	Educación, sanidad, seguros, servicios financieros

Cálculo IVA:

IVA = Base imponible × 0,21 (o 0,10 o 0,04)

Ejemplo:
Base: 1.000€
IVA 21%: 1.000 × 0,21 = 210€

IGIC Canarias:

Tipo	%
General	7%
Reducido	3%
Incrementado	9,5% (tabaco)
Especial	13,5% (labores tabaco)

Cómo se calcula la retención de IRPF de una factura

Solo autónomos profesionales:

Actividades profesionales (retienen):

• Abogados, médicos, arquitectos
• Diseñadores, consultores, formadores
• Ingenieros, economistas, traductores

Actividades empresariales (NO retienen):

• Comercio
• Hostelería
• Construcción (obras)
• Transporte

Tipos retención IRPF:

7%: Nuevos profesionales

• Año inicio actividad
• 2 años siguientes
• Ejemplo: Alta 2026 → 7% en 2026, 2027, 2028

15%: Profesionales generales (resto)

Cálculo retención:

Retención = Base imponible × 0,07 (o 0,15)

Ejemplo:
Base: 1.000€
Retención 15%: 1.000 × 0,15 = 150€

Cómo se calcula el importe total de una factura

Hay tres casos según impuestos:

Caso 1: Sin IVA, sin IRPF

Cuándo: Operación exenta IVA + actividad empresarial

Cálculo:

Total = Base imponible

Ejemplo:
Base: 1.000€
Total: 1.000€

Caso 2: Con IVA, sin IRPF

Cuándo: Autónomo empresarial (comercio, hostelería…)

Cálculo:

Total = Base + IVA

Ejemplo:
Base: 1.000€
IVA 21%: 210€
     ────
Total: 1.210€

Caso 3: Con IVA, con IRPF

Cuándo: Autónomo profesional

Cálculo:

Total = Base + IVA - Retención IRPF

Ejemplo (nuevo profesional):
Base: 1.000€
IVA 21%: 210€
Retención 7%: -70€
          ────
Total: 1.140€

Ejemplo (profesional general):

Base: 1.000€
IVA 21%: 210€
Retención 15%: -150€
           ────
Total: 1.060€

Ejemplo de factura

Factura completa ejemplo:

═══════════════════════════════════════════════════
                    FACTURA
═══════════════════════════════════════════════════

Número: 2026/042
Fecha: 15/03/2026

DATOS EMISOR:
María López García
NIF: 12345678A
C/ Gran Vía, 45, 3º B
28013 Madrid
Tel: 912 345 678
Email: maria@ejemplo.com

DATOS RECEPTOR:
Tecnología Avanzada SL
CIF: B87654321
Av. Diagonal, 123
08015 Barcelona

═══════════════════════════════════════════════════

CONCEPTO                              IMPORTE
───────────────────────────────────────────────────
Desarrollo web corporativo
con diseño responsivo                 2.000,00 €
───────────────────────────────────────────────────

Base imponible:                       2.000,00 €
IVA 21%:                                420,00 €
Retención IRPF 15%:                    -300,00 €
                                    ═══════════
TOTAL FACTURA:                        2.120,00 €

═══════════════════════════════════════════════════

Forma de pago: Transferencia bancaria
IBAN: ES12 1234 5678 9012 3456 7890

Vencimiento: 15/04/2026

═══════════════════════════════════════════════════
Protección de datos: Sus datos se tratarán para 
gestión facturación. Derechos ARCO en maria@ejemplo.com
═══════════════════════════════════════════════════

Tipos de factura

Factura simplificada y ticket

Qué es: Factura con requisitos reducidos

Cuándo usar: Operaciones ≤ 400 € (IVA incluido)

Ventaja: NO requiere datos completos receptor

Sectores comunes:

• Hostelería (bares, restaurantes)
• Comercio minorista
• Transporte
• Peluquerías

Datos obligatorios:

✓ Número y serie
✓ Fecha
✓ NIF emisor
✓ Nombre emisor
✓ Concepto
✓ Tipo IVA
✓ Cuota IVA

NO obligatorio: Datos receptor (salvo solicitud)

Factura electrónica

Qué es: Factura en formato digital (PDF, XML, factura-e)

Validez: Misma que factura papel

Ventajas:

✓ Ahorro papel
✓ Envío inmediato (email)
✓ Almacenamiento digital
✓ Trazabilidad

Obligatoria para:

• Proveedores Administración Pública (desde 2015)
• Grandes empresas (facturación > 6M€)

Formato: PDF firmado digitalmente o formato estructurado (Facturae)

Duplicado de factura

Cuándo emitir:

1. Varios destinatarios (una operación):

Reparte base imponible entre destinatarios

Ejemplo:

Servicio 1.000€ para 2 empresas:

ORIGINAL:
Empresa A: 500€

DUPLICADO:
Empresa B: 500€

(Indica "DUPLICADO" claramente)

2. Factura original perdida:

Cliente solicita copia → Emite duplicado

Importante: Indicar «DUPLICADO» claramente

Factura rectificativa

Qué es: Factura que corrige factura anterior

Cuándo emitir:

✓ Error datos obligatorios
✓ Devolución productos
✓ Descuentos posteriores
✓ Precio incorrecto
✓ IVA mal aplicado

Plazo: 4 años desde factura original

Elementos adicionales:

• Indicar «FACTURA RECTIFICATIVA»
• Referenciar factura original (número y fecha)
• Motivo rectificación

Ejemplo: Ver artículo anular factura

Factura recapitulativa

Qué es: Una factura agrupa varias operaciones mismo cliente

Requisitos:

✓ Mismo destinatario
✓ Operaciones mismo mes natural
✓ Fechas diferentes

Plazo emisión: Antes día 16 mes siguiente (si cliente es empresa/profesional)

Ejemplo:

Cliente: Distribuidora XYZ SL

Operaciones marzo 2026:
- 05/03: Envío productos 500€
- 12/03: Envío productos 300€
- 20/03: Envío productos 700€

Factura recapitulativa (emitida 10/04):
Total marzo: 1.500€ + IVA

Factura proforma

Qué es: Presupuesto detallado (NO factura real)

Objetivo: Informar cliente antes operación

Características:

❌ NO valor contable
❌ NO justificante fiscal
❌ NO numerar (o serie separada «PRO-001»)
❌ NO firmar/sellar (salvo petición cliente)

Indica: «FACTURA PROFORMA» (no confundir con factura real)

Uso: Presupuesto previo a venta

Cuándo emitir una factura

Cuándo se emite una factura

Obligatorio emitir si:

✓ Destinatario es empresa/autónomo
✓ Cliente solicita factura (aunque particular)
✓ Operación > 400 €
✓ Venta intracomunitaria
✓ Exportación

NO obligatorio (salvo solicitud):

• Venta particular < 400€ (factura simplificada opcional)
• Regímenes especiales IVA (recargo equivalencia, agrícola)

Importante: Siempre dar ticket o factura simplificada (mínimo)

Cuál es el plazo para remitir una factura

Plazo general: En el momento de operación

Excepción (destinatario empresa/profesional):

Máximo 1 mes desde operación

Plazo máximo absoluto: Antes día 16 mes siguiente al período liquidación IVA (Modelo 303)

Ejemplo:

Servicio realizado: 10/03/2026
Plazo emitir: 10/04/2026 (1 mes)
Plazo máximo: 16/04/2026

Sanción fuera plazo: 150-6.000€

Quién puede emitir una factura

Pueden emitir facturas:

✓ Autónomos (dados alta RETA)
✓ Sociedades (SL, SA…)
✓ Profesionales (alta Modelo 036)
✓ Particulares sin autónomo (casos específicos)

¿Se puede hacer una factura como particular sin ser autónomo?

SÍ, en casos muy específicos:

Requisitos:

✓ Actividad puntual (NO habitual)
✓ Ingresos < SMI (10.302,60€ bruto/año 2026)
✓ Alta censal (Modelo 036/037) en Hacienda
✓ NO alta RETA (Seguridad Social)

Proceso:

1. Alta censal Hacienda (036/037)
2. Emitir factura (con retención IRPF si procede)
3. Declarar ingresos Renta (Modelo 100)
4. Baja censal tras operación

Riesgo: Si Hacienda considera actividad habitual → Obligación alta autónomo + sanciones

Recomendación: Si > 1-2 facturas/año → Darse alta autónomo

Consejos para hacer facturas

Mejores prácticas:

✓ Numera desde inicio año (control)
✓ Guarda copias 4 años mínimo
✓ Software facturación: Evita errores
✓ Plantilla profesional (imagen marca)
✓ Envío inmediato: Mejora cobro
✓ Vencimiento claro: Evita retrasos
✓ Backup digital (seguridad)

Errores evitar:

❌ Saltos numeración
❌ Fechas incorrelativas
❌ IVA mal calculado
❌ Retención IRPF omitida
❌ Datos cliente incompletos

Preguntas frecuentes

¿Qué elementos son obligatorios en una factura?

Número correlativo, fecha, datos emisor/receptor con NIF, concepto, base imponible, IVA (21%/10%/4%) y total. Si autónomo profesional: retención IRPF 7-15%.

¿Cómo se calcula el total de una factura?

Base + IVA – Retención IRPF (si procede). Ejemplo: Base 1.000€ + IVA 210€ – IRPF 150€ = Total 1.060€.

¿Cuándo debo emitir factura obligatoriamente?

Si cliente es empresa/autónomo, operación > 400€, o cliente particular solicita factura. Plazo: En el momento o máximo 1 mes (empresas).

¿Puedo facturar sin ser autónomo?

SÍ, si actividad puntual, ingresos < SMI (10.302€/año), con alta censal Hacienda (036/037) pero SIN alta RETA. Riesgo si actividad habitual.

¿Qué IVA aplico en Canarias?

IGIC (NO IVA): 7% general, 3% reducido, 0% sin IGIC. Desde península a Canarias: Exento IVA (cliente paga IGIC).

¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?

Mínimo 4 años (prescripción fiscal). Recomendado: 6 años (seguridad). Formato papel o digital (ambos válidos).

Conclusión

Hacer una factura correctamente requiere incluir elementos obligatorios y calcular impuestos:

Puntos clave:

✓ Numeración: Correlativa sin saltos
✓ Datos obligatorios: Emisor, receptor, NIF, concepto, base, IVA, total
✓ IVA: 21% general, 10% reducido, 4% superreducido
✓ IRPF: 7-15% solo autónomos profesionales
✓ Plazo: En momento operación o máximo 1 mes
✓ Conservación: 4 años mínimo
✓ Canarias: IGIC 7% (NO IVA 21%)

Cálculo total:

Base imponible: 1.000€
+ IVA 21%: 210€
- IRPF 15%: -150€
        ────
Total: 1.060€

No facturar correctamente puede suponer:

• Sanción 150-6.000€ (no emitir factura)
• Rechazo deducción IVA cliente
• Problemas inspección Hacienda
• Requerimientos justificación
• Imposibilidad cobro (sin documento)
• Imagen poco profesional

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