Una factura impagada es aquella que no ha sido cobrada pasado el plazo legal de 30 días (o el acordado, máximo 60 días) desde la prestación del servicio o entrega del producto.
En esta guía completa te explicamos qué es una factura impagada, cuándo reclamar, cómo hacerlo paso a paso (vía amistosa y judicial), procedimiento monitorio, recuperar IVA, prescripción, prevención y ejemplos reales.
¿Qué es una factura impagada?
¿Cuándo se considera que es una factura impagada?
Definición: Factura NO cobrada pasado el plazo de pago establecido legal o contractualmente.
Plazos legales (Ley 11/2013, art. 4):
Plazo general: 30 días naturales desde:
- Recepción del producto, O
- Prestación del servicio
Plazo ampliado: Hasta 60 días naturales (con acuerdo previo escrito)
Plazo con verificación: Hasta 60 días (30 verificación + 30 pago)
Importante: El acuerdo de ampliación a 60 días debe ser expreso (por escrito), NO puede ser unilateral.
Ejemplo:
Prestas servicio: 1 de marzo
Emites factura: 5 de marzo (máximo 15 días tras servicio)
Plazo pago estándar: 30 días desde 1 marzo = 31 marzo
Plazo máximo acordado: 60 días desde 1 marzo = 30 abril
Si no cobras el 1 abril: FACTURA IMPAGADADatos clave:
- 1 de cada 3 autónomos sufre impagos (ATA)
- Plazo medio de cobro en España: 67 días (sector privado)
- 84 días de media en Administraciones Públicas
Qué hacer cuando no te pagan una factura
Pasos iniciales (antes de reclamar):
1. Verifica información:
✓ Comprueba que enviaste factura correctamente
✓ Revisa que datos bancarios son correctos
✓ Confirma que cliente recibió factura
2. Comprueba plazo:
✓ ¿Ha pasado el plazo de pago acordado?
✓ ¿Cuántos días lleva impagada?
3. Revisa relación comercial:
✓ ¿Es cliente habitual?
✓ ¿Quieres mantener la relación?
✓ ¿Historial de pagos?
¿Cuándo se puede reclamar una factura impagada?
Puedes reclamar desde:
✓ Día siguiente a vencimiento del plazo
✓ Antes de que prescriba (5 años)
Cuándo iniciar reclamación:
Inmediatamente: Si plazo superado y no hay comunicación del cliente
Con paciencia: Si cliente habitual con buen historial (dar unos días)
Recomendación:
- Espera 2-7 días tras vencimiento
- Luego comienza reclamación amistosa
- Si no funciona, vía formal
¿Cuándo prescribe una factura impagada?
Plazo de prescripción: 5 años (Código Civil, art. 1964)
Desde cuándo: Fecha de vencimiento del pago
Ejemplo:
Factura emitida: 1 marzo 2026
Plazo pago: 30 días = 31 marzo 2026
Prescripción: 31 marzo 2031
Desde 1 abril 2031: NO puedes reclamar¿Qué interrumpe la prescripción?
✓ Reclamación judicial (demanda, monitorio)
✓ Reclamación formal (burofax, notarial)
✓ Reconocimiento de deuda por el cliente
Efecto: El plazo de 5 años reinicia desde cero
Ejemplo interrupción:
Factura vence: 31 marzo 2026
Prescribiría: 31 marzo 2031
Envías burofax: 15 enero 2030
NUEVO plazo prescripción: 15 enero 2035
→ Has ganado 4 años másImportante: Cada reclamación formal reinicia el plazo.
¿Cómo evitar el impago de una factura?
Prevención antes que curación:
✓ Anticipo o señal antes de empezar trabajo
✓ Verificar solvencia del cliente (informes comerciales)
✓ Condiciones por escrito (presupuesto/contrato)
✓ Facturas claras con datos bancarios visibles
✓ Recordatorios automáticos antes vencimiento
✓ Descuentos pronto pago (incentivo)
✓ Seguros de impago (si volumen alto)
¿Cómo reclamar a un cliente que no paga?
Hay cinco formas de reclamar (de menos a más formal):
- Llamada telefónica
- Email recordatorio
- Carta certificada
- Burofax o notarial
- Vía judicial (monitorio)
Situación inicial con los pasos a seguir cuando no te pagan una factura:
- Servicio prestado: 1 mayo
- Factura emitida: 2 mayo
- Plazo pago: 30 días = 1 junio
- Importe: 1.500 €
1. Llamada telefónica
Dos días después: recordatorio y comprobaciones
Fecha: 4 de junio (3 días tras vencimiento)
Acción: Llamada amistosa
Guion sugerido:
"Hola [nombre], te llamo para confirmar que recibiste
la factura 2026/045 de 1.500 € que vence hoy.
¿Hay algún problema? ¿Necesitas que te la reenvíe?"Objetivo:
- Confirmar recepción factura
- Detectar posibles problemas
- Mantener tono cordial
Resultado esperado: 80% se resuelve aquí
2. Enviar correos electrónicos (emails)
Siete días después (11 de junio): nuevo recordatorio
Fecha del correo electrónico: 11 de junio
Asunto: Factura 2026/045 pendiente de pago – Recordatorio
Texto sugerido:
Estimado/a [nombre]:
Te escribo para recordarte que la factura 2026/045
por importe de 1.500 € venció el pasado 1 de junio
y aún no hemos recibido el pago.
Adjunto nuevamente la factura y los datos bancarios.
¿Podrías confirmarme cuándo podré recibir la transferencia?
Quedo a tu disposición para cualquier aclaración.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
DATOS BANCARIOS:
IBAN: ES00 0000 0000 00 0000000000
Concepto: Factura 2026/045Adjuntar: Factura en PDF
Al día siguiente (12 de junio): primer contacto telefónico
Fecha de la llamada: 12 de junio
Si no responde al email anterior:
Guion:
"Hola [nombre], te llamaba porque te envié un email
ayer sobre la factura pendiente.
La factura de 1.500 € lleva ya 11 días vencida.
¿Hay algún problema que deba conocer?"Tono: Más firme pero aún cordial
Una semana después (19 de junio): segundo contacto telefónico
Fecha de la llamada: 19 de junio
Si siguen sin pagar:
Guion:
"[Nombre], llevo varias semanas intentando contactar
sobre la factura 2026/045 de 1.500 €.
Han pasado 18 días desde el vencimiento. Necesito
saber cuándo vas a realizar el pago o si hay algún
problema que debamos resolver."Objetivo: Compromiso de pago con fecha concreta
3. Enviar una carta certificada con acuse de recibo
Una semana después (26 de junio): comunicación por correo ordinario
Fecha de la carta: 26 de junio
Carta certificada con acuse de recibo:
[Tu empresa]
[Dirección]
[CIF]
[Cliente]
[Dirección]
[NIF/CIF]
26 de junio de 2026
REQUERIMIENTO DE PAGO - FACTURA 2026/045
Estimado/a [nombre]:
Me dirijo a usted para REQUERIR FORMALMENTE el pago
de la factura 2026/045 por importe de 1.500 €,
emitida el 2 de mayo de 2026 y vencida el 1 de junio
de 2026.
Han transcurrido 25 días desde el vencimiento sin
haber recibido el pago ni ninguna explicación.
Le concedo un plazo de 10 DÍAS HÁBILES desde la
recepción de esta carta para realizar el pago.
Transcurrido este plazo sin recibir el pago, me veré
obligado a iniciar las acciones legales pertinentes.
Datos bancarios:
IBAN: ES00 0000 0000 00 0000000000
Concepto: Factura 2026/045
Atentamente,
[Firma]
[Nombre]Importante: Guardar acuse de recibo (interrumpe prescripción)
Dos semanas después (9 de junio): nueva carta formal
Si no pagan tras carta anterior:
Enviar burofax o requerimiento notarial
Ventaja: Mayor fuerza legal, interrumpe prescripción
Coste:
- Burofax: 10-30 €
- Notarial: 50-100 €
Unas semanas después (16 de junio): cambio de planes
Si tras todo lo anterior no pagan:
Decisión:
- ¿Merece la pena seguir? (coste vs beneficio)
- ¿Iniciar vía judicial?
- ¿Negociar pago fraccionado?
¿Cómo reclamar una factura impagada de manera amistosa?
Resumen vía amistosa:
Fase 1 (días 1-7): Emails y llamadas amables
Fase 2 (días 8-21): Emails y llamadas más firmes
Fase 3 (días 22-40): Cartas certificadas
Fase 4 (día 40+): Burofax/notarial
Ventajas vía amistosa:
✓ Sin coste
✓ Mantiene relación comercial
✓ Resuelve 70-80% casos
Desventajas:
❌ Lleva tiempo
❌ Cliente puede ignorarte
❌ No tiene fuerza legal
¿Cómo reclamar una factura impagada por vía judicial? Procedimiento monitorio
¿Qué es el procedimiento monitorio para reclamar facturas impagadas?
Definición: Proceso judicial rápido para reclamar deudas dinerarias
Base legal: Arts. 812-818 Ley Enjuiciamiento Civil
Ventajas:
✓ Rápido: Cliente tiene 20 días para pagar o alegar
✓ Económico: Sin abogado si < 2.000 €
✓ Sencillo: Formularios estándar
✓ Eficaz: 60-70% se resuelven favorablemente
Requisitos:
✓ Deuda dineraria (dinero)
✓ Cantidad determinada (importe exacto)
✓ Vencida y exigible
✓ Documentada (factura)
¿Cómo se presenta la solicitud para un procedimiento monitorio?
Paso a paso:
Paso 1: Reúne documentación
- Factura impagada
- Prueba de entrega servicio/producto
- Comunicaciones previas (emails, burofax)
Paso 2: Rellena formulario
- Juzgado: Primera Instancia del domicilio del deudor
- Formulario: Disponible en juzgado o online
- Datos: Tuyos, del cliente, importe, concepto
Paso 3: Presenta en juzgado
- En persona
- Por correo
- Telemáticamente (si tienes certificado)
Paso 4: Paga tasa judicial
- Calculadora: sede.mjusticia.gob.es
- Aprox. 3-4% del importe reclamado
Ejemplo tasa:
Factura: 1.500 €
Tasa judicial: ~50-60 €Paso 5: Espera resolución
- Letrado de Administración Justicia revisa
- Notifica a deudor
- 20 días para pagar o alegar
Resultado del proceso monitorio
3 escenarios posibles:
Escenario 1: Cliente PAGA (40% casos)
- Asunto resuelto
- Recuperas importe + intereses + costas
Escenario 2: Cliente NO responde (30% casos)
- Juzgado dicta auto despachando ejecución
- Se puede embargar bienes del deudor
- Recuperas deuda vía embargo
Escenario 3: Cliente SE OPONE (30% casos)
- Se abre juicio verbal
- Necesitas abogado y procurador
- Proceso más largo (6-18 meses)
Costes:
Monitorio básico: 50-100 € (tasa)
Con abogado (opcional): 300-600 €
Si se opone (juicio): 1.000-3.000 €Opciones de recuperación de deudas para pequeñas empresas o personas físicas
La mediación
Qué es: Proceso de negociación con mediador neutral
Ventajas: ✓ Más rápido que juicio
✓ Más económico
✓ Mantiene relación comercial
Coste: 100-400 € (según cuantía)
Agencias de cobros o compras de deudas
Qué hacen: Gestionan reclamación por ti
Dos modelos:
A) Cobro por éxito:
- Solo pagan si cobran
- Comisión: 15-40% de lo recuperado
B) Compra de deuda:
- Te pagan % del importe (30-50%)
- Ellos se encargan de cobrar
Cuándo usar:
✓ Múltiples impagos pequeños
✓ No tienes tiempo
✓ Cliente difícil de localizar
¿Debo declarar el IVA de las facturas aunque no las haya cobrado?
SÍ, debes declarar el IVA aunque no hayas cobrado.
Excepción: Autónomos en criterio de caja (muy pocos)
Régimen general (mayoría):
- Declaras IVA cuando emites factura
- NO cuando cobras
- En Modelo 303 del trimestre de emisión
Ejemplo:
Factura emitida: 15 agosto 2026
Importe: 1.000 €
IVA 21%: 210 €
Declaración: Modelo 303 del 3T (oct 2026)
Debes pagar a Hacienda: 210 €
Aunque NO hayas cobrado del clienteCriterio de caja: Solo declaras IVA cuando cobras (requisitos estrictos)
¿Cómo recuperar el IVA de una factura impagada?
SÍ puedes recuperar el IVA, pero con requisitos:
Requisitos (Art. 80.Cuatro Ley IVA):
✓ Plazo: 6 meses desde emisión factura (1 año si gran empresa)
✓ Contabilizada como impagada
✓ Cliente: Empresario, profesional o particular identificado
✓ Reclamada: Vía judicial O notarial
Procedimiento:
Paso 1: Espera 6 meses desde emisión
Paso 2: Reclama judicialmente o por notario
- Monitorio, demanda, o requerimiento notarial
Paso 3: Emite factura rectificativa (en 3 meses tras cumplir 6)
Paso 4: Envía a Hacienda (1 mes desde emisión rectificativa)
- Sede electrónica
- «Aportar documentación complementaria»
- Adjunta: Factura rectificativa + Prueba reclamación
Paso 5: Declara en Modelo 303
- Trimestre en que emites rectificativa
- Casilla IVA soportado
¿Cómo hacer una factura rectificativa para recuperar el IVA?
Paso a paso:
1. Copia factura original
2. Modifica:
- Donde dice «FACTURA» → «FACTURA RECTIFICATIVA»
- Añade motivo: «Por impago de factura [número]»
- Indica número y fecha factura original
3. Numeración:
- Serie propia rectificativas (ej: 2026-R/001)
4. Importe:
- En negativo (resta el IVA)
- O positivo con nota «a deducir»
Ejemplo:
═══════════════════════════════════════
FACTURA RECTIFICATIVA N.º 2026-R/001
Fecha: 15/02/2027
═══════════════════════════════════════
Motivo: Impago factura 2026/045
Factura original: 2026/045 de 02/05/2026
Cliente: XYZ S.L.
NIF: B12345678
Servicio: Consultoría mayo 2026
───────────────────────────────────────
Base imponible: -1.000,00 €
IVA (21%): -210,00 €
───────────────────────────────────────
TOTAL: -1.210,00 €
═══════════════════════════════════════Consejos para que las facturas impagadas no arruinen tu negocio
Ofrece descuentos por pronto pago
Qué es: Descuento si cliente paga antes de plazo
Ejemplo:
Factura: 1.000 €
Plazo normal: 30 días
Descuento 2% si paga en 10 días
Si paga en 10 días: 980 € (ahorro 20 €)Ventajas:
✓ Incentiva pago rápido
✓ Mejora liquidez
✓ Reduce impagos
Típico: 2-3% descuento por pago < 10 días
Contrata un seguro de crédito
Qué es: Seguro que te indemniza si cliente no paga
Cobertura típica: 80-90% del importe
Coste: 0,5-2% de facturación anual
Ejemplo:
Facturación anual: 100.000 €
Coste seguro (1%): 1.000 €/año
Cliente no paga factura: 5.000 €
Indemnización (90%): 4.500 €
→ Pierdes solo 500 € (vs 5.000 €)Cuándo interesa: Facturación alta, clientes múltiples
Factoring
Qué es: Empresa te adelanta el cobro de facturas
Funcionamiento:
- Emites factura: 1.000 €
- Empresa factoring te paga: 950 € (95%) inmediatamente
- Ellos cobran al cliente
- Te dan resto menos comisión
Coste: 2-5% del importe
Ventajas:
✓ Liquidez inmediata
✓ Ellos asumen riesgo impago
✓ Tú te olvidas
Usa un programa de contabilidad para controlar tus facturas impagadas
Software facturación:
✓ Alertas automáticas facturas vencidas
✓ Recordatorios automáticos a clientes
✓ Dashboard estado cobros
✓ Informes de morosidad
Beneficio: Control total, menos impagos
Conclusión
Gestionar las facturas impagadas correctamente minimiza el impacto en tu negocio:
Puntos clave:
✓ Plazo legal: 30 días (ampliable a 60 con acuerdo)
✓ Prescripción: 5 años (se interrumpe con reclamación)
✓ Vía amistosa: Emails, llamadas, cartas (resuelve 70-80%)
✓ Vía judicial: Monitorio (rápido, < 2.000 € sin abogado)
✓ Recuperar IVA: Posible tras 6 meses + reclamación
✓ Prevención: Anticipos, seguros, descuentos pronto pago
Proceso recomendado:
Días 1-7: Emails/llamadas amistosas
Días 8-21: Comunicaciones más firmes
Días 22-40: Carta certificada
Día 40+: Burofax/notarial
Día 60+: Procedimiento monitorioCoste medio impagos: 1 de cada 3 autónomos afectado
No gestionar impagos correctamente puede suponer:
- Pérdida total del importe (si prescribe)
- Problemas de liquidez graves
- No recuperar IVA pagado a Hacienda
- Cierre del negocio (casos extremos)
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✓ Tramitación ante Hacienda
✓ Prevención de impagos (condiciones, anticipos)
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