¿Sabes si tus facturas cumplen con todos los requisitos que exige la normativa? Emitir una factura puede parecer una tarea sencilla, pero el reglamento de facturación en España establece una serie de obligaciones que van mucho más allá de poner un precio y una fecha.
Desde los datos obligatorios que debe contener cada documento, hasta los plazos de emisión y entrega, pasando por las normas de conservación y las sanciones por incumplimiento, la normativa es clara y exigente.
Y si a eso le sumamos las recientes actualizaciones sobre facturación electrónica y VeriFactu, mantenerte al día se convierte en una prioridad para evitar sustos con Hacienda.
En este artículo te desglosamos todo lo que necesitas saber sobre el reglamento de facturación vigente en España para que tus documentos estén siempre en regla.
¿Qué es el reglamento de facturación en España?
El Reglamento de Facturación es el conjunto de normas jurídicas que establecen las obligaciones que empresarios y profesionales deben cumplir en relación con la emisión, contenido y conservación de facturas.
Finalidad: Garantizar que todas las operaciones económicas queden documentadas correctamente para efectos fiscales, contables y de control tributario.
Importancia:
✓ Obligación legal: Cumplimiento obligatorio
✓ Control fiscal: Hacienda supervisa facturas
✓ Deducibilidad: Sin factura correcta, NO deduces gastos ni IVA
✓ Sanciones: Incumplimiento puede acarrear multas
¿Cuál es el Reglamento de facturación vigente en estos momentos?
Normativa actual:
Real Decreto 1619/2012
Denominación completa: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Publicación: BOE 1 diciembre 2012
Entrada en vigor: 1 enero 2013
Estado: Vigente (con modificaciones posteriores)
Estructura del Reglamento de facturación
Parte introductoria:
✓ 3 artículos introductorios
✓ 2 disposiciones transitorias
✓ 1 disposición derogatoria
✓ 4 disposiciones finales
Reglamento propiamente dicho:
Título Preliminar: 1 artículo (ámbito de aplicación)
Título I – Obligaciones de facturación:
- Capítulo I: Obligación de expedir y entregar factura
- Capítulo II: Contenido de las facturas
- Capítulo III: Expedición de facturas
- Capítulo IV: Otras obligaciones
- Capítulo V: Particularidades facturación electrónica
Título II: Infracciones y sanciones (2 artículos)
7 disposiciones adicionales
2 disposiciones transitorias
Modificaciones posteriores
Principales actualizaciones:
✓ Ley Crea y Crece (2022): Prepara factura electrónica obligatoria B2B
✓ Ley Antifraude (2021): Software facturación certificado (Verifactu)
✓ Directivas UE: Armonización europea facturación electrónica
Objetivos del Reglamento de facturación
Finalidades principales:
1. Armonizar obligaciones de facturación
✓ Unificar criterios en todo el territorio español
✓ Cumplir directivas europeas (especialmente Directiva 2010/45/UE)
✓ Coordinar con normativa IVA
2. Simplificar gestión administrativa
✓ Reducir cargas burocráticas para autónomos y pymes
✓ Facilitar cumplimiento obligaciones
✓ Clarificar supuestos de facturación
3. Fomentar facturación electrónica
✓ Igualar tratamiento factura papel y electrónica
✓ Promover digitalización empresas
✓ Reducir costes y tiempos
4. Prevenir fraude fiscal
✓ Trazabilidad operaciones económicas
✓ Control tributario efectivo
✓ Sistemas antifraude (Verifactu)
5. Proteger consumidores
✓ Justificantes válidos de compras
✓ Transparencia operaciones
✓ Derechos garantía y devolución
¿Qué se regula en el Reglamento de Facturación?
Contenido del Reglamento:
1. Quién debe emitir facturas
✓ Empresarios y profesionales
✓ Regímenes especiales IVA
✓ Operaciones sujetas, no sujetas y exentas
✓ Excepciones a la obligación
2. Cuándo se debe facturar
✓ Plazos de emisión
✓ Momento de expedición
✓ Operaciones que requieren factura
✓ Excepciones según tipo operación
3. Contenido de las facturas
✓ Datos obligatorios factura ordinaria
✓ Datos obligatorios factura simplificada
✓ Datos adicionales según tipo operación
✓ Numeración correlativa
4. Tipos de facturas
✓ Factura ordinaria (completa)
✓ Factura simplificada (reducida)
✓ Factura rectificativa (corrige errores)
✓ Factura recapitulativa (varias operaciones)
5. Conservación y archivo
✓ Plazo: 4 años
✓ Formato: Papel o electrónico
✓ Accesibilidad: Disponible para inspección
6. Facturación electrónica
✓ Requisitos técnicos
✓ Conservación electrónica
✓ Integridad y autenticidad
¿A quiénes se les aplica el Reglamento de facturación en España?
Sujetos obligados:
1. Empresarios y profesionales
Definición: Personas físicas o jurídicas que realizan actividades económicas de forma habitual, personal y directa.
Incluye:
✓ Autónomos (personas físicas)
✓ Sociedades mercantiles (SL, SA, etc.)
✓ Profesionales (abogados, médicos, arquitectos…)
✓ Comerciantes (tiendas, e-commerce…)
✓ Prestadores servicios (consultores, agencias…)
Obligaciones:
✓ Emitir facturas por operaciones realizadas
✓ Entregar facturas a destinatarios (si procede)
✓ Conservar copias facturas emitidas
✓ Conservar facturas recibidas de otros
✓ Registro contable operaciones
2. Regímenes especiales IVA
También obligados aunque estén en:
✓ Régimen simplificado (módulos)
✓ Régimen especial agricultura
✓ Régimen especial recargo equivalencia
✓ Régimen especial bienes usados
✓ Otros regímenes especiales
Importante: Estar en régimen especial NO exime de facturar (salvo excepciones específicas).
3. Personas sin condición de empresario/profesional
Casos específicos:
✓ Particulares que transmiten inmueble sujeto a IVA
✓ Herederos que liquidan negocio del causante
✓ Comunidades de bienes sin actividad empresarial
✓ Otros obligados tributarios sin ser empresarios
Obligación: Emitir y conservar facturas según términos del Reglamento.
¿Quiénes tienen que expedir factura conforme al reglamento de facturación?
Según artículo 2 del Reglamento (remite a artículo 164.1.3º Ley IVA):
1. Entregas de bienes y prestaciones de servicios
Obligados a facturar:
✓ Todas las entregas bienes y prestaciones servicios
✓ Incluidas: Operaciones NO sujetas a IVA
✓ Incluidas: Operaciones exentas de IVA
✓ Excepción: Solo supuestos expresamente exceptuados en Reglamento
Ejemplo:
OPERACIONES QUE REQUIEREN FACTURA:
SÍ FACTURA:
✓ Venta ordenador (sujeta IVA 21%)
✓ Servicios consultoría (sujeta IVA 21%)
✓ Clases particulares (exenta IVA art. 20 Ley)
✓ Servicios médicos (exenta IVA art. 20 Ley)
✓ Venta entre empresarios mismo grupo (no sujeta)
NO FACTURA (excepciones):
❌ Venta minorista < 400 € a particular (factura simplificada)
❌ Servicios financieros/seguros exentos (salvo UE)
❌ Operaciones régimen simplificado minoristas
2. Pagos anticipados
También requieren factura:
✓ Pagos recibidos antes de entrega bien o prestación servicio
✓ Anticipo/señal de operaciones futuras
✓ Excepción: Entregas bienes exentas artículo 25 Ley IVA (exportaciones)
Ejemplo:
Cliente encarga muebles a medida: 5.000 €
Paga señal: 1.500 € (30%)
FACTURAR:
1. Factura por anticipo: 1.500 € + IVA
(cuando recibe el pago)
2. Factura por resto: 3.500 € + IVA
(cuando entrega muebles)
3. Autoliquidación del destinatario
Casos especiales donde destinatario emite la factura:
✓ Inversión del sujeto pasivo (IVA)
✓ Destinatario autorizado emitir factura por proveedor
✓ Operaciones intracomunitarias específicas
Contenido obligatorio de una factura según el Reglamento de facturación
Artículo 6 del Reglamento establece contenido mínimo:
1. Número y serie
✓ Número: Correlativo (1, 2, 3…)
✓ Serie: Opcional (A-1, B-1…), si varias series, todas correlativas
✓ Único: Por factura
✓ Sin saltos: Continuidad obligatoria
2. Fecha expedición
✓ Formato: DD/MM/AAAA
✓ Obligatoria: Fecha emisión factura
3. Datos emisor
✓ NIF completo
✓ Nombre y apellidos (persona física) o razón social (jurídica)
✓ Domicilio
4. Datos destinatario
✓ NIF (si lo tiene)
✓ Nombre/razón social
✓ Domicilio
Excepción: En factura simplificada, datos destinatario solo si es empresario/profesional.
5. Descripción operaciones
✓ Detalle bienes entregados o servicios prestados
✓ Cantidad y naturaleza
✓ Extensión y alcance
✓ Suficientemente clara
6. Tipo impositivo y cuota
✓ Base imponible
✓ Tipo IVA aplicado (21%, 10%, 4%)
✓ Cuota IVA resultante
✓ Total factura
Si varios tipos IVA: Desglosar por cada tipo.
7. Fecha operación
✓ Si diferente de fecha expedición
✓ Especialmente entregas bienes/servicios continuados
8. Retenciones IRPF
✓ Si procede: Servicios profesionales, alquileres…
✓ Porcentaje retención (15%, 7%, 19%…)
✓ Importe retenido
9. Otros datos según operación
✓ Régimen especial aplicable (si aplica)
✓ Referencia catastral (transmisiones inmuebles)
✓ Inversión sujeto pasivo (si aplica)
✓ Exención aplicada (indicar artículo)
Obligaciones de facturación para pymes y autónomos
Según Reglamento, autónomos y pymes deben:
1. Expedir y entregar las facturas a sus destinatarios
✓ Emitir factura por cada operación
✓ Entregar original a destinatario (si empresario/profesional)
✓ Plazo: Antes 16 día mes siguiente a operación
✓ Excepción entrega: Operaciones a particulares < 400 € (pueden NO entregar, pero sí emitir)
2. Conservar las facturas
Facturas emitidas:
✓ Conservar copia (matriz si papel, archivo si electrónica)
✓ Plazo: 4 años
✓ Accesible: Para inspección Hacienda
Facturas recibidas:
✓ Conservar original
✓ Plazo: 4 años
✓ Ordenadas: Facilitar localización
3. Registrar todas las operaciones
✓ Libro registro facturas emitidas
✓ Libro registro facturas recibidas
✓ Libro registro bienes de inversión
✓ Contenido: Todos los datos relevantes
Formato:
✓ Papel o electrónico
✓ Software facturación: Facilita cumplimiento
4. Cumplir con los requisitos de la Ley antifraude
Ley 11/2021 Antifraude establece:
✓ Software facturación debe garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de registros
✓ Sistemas certificados: Verifactu (Reglamento en desarrollo)
✓ Prohibición: Software que permita doble contabilidad
5. Emisión de distintos tipos de facturas
Según operación, usar:
✓ Factura ordinaria: Operaciones estándar
✓ Factura simplificada: ≤400 € (o 3.000 € según actividad)
✓ Factura rectificativa: Corregir errores
✓ Factura recapitulativa: Varias operaciones mismo destinatario
Tipos de facturas según el Reglamento
Factura ordinaria vs factura simplificada
Tabla comparativa:
| Concepto | Factura ordinaria | Factura simplificada |
| Límite | Sin límite | Máx. 400 € (o 3.000 € según actividad) |
| Datos destinatario | Todos obligatorios | Solo si empresario/profesional |
| Contenido | Completo | Simplificado |
| Usos | Todas operaciones | Solo operaciones permitidas |
Cuándo usar cada una: Ver artículo específico factura simplificada.
Factura rectificativa
Cuándo se usa:
✓ Corregir errores factura original
✓ Anular factura (total o parcialmente)
✓ Modificar base imponible (descuentos posteriores)
✓ Devoluciones de mercancía
Contenido adicional:
✓ Referencia factura original (número, fecha)
✓ Motivo rectificación
Factura recapitulativa
Cuándo se usa:
✓ Varias operaciones mismo destinatario
✓ Mismo mes natural
✓ Permite: Simplificar cuando muchas operaciones pequeñas
Requisitos:
✓ Destinatario empresario/profesional
✓ Emitir antes 16 día mes siguiente
¿Cuándo se debe emitir factura?
Plazos según operación:
1. Entregas de bienes
✓ Plazo: Antes de 16 día mes siguiente a devengo (entrega)
✓ Excepción: Si pago anticipado, factura cuando se cobra
2. Prestaciones de servicios
✓ Plazo: Antes de 16 día mes siguiente a devengo (realización servicio)
✓ Excepción: Servicios tracto sucesivo (ver punto siguiente)
3. Operaciones de tracto sucesivo
✓ Cuándo: Al cobro cada pago
✓ Ejemplo: Alquiler mensual → Factura cada mes al cobrar
4. Pagos anticipados
✓ Plazo: Al recibir el pago (mismo momento)
Resumen plazos:
OPERACIÓN → PLAZO EMISIÓN FACTURA
Venta ordenador (27 marzo):
→ Antes 16 abril
Servicio consultoría realizado (15 abril):
→ Antes 16 mayo
Anticipo 30% muebles (10 mayo):
→ 10 mayo (mismo día)
Alquiler mayo cobrado (1 junio):
→ 1 junio (mismo día)
Factura electrónica
El Reglamento equipara factura papel y factura electrónica.
Definición factura electrónica: Factura emitida y recibida en formato electrónico.
Requisitos factura electrónica
✓ Aceptación destinatario: Debe consentir expresamente (salvo obligatoria con AAPP)
✓ Autenticidad origen: Garantizar identidad emisor
✓ Integridad contenido: Garantizar no modificación
✓ Legibilidad: Formato legible y accesible
Métodos garantizar autenticidad e integridad
✓ Firma electrónica avanzada (certificado digital)
✓ EDI (Intercambio Electrónico de Datos)
✓ Otros que garanticen trazabilidad
Conservación factura electrónica
✓ Formato electrónico: Durante 4 años
✓ Accesibilidad: Disponible inmediata para Hacienda
✓ Legibilidad: Formato legible durante todo plazo
Factura electrónica obligatoria
Ley Crea y Crece (2022) establece obligatoriedad factura electrónica B2B:
✓ Ámbito: Operaciones entre empresarios/profesionales
✓ Excepción: Pequeñas empresas (criterios en desarrollo)
✓ Plazo: Reglamento en tramitación (previsión 2025-2026)
El Reglamento Verifactu
Sistema de verificación facturación
Verifactu es el sistema de certificación de software de facturación para prevenir fraude.
Origen: Ley 11/2021 Antifraude (artículo 29.2.j)
Objetivo: Garantizar que software facturación:
✓ NO permite doble contabilidad
✓ Garantiza integridad registros
✓ Impide alteración facturas emitidas
✓ Trazabilidad completa operaciones
Características software Verifactu
Requisitos técnicos (Reglamento en desarrollo):
✓ Integridad: Datos NO modificables tras emisión
✓ Conservación: Almacenamiento seguro
✓ Accesibilidad: Disponible para AEAT
✓ Trazabilidad: Historial completo cambios
✓ Legibilidad: Formato legible
✓ Inalterabilidad: Protección ante manipulación
Obligatoriedad Verifactu
✓ Empresarios/profesionales: Con software facturación propio
✓ Plazo: Según Reglamento desarrollo (pendiente aprobación definitiva)
✓ Excepción: Quien NO usa software (facturación manual)
¿Cómo cumplir fácilmente con el Reglamento de facturación?
Recomendaciones prácticas:
1. Usa software de facturación
✓ Automatiza: Numeración correlativa
✓ Garantiza: Contenido obligatorio completo
✓ Facilita: Conservación y registro
✓ Prepara: Para Verifactu y factura electrónica obligatoria
Opciones: Programas facturación certificados (listado AEAT cuando disponible).
2. Revisa contenido antes de emitir
✓ Datos destinatario: NIF, nombre, domicilio correctos
✓ Descripción: Clara y completa
✓ IVA: Tipo correcto aplicado
✓ Retención: Si procede (servicios profesionales)
3. Cumple plazos emisión
✓ Antes 16 día mes siguiente: Para entregas bienes/servicios
✓ Inmediato: Para anticipos
✓ Organiza: Sistema recordatorios
4. Conserva ordenadamente
✓ Digital: Copias seguridad periódicas
✓ Papel: Archivador cronológico
✓ 4 años: Accesibles para inspección
5. Actualízate normativamente
✓ Factura electrónica: Próxima obligatoriedad B2B
✓ Verifactu: Sistema certificación software
✓ Modificaciones: Reglamento y normativa IVA
6. Asesórate profesionalmente
✓ Asesor fiscal: Garantiza cumplimiento
✓ Evita sanciones: Por incumplimiento formal
✓ Optimiza: Gestión administrativa
Infracciones y sanciones
Título II del Reglamento remite a Ley General Tributaria.
Infracciones posibles:
1. NO expedir factura
✓ Tipo: Infracción grave
✓ Sanción: 150 € – 6.000 € por cada factura
✓ Agravante: Si impide conocer operación (hasta 300.000 €)
2. Factura con contenido incompleto/incorrecto
✓ Tipo: Infracción leve-grave según gravedad
✓ Sanción: 150 € – 6.000 € por factura
3. NO conservar facturas
✓ Tipo: Infracción grave
✓ Sanción: 300 € – 6.000 € según alcance
4. Software NO conforme (Verifactu)
✓ Tipo: Infracción muy grave
✓ Sanción: Hasta 50.000 € (uso software doble contabilidad)
Preguntas frecuentes
¿Todas las operaciones requieren factura?
Casi todas. Obligatorio facturar entregas bienes y prestaciones servicios realizadas por empresarios/profesionales, incluidas operaciones NO sujetas y exentas IVA. Excepciones: Algunas operaciones régimen simplificado, servicios financieros/seguros exentos (salvo localizados UE), y casos específicos Reglamento. Factura simplificada: Válida para operaciones ≤400 € (o 3.000 € según actividad).
¿Cuál es el plazo para emitir factura?
Antes 16 día mes siguiente a devengo operación (entrega bien o prestación servicio). Excepciones: Pagos anticipados (emitir al recibir pago), operaciones tracto sucesivo (emitir al cobrar cada cuota). Ejemplo: Venta 25 marzo → Factura antes 16 abril. Retraso: Puede acarrear sanción 150-6.000 € por factura.
¿Es obligatoria la factura electrónica?
Actualmente: NO obligatoria salvo con AAPP (Administraciones Públicas). Próximamente: Ley Crea y Crece establece obligatoriedad factura electrónica B2B (operaciones entre empresarios/profesionales). Plazo: Pendiente Reglamento desarrollo (previsión 2025-2026). Requisitos: Aceptación destinatario (hasta obligatoria), autenticidad, integridad, legibilidad.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es el sistema certificación software facturación para prevenir fraude fiscal (doble contabilidad). Origen: Ley Antifraude 11/2021. Requisitos software: Integridad, conservación, trazabilidad, inalterabilidad registros. Obligados: Empresarios/profesionales con software facturación propio. Estado: Reglamento en desarrollo (aprobación pendiente). Sanción: Hasta 50.000 € por uso software NO conforme.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?
4 años desde fecha factura (emisión). Formato: Papel o electrónico (el original). Accesibilidad: Disponible inmediata para inspección Hacienda. Copias seguridad: Recomendables (especialmente electrónicas). Sanción NO conservar: 300-6.000 € según gravedad. Importante: Plazo prescripción 4 años coincide con conservación.
Conclusión
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) establece las obligaciones que todos los autónomos y empresas deben cumplir:
Puntos clave que debes recordar:
✓ Normativa vigente: RD 1619/2012 desde 1 enero 2013
✓ Obligados: Todos empresarios, profesionales y algunos particulares
✓ Tipos facturas: Ordinaria (completa) y Simplificada (≤400 €/3.000 €)
✓ Plazo emisión: Antes 16 día mes siguiente operación
✓ Conservación: 4 años (papel o electrónico)
✓ Factura electrónica: Próxima obligatoriedad B2B
✓ Verifactu: Certificación software facturación (en desarrollo)
Obligaciones principales:
1. EXPEDIR factura: Por cada operación
2. ENTREGAR factura: A destinatario (si procede)
3. CONSERVAR: Copias emitidas + originales recibidas (4 años)
4. REGISTRAR: Libro registro facturas emitidas/recibidas
5. CONTENIDO CORRECTO: Datos obligatorios completos
6. PLAZOS: Antes 16 día mes siguiente
7. SOFTWARE: Prepararse para Verifactu
Contenido obligatorio factura ordinaria:
1. Número y serie correlativa
2. Fecha expedición
3. NIF, nombre/razón social, domicilio EMISOR
4. NIF, nombre/razón social, domicilio DESTINATARIO
5. Descripción bienes/servicios
6. Base imponible + Tipo IVA + Cuota IVA
7. Total factura
8. Fecha operación (si diferente expedición)
9. Retención IRPF (si procede)
10. Otros según operación (régimen especial, etc.)
Novedades recientes y futuras:
LEY ANTIFRAUDE (2021):
✓ Software debe garantizar integridad registros
✓ Prohibido software doble contabilidad
✓ Verifactu: Certificación software (pendiente)
LEY CREA Y CRECE (2022):
✓ Factura electrónica obligatoria B2B
✓ Reglamento en tramitación
✓ Previsión implantación: 2025-2026
VERIFACTU:
✓ Sistema certificación software facturación
✓ Requisitos técnicos estrictos
✓ Obligatorio para quien usa software propio
✓ Aprobación definitiva pendiente
Sanciones por incumplimiento:
NO expedir factura: 150-6.000 € por factura
Contenido incorrecto: 150-6.000 € por factura
NO conservar: 300-6.000 € según alcance
Software NO conforme: Hasta 50.000 €
Impedir conocer operación: Hasta 300.000 €
No cumplir el Reglamento de Facturación puede suponer:
- Sanciones económicas significativas (150-6.000 € por factura)
- Imposibilidad deducir gastos sin factura correcta
- Problemas deducciones IVA soportado
- Inspecciones Hacienda más frecuentes
- Rechazo facturas en auditorías
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