En esta guía completa te explicamos qué es, para qué sirve, quién obligado, contenido, formato, cómo hacer, Modelo 303, errores y ejemplos.
¿Qué es exactamente el libro registro de facturas recibidas?
Definición: Registro contable facturas compras/gastos recibidas empresa/autónomo
También llamado: Libro registro compras, libro IVA soportado
Objetivo: Justificar IVA soportado deducible
Diferencia libro emitidas vs recibidas:
| Concepto | Emitidas | Recibidas |
| Registra | Facturas vendidas | Facturas compradas |
| IVA | Repercutido (cobrado) | Soportado (pagado) |
| Modelo 303 | Casillas 1-8 | Casillas 28-31 |
¿Para qué sirve el libro de registro de facturas recibidas?
Funciones principales:
1. Calcular IVA soportado deducible
Fundamental: Determinar cuánto IVA recuperar Hacienda
Ejemplo:
Trimestre 1T 2026:
FACTURAS RECIBIDAS:
– Alquiler: 1.000€ + 210€ IVA
– Material: 500€ + 105€ IVA
– Servicios: 300€ + 63€ IVA
Total IVA soportado: 378€
Modelo 303 casilla 28: 378€
→ Deducible de IVA repercutido
2. Justificar gastos deducibles
IRPF/Sociedades: Justificar gastos actividad
Base: Facturas recibidas = Gastos deducibles
3. Cumplir obligaciones fiscales
Obligación legal: Llevar libros registro (Reglamento IVA)
Inspección: Hacienda verifica libros
4. Control gestión empresa
Gestión: Conocer proveedores, volumen compras, tendencias
Marco normativo y evolución reciente
Base legal:
✓ Reglamento IVA (RD 1624/1992) Art. 62
✓ Reglamento Facturación (RD 1619/2012)
✓ SII (Suministro Inmediato Información) – Empresas grandes
Evolución reciente:
2017: SII obligatorio grandes empresas (> 6M€)
2025: VeriFactu (certificación software facturación)
¿Quién está obligado a llevarlo y quién no?
¿Quién debe llevar el libro de facturas recibidas?
Obligados:
✓ Autónomos régimen estimación directa
✓ Empresas todas (SL, SA…)
✓ Profesionales estimación directa
NO obligados:
❌ Módulos (estimación objetiva)
❌ Exentos IVA (médicos, enseñanza…)
❌ Régimen simplificado agricultura/ganadería
¿Estoy obligado a llevar el libro si tributo en módulos?
NO obligado si módulos completo
Pero recomendado: Control gastos, aunque NO obligación legal
¿Qué contenido debe tener el libro de registro de facturas recibidas?
Datos obligatorios cada factura:
1. Número recepción
Qué es: Número correlativo interno registro
Ejemplo: 001/2026, 002/2026…
NO confundir: Número factura proveedor (diferente)
2. Fecha emisión factura
Obligatorio: Fecha factura proveedor
Formato: DD/MM/AAAA
3. Fecha operación (si diferente)
Obligatorio: Si fecha operación ≠ fecha factura
Ejemplo: Servicios diciembre facturados enero
4. Datos proveedor
Obligatorio:
- Nombre/Razón social completa
- NIF/CIF proveedor
- (Opcional: Dirección)
5. Base imponible
Qué es: Importe sin IVA
Importante: Por cada tipo IVA diferente
6. Tipo impositivo IVA
Tipos IVA (2026):
- 21% general
- 10% reducido
- 4% superreducido
7. Cuota tributaria
Qué es: IVA total factura
Cálculo: Base × Tipo IVA
8. Cuota deducible
Qué es: IVA deducible (puede ser < cuota tributaria)
Casos cuota deducible < cuota:
- Prorrata IVA (actividad mixta)
- Bienes inversión (régimen especial)
- Vehículos (50% deducible)
Ejemplo:
Factura alquiler oficina:
Número recepción: 045/2026
Fecha emisión: 15/03/2026
Proveedor: Inmobiliaria ABC SL
NIF: B12345678
Base imponible: 1.000€
Tipo IVA: 21%
Cuota tributaria: 210€
Cuota deducible: 210€ (100%)
¿En qué formato debe de estar este libro?
3 formatos permitidos:
1. Papel
Permitido: SÍ (aunque obsoleto)
Características: Libro físico, escritura manual
Desventajas: Lento, errores, difícil búsqueda
2. Hojas de cálculo
Permitido: SÍ (Excel, Google Sheets…)
Ventajas: Gratis, flexible, cálculos automáticos
Desventajas: Riesgo errores, NO integración
¿Puedo usar Google Sheets en lugar de Excel?
SÍ, Google Sheets válido
Requisito: Conservar accesible 6 años
3. Software contable
Recomendado: Software especializado
Ventajas:
- Automatización registro
- Integración Modelo 303
- Alertas errores
- SII automático (si obligado)
- Copias seguridad
Ejemplos: Quipu, Holded, Anfix, Sage…
Cómo crear el libro de registro de facturas recibidas
Proceso 6 pasos:
1. Elegir el formato
Decidir: Papel, Excel o software
Recomendado: Software (automatización)
2. Crear una plantilla
Plantilla Excel:
┌────┬──────┬──────┬──────────┬────┬────┬──────┬──────┬──────┐
│Nº │Fecha │Fecha │Proveedor │NIF │Base│IVA % │Cuota │Deduc.│
│Rec.│Fact. │Oper. │ │ │ │ │ │ │
├────┼──────┼──────┼──────────┼────┼────┼──────┼──────┼──────┤
│001 │15/01 │15/01 │ABC SL │B12 │100 │21% │21 │21 │
│002 │20/01 │20/01 │XYZ SA │A34 │500 │21% │105 │105 │
└────┴──────┴──────┴──────────┴────┴────┴──────┴──────┴──────┘
3. Registro de facturas
Cada factura recibida:
- Asignar número recepción
- Completar datos obligatorios
- Calcular IVA
- Verificar cuota deducible
4. Verificación y actualización
Revisar:
- Datos correctos (NIF, importes)
- Suma cuotas = Modelo 303
- Coherencia fechas
5. Archivo de las facturas
Conservación: Facturas originales 6 años
Formato: Papel o digital (PDF)
Orden: Correlativo número recepción
6. Utilización de software especializado
Automatización:
- Importar PDF facturas
- OCR (reconocer datos)
- Calcular IVA automático
- Generar Modelo 303
Errores habituales que debes evitar
Errores comunes:
❌ NO registrar todas facturas
❌ Duplicar facturas
❌ Datos incorrectos NIF proveedor
❌ Confundir base con total
❌ Mezclar IVA deducible/no deducible
❌ Perder facturas originales
❌ Deducir IVA NO deducible (ej: comidas 100%)
¿Qué ocurre si mi proveedor se equivoca en el NIF?
Solicitar factura rectificativa
Mientras tanto: NO deducir IVA (datos incorrectos)
Hacienda: Puede rechazar deducción (error NIF)
Relación con el Modelo 303 y otras obligaciones
Modelo 303: Declaración trimestral IVA
Relación libro recibidas → Modelo 303:
| Libro recibidas | Modelo 303 |
| Cuota deducible | Casilla 28 (total IVA soportado) |
| Compras intracomunitarias | Casilla 30 |
| Importaciones | Casilla 31 |
Ejemplo:
LIBRO RECIBIDAS 1T 2026:
Facturas nacionales IVA soportado: 1.500€
Compras intraUE: 200€
MODELO 303:
Casilla 28: 1.500€
Casilla 30: 200€
Importante: Suma libro = Casillas Modelo 303
¿Cómo registro una factura con inversión del sujeto pasivo?
Inversión sujeto pasivo: Cliente ingresa IVA (NO proveedor)
Registro libro recibidas:
- Base imponible: Importe
- IVA soportado: Calculado
- También: Libro emitidas (IVA repercutido)
Modelo 303: Casilla especial inversión
Adaptación al Suministro Inmediato de Información (SII)
SII: Sistema envío facturas tiempo real Hacienda
Obligados SII:
- Facturación > 6 millones€/año
- Grandes empresas
- Inscripción voluntaria
Plazo envío: 4 días desde factura
Contenido: Datos libro recibidas → AEAT automático
Software: Necesario SII compatible
¿Qué diferencia hay entre fecha de factura y fecha de operación?
Fecha factura: Emisión documento
Fecha operación: Entrega bien/prestación servicio
Diferente cuando: Servicios mes anterior facturados mes siguiente
Ejemplo:
Servicio asesoría diciembre 2025
Factura emitida: 10/01/2026
Fecha operación: 31/12/2025
Fecha factura: 10/01/2026
Deducción IVA: Según fecha factura (NO operación)
Consejos prácticos para optimizar tu libro y tu negocio
Mejores prácticas:
✓ Digitalizar facturas (PDF)
✓ Registrar mismo día recepción
✓ Revisar NIF proveedor (válido)
✓ Cuadrar mensualmente con Modelo 303
✓ Backup copias seguridad
✓ Software: Invertir automatización
✓ Orden: Archivo correlativo
Sanciones y consecuencias de un libro mal llevado
Sanciones:
NO llevar libro: 150€ mínimo (Art. 200 LGT)
Errores datos: 150€ por cada dato incorrecto
NO conservar: 150€
Importante: Inspección puede detectar
Además:
❌ Rechazar deducción IVA (pérdida económica)
❌ Regularización tributaria
❌ Intereses demora
¿Puedo deducir el IVA de una factura recibida después de su fecha de emisión?
SÍ, puedes deducir
Plazo: Hasta 4 años desde devengo IVA
Ejercicio deducción: Cuando recibes factura (NO emisión)
Ejemplo:
Factura emitida: 15/03/2023
Recibida: 10/01/2026
Deducir IVA: Modelo 303 4T 2026 o anual 2026
¿Cómo afecta la prorrata a mi libro?
Prorrata: Actividad mixta (exenta + sujeta IVA)
Cálculo: % IVA deducible según ventas sujetas
Libro recibidas: Cuota deducible = Cuota × % prorrata
Ejemplo:
Actividad: 70% sujeta, 30% exenta
Prorrata: 70%
Factura recibida:
Cuota IVA: 210€
Cuota deducible: 210 × 70% = 147€
¿Qué plazo tengo para corregir una factura mal registrada en el SII?
Plazo corrección: 4 años
Proceso: Envío registro modificación SII
Importante: Corregir cuanto antes (evitar sanciones)
¿Qué pasa si pierdo el PDF original de una factura?
Solicitar duplicado proveedor
Alternativa: Copia electrónica válida (si firma digital)
Importante: Justificar ante inspección
¿Es obligatorio conservar el libro en formato electrónico?
NO obligatorio formato específico
Válido: Papel o electrónico
Requisito: Conservar 6 años accesible
Preguntas frecuentes
¿Qué es el libro de facturas recibidas?
Registro facturas compras/gastos negocio. Obligatorio autónomos/empresas (salvo módulos). Datos: Número, fecha, proveedor NIF, base, IVA soportado. Justifica IVA deducible Modelo 303 (casillas 28-31).
¿Quién debe llevar el libro de facturas recibidas?
Obligados: Autónomos estimación directa, empresas todas. NO obligados: Módulos (estimación objetiva), exentos IVA. Formato: Papel, Excel o software. Conservar 6 años.
¿Qué datos debe incluir el libro de facturas recibidas?
Número recepción, fecha factura, fecha operación (si diferente), proveedor (nombre, NIF), base imponible, tipo IVA, cuota tributaria, cuota deducible. Formato Excel/software recomendado.
¿Cómo se relaciona con el Modelo 303?
Suma cuotas deducibles libro = Casilla 28 Modelo 303 (IVA soportado). Compras intraUE: Casilla 30. Importaciones: Casilla 31. Cuadrar trimestral obligatorio.
¿Qué sanción por no llevar el libro?
150€ mínimo (Art. 200 LGT). Errores datos: 150€ cada dato. NO conservar: 150€. Además: Rechazo deducción IVA (pérdida económica), regularización, intereses demora.
Conclusión
El libro facturas recibidas registra compras/gastos justificando IVA deducible:
Puntos clave:
✓ Obligatorio: Autónomos/empresas (NO módulos)
✓ Datos: Número, fecha, NIF, base, IVA, cuota deducible
✓ Formato: Papel, Excel o software (recomendado)
✓ Modelo 303: Casilla 28 (suma cuotas)
✓ Conservación: 6 años
✓ Sanción: 150€ mínimo
✓ SII: 4 días envío (grandes empresas)
Plantilla Excel básica:
Nº | Fecha | Proveedor | NIF | Base | IVA% | Cuota | Deducible
001|15/01 | ABC SL |B123 | 100€ | 21% | 21€ | 21€
002|20/01 | XYZ SA |A456 | 500€ | 21% | 105€ | 105€
Relación Modelo 303:
Libro facturas recibidas 1T:
Total cuotas deducibles: 1.500€
Modelo 303:
Casilla 28: 1.500€ ←
No llevar libro correctamente puede suponer:
- Sanción 150€ (NO llevar)
- Rechazo IVA deducible (pérdida 1.500€+ trimestre)
- Regularización Hacienda
- Intereses demora
- Problemas inspección
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✓ Verificación datos proveedores
✓ SII: Envío automático (si obligado)
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