Los gastos de viaje son uno de los conceptos más habituales en la gestión empresarial, pero también uno de los que más dudas genera: ¿cuándo son deducibles?, ¿qué límites existen?, ¿cómo se contabilizan?, ¿qué justificantes necesito?, ¿puedo deducir el IVA?
En esta guía completa actualizada te explicamos qué son los gastos de viaje, qué tipos existen, cuándo son deducibles, límites exentos de IRPF y Seguridad Social, cómo calcularlos, cómo contabilizarlos correctamente y qué errores debes evitar para no tener problemas con Hacienda.
¿Qué son los gastos de viaje?
Los gastos de viaje (también llamados gastos de desplazamiento) son aquellos desembolsos que realiza un trabajador o profesional cuando debe desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo por motivos estrictamente laborales.
Definición fiscal
Según la normativa fiscal, se consideran gastos de viaje los gastos de:
✓ Locomoción: transporte del trabajador (avión, tren, autobús, taxi, vehículo)
✓ Manutención: comidas durante el desplazamiento (dietas)
✓ Estancia: alojamiento (hotel, apartamento)
✓ Otros gastos necesarios vinculados al desplazamiento profesional
Requisito esencial: El desplazamiento debe ser por motivos laborales y fuera del centro habitual de trabajo del empleado.
¿Qué no se considera un gasto de viaje?
❌ Desplazamientos habituales de casa al trabajo (no son deducibles)
❌ Gastos personales aunque se produzcan durante un viaje profesional
❌ Viajes de placer o turismo disfrazados de profesionales
❌ Gastos sin justificación adecuada
Conceptos básicos en la gestión de gastos de viaje
Antes de entrar en detalle, es importante conocer estos términos:
Dietas
Cantidades destinadas a cubrir gastos de manutención (y en su caso alojamiento) cuando el trabajador se desplaza.
Características:
- Pueden ser cantidades fijas o gastos reales
- Tienen límites exentos fiscales
- No requieren factura si no se superan los límites legales
Gastos de locomoción
Gastos de transporte del trabajador al lugar del desplazamiento:
- Billetes de avión, tren, autobús
- Taxis
- Alquiler de vehículos
- Peajes y aparcamientos
Características:
- Requieren factura o justificante
- Permiten deducir IVA soportado
Gastos de kilometraje
Compensación económica cuando el trabajador usa su vehículo particular para desplazamientos profesionales.
Cantidad exenta en 2026: 0,26 €/km recorrido
Política de gastos de viaje
Normas internas de la empresa que regulan:
- Qué gastos se aceptan
- Límites máximos por concepto
- Categoría de hoteles permitida
- Forma de justificación
- Plazos de entrega de justificantes
Importancia: Una política clara evita conflictos, abusos y problemas fiscales.
Anticipo de gastos
Importe adelantado al trabajador antes del viaje, que posteriormente se regulariza con los gastos reales.
Cuándo son deducibles los gastos de viaje
Para que los gastos de viaje sean fiscalmente deducibles, deben cumplirse tres requisitos esenciales:
Requisitos para que un gasto de viaje sea deducible
1. Vinculación con la actividad económica
El desplazamiento debe tener causa profesional demostrable:
✓ Visita a cliente
✓ Reunión de trabajo
✓ Feria o congreso profesional
✓ Formación técnica
✓ Supervisión de obra o proyecto
Recomendación: Guardar documentación que acredite el motivo (emails, convocatorias, programas del evento).
2. Registro contable correcto
Los gastos deben estar contabilizados en las cuentas correspondientes del Plan General de Contabilidad.
3. Justificantes válidos
Facturas completas con todos los datos fiscales:
- Nombre y NIF del emisor
- Nombre y NIF del receptor
- Descripción del servicio
- Base imponible, IVA y total
Excepción: Las dietas dentro de límites exentos no requieren factura, pero sí documentación que justifique el desplazamiento.
Tipos de gastos de viaje
Transporte
Desplazamientos en transporte público:
- Avión (vuelos nacionales e internacionales)
- Tren (AVE, Cercanías, Regionales)
- Autobús interurbano
- Metro, taxi
Requisitos:
- Factura o billete nominativo
- IVA deducible (si la factura lo incluye)
Ejemplo:
Billete AVE Madrid-Barcelona:
Base imponible: 85,00 €
IVA 10%: 8,50 €
─────────────────────────
Total: 93,50 €
IVA deducible: 8,50 €
Uso de vehículos tanto propios como de empresa
Vehículo de empresa:
- Combustible: deducible con factura
- Peajes: deducibles con ticket
- Aparcamientos: deducibles con ticket
Vehículo particular:
- Kilometraje: 0,26 €/km (exento IRPF)
- Peajes y aparcamientos: adicionales con justificante
Cálculo de kilometraje:
Trayecto: Las Palmas – Agaete (ida y vuelta)
Distancia: 60 km × 2 = 120 km
Compensación: 120 km × 0,26 € = 31,20 €
Peajes: 0 €
Aparcamiento: 5,00 €
─────────────────────────
Total compensación: 36,20 €
Alojamiento
Gastos en hoteles u otros alojamientos:
- Hoteles
- Apartamentos turísticos
- Hostales, pensiones
Requisitos:
- Factura completa a nombre de la empresa o trabajador
- IVA deducible al 10%
- Concepto claro (alojamiento + fechas)
Límites: Aunque no hay límite legal, la empresa puede fijar categorías máximas en su política interna.
Dietas y alimentación
Dietas: Cantidades para cubrir comidas durante el desplazamiento.
Dos sistemas:
A) Dietas fijas (sin factura):
- Se aplican los límites exentos legales
- No requiere justificante de comida
- No se deduce IVA
B) Gastos reales (con factura):
- Se entregan facturas de restaurantes
- Sin límite (salvo razonabilidad)
- Se deduce el IVA al 10%
Gastos de representación y reuniones
Atención: Si la comida/cena es con clientes o proveedores (no solo empleados), es un gasto de representación, no de viaje.
Diferencia clave:
- Gasto de viaje: Comida del empleado desplazado
- Gasto de representación: Comida con clientes
Esto afecta a la contabilización (cuentas diferentes).
Diferencias entre los gastos de viaje de empresas y autónomos
Aunque el principio es similar, existen matices:
| Aspecto | Empresas | Autónomos |
| Destinatario | Trabajadores en desplazamiento | El propio autónomo |
| Dietas exentas | Sí, dentro de límites | Sí, pero con más restricciones |
| IVA deducible | Sí (facturas completas) | Sí (facturas completas) |
| Límites IRPF | Mismos límites legales | Deben justificar más el motivo |
| Contabilización | Cuenta 629 | Gasto deducible IRPF |
Particularidad autónomos: Hacienda es más estricta comprobando que los viajes son realmente profesionales y no personales.
Principales gastos de viaje deducibles
Resumen de gastos deducibles
✓ Billetes: avión, tren, autobús
✓ Taxis y transporte local
✓ Alquiler de vehículos
✓ Kilometraje (vehículo propio): 0,26 €/km
✓ Peajes y aparcamientos
✓ Hoteles y alojamiento
✓ Dietas de manutención (dentro de límites)
✓ Facturas de restaurantes (si se opta por gasto real)
Aparcamiento en zonas vinculadas al trabajo, peajes y taxis
Todos estos gastos son 100% deducibles si:
- Están vinculados al desplazamiento profesional
- Se dispone de justificante (ticket, recibo, factura)
Ejemplo completo de viaje:
VIAJE PROFESIONAL A MADRID (2 días)
Avión ida y vuelta: 180,00 €
Hotel (2 noches): 160,00 €
Taxi aeropuerto-hotel (x2): 35,00 €
Dietas (2 días sin pernocta): 53,34 €
────────
TOTAL GASTOS: 428,34 €
Importes exentos de IRPF y Seguridad Social
Las dietas y gastos de locomoción están exentos de tributación si no superan ciertos límites.
Límites exentos vigentes 2026
En España:
- Con pernocta: 53,34 €/día
- Sin pernocta: 26,67 €/día
En el extranjero:
- Con pernocta: 91,35 €/día
- Sin pernocta: 48,08 €/día
Personal de vuelo (pilotos, TCP):
- En España: 36,06 €/día
- En extranjero: 66,11 €/día
¿Qué pasa si se superan los límites?
Si la empresa paga cantidades superiores:
El exceso:
- Tributa como salario (sujeto a IRPF)
- Cotiza a la Seguridad Social
- Debe incluirse en la nómina del trabajador
Ejemplo:
Dieta pagada: 70 €/día (con pernocta España)
Límite exento: 53,34 €
────────
Exceso: 16,66 € → Tributa como salario
¿Cómo se reembolsan a los trabajadores los gastos de viaje de empresa?
Las empresas utilizan varios sistemas:
Sistema 1: Cantidad fija diaria (dietas cerradas)
La empresa paga una cantidad fija independientemente del gasto real:
- 53,34 € con pernocta en España
- 26,67 € sin pernocta en España
Ventajas:
- Simplifica gestión
- No requiere facturas de comidas
- Exento si no supera límites
Inconvenientes:
- Puede ser insuficiente o excesivo
- No se deduce IVA
Sistema 2: Reembolso del gasto real
El trabajador paga y la empresa le reembolsa con factura:
Ventajas:
- Se ajusta al gasto real
- Permite deducir IVA
- Mayor control
Inconvenientes:
- Requiere gestión de facturas
- El trabajador adelanta dinero
Sistema 3: Mixto
Combina cantidad fija + gastos específicos justificados:
- Dieta fija para comidas
- Reembolso real de transporte y hotel
Anticipo de gastos
Proceso habitual:
- Empresa adelanta una cantidad estimada
- Trabajador viaja y guarda facturas
- Al volver, se hace liquidación:
- Si gastó menos → devuelve diferencia
- Si gastó más → empresa paga diferencia
¿Cómo calcular los gastos de viaje?
Ejemplo completo: viaje de 3 días con pernocta
Situación: Trabajador viaja de Las Palmas a Barcelona 3 días (2 noches).
Opción A: Dietas fijas
Día 1 (viaje): Dieta sin pernocta 26,67 €
Día 2 (completo): Dieta con pernocta 53,34 €
Día 3 (vuelta): Dieta sin pernocta 26,67 €
────────
Total dietas: 106,68 €
Avión ida/vuelta: 220,00 €
Hotel (2 noches): 180,00 €
Taxi (x4): 60,00 €
════════
TOTAL GASTOS: 566,68 €
Opción B: Gastos reales con facturas
Facturas restaurantes:
– Comida día 1: 25,00 € (IVA 10%: 2,27 €)
– Cena día 1: 35,00 € (IVA 10%: 3,18 €)
– Comida día 2: 28,00 € (IVA 10%: 2,55 €)
– Cena día 2: 40,00 € (IVA 10%: 3,64 €)
– Comida día 3: 22,00 € (IVA 10%: 2,00 €)
─────────────────────────
Total restaurantes: 150,00 € (IVA: 13,64 €)
Transporte y hotel: 460,00 € (IVA: 41,82 €)
═══════════════════════
TOTAL: 610,00 €
IVA deducible total: 55,46 €
Comparación:
- Opción A (dietas): 566,68 € (sin IVA deducible)
- Opción B (real): 610,00 € (con 55,46 € IVA deducible)
Tratamiento Fiscal de los gastos de viaje
Gastos de viaje deducibles en el Impuesto de Sociedades
Empresas (Impuesto de Sociedades):
- 100% deducibles si cumplen requisitos
- Reducen la base imponible
- Deben estar contabilizados y justificados
Gastos de viaje deducibles en IRPF
Autónomos (IRPF):
- 100% deducibles en estimación directa
- Deben ser gastos profesionales demostrados
- Requieren justificación más rigurosa
Gastos de viaje deducibles en IVA
IVA deducible: ✓ Transporte con IVA (10%)
✓ Alojamiento con IVA (10%)
✓ Restaurantes con IVA (10%)
✓ Taxis con IVA (10%)
IVA NO deducible: ❌ Dietas fijas (no hay factura con IVA)
❌ Gastos sin factura completa
❌ Kilometraje (es una compensación, no lleva IVA)
¿Cómo contabilizar los gastos de viaje adecuadamente?
Cuenta contable correcta
Según el Plan General de Contabilidad:
Gastos de viaje del personal:
- Cuenta 629: Otros servicios
NO usar:
- ❌ Cuenta 640-649 (Gastos de personal): Son para salarios, SS, etc.
- ❌ Cuenta 627 (Publicidad y relaciones públicas): Solo para gastos de representación
Asientos contables completos
Ejemplo 1: Dietas fijas (sin factura)
──────────────────────────────────────────────
(629) Otros servicios 106,68 €
(572) Bancos 106,68 €
──────────────────────────────────────────────
Concepto: Dietas viaje Barcelona empleado X
Ejemplo 2: Gastos con factura (hotel)
──────────────────────────────────────────────
(629) Otros servicios 180,00 €
(472) IVA soportado 18,00 €
(572) Bancos/Proveedores 198,00 €
──────────────────────────────────────────────
Concepto: Hotel Barcelona 2 noches – Factura 1234
Ejemplo 3: Kilometraje vehículo propio
──────────────────────────────────────────────
(629) Otros servicios 31,20 €
(572) Bancos 31,20 €
──────────────────────────────────────────────
Concepto: Kilometraje 120 km × 0,26 € – Desplazamiento Agaete
¿Qué se registra en la cuenta 649?
La cuenta 649 (Otros gastos sociales) se usa para:
- Seguros de vida de empleados
- Planes de pensiones de empresa
- Ayudas sociales
NO para gastos de viaje (estos van en la 629).
Diferencia entre gastos de viaje y gastos de representación
Aunque puedan parecer similares, son conceptos diferentes:
| Concepto | Gastos de viaje | Gastos de representación |
| Finalidad | Desplazamiento laboral del empleado | Atención a clientes/proveedores |
| Beneficiario | Solo empleados de la empresa | Clientes, proveedores externos |
| Cuenta contable | 629 (Otros servicios) | 627 (Publicidad y RRPP) |
| Ejemplo | Comida del comercial en viaje | Comida del comercial CON cliente |
| Límites exentos | Sí (53,34 € / 26,67 €) | No (tributa como gasto de empresa) |
Regla práctica: Si hay terceros externos (clientes, proveedores) → Gasto de representación (627)
Errores frecuentes al gestionar gastos de viaje
Error 1: No justificar el motivo profesional
Incorrecto: Viaje a París sin documentar el motivo
Correcto: Guardar convocatoria congreso, programa, emails con cliente
Error 2: Superar límites exentos sin declarar exceso
Incorrecto: Pagar 80 €/día y no tributar el exceso
Correcto: 53,34 € exentos + 26,66 € como salario en nómina
Error 3: Usar tickets sin datos fiscales
Incorrecto: Ticket de taxi sin NIF ni datos fiscales
Correcto: Solicitar factura completa con NIF de la empresa
Error 4: Mezclar gastos personales con profesionales
Incorrecto: En viaje profesional, incluir cenas turísticas o compras personales
Correcto: Separar claramente gastos profesionales de personales
Error 5: Contabilizar en cuenta incorrecta
Incorrecto: Llevar gastos de viaje a la cuenta 640 (sueldos)
Correcto: Siempre en cuenta 629 (otros servicios)
Error 6: No conservar justificantes
Plazo de conservación: 4 años mínimo (6 años recomendado)
Preguntas frecuentes sobre gastos de viaje
¿Puedo deducir gastos de viaje sin factura?
Depende:
- Dietas: Sí, si no superas límites exentos (pero necesitas justificar el desplazamiento)
- Transporte, hotel, restaurantes: NO, siempre necesitas factura completa
¿Los gastos de viaje de autónomos funcionan igual que en empresas?
El principio es similar, pero:
- Los autónomos deben justificar más el carácter profesional
- Hacienda revisa con más detalle los viajes de autónomos
- Los límites exentos son los mismos
¿Las dietas llevan IVA?
No. Las dietas son compensaciones exentas, no servicios facturados. Por tanto:
- No llevan IVA
- No permiten deducir IVA
Si optas por gastos reales con factura (restaurantes), entonces sí hay IVA deducible.
¿Cuál es el plazo máximo para deducir el gasto de un viaje?
El gasto debe imputarse al ejercicio en que se produce, aunque el reembolso o pago se haga después.
Para IVA: Puedes deducirlo en los 4 años siguientes a la emisión de la factura.
¿Qué pasa si viajo con mi pareja y ella no trabaja en la empresa?
Solo puedes deducir tu parte de los gastos. Si compartes habitación de hotel, solo el 50%. Si ella viaja contigo por motivos personales, sus gastos (billetes, comidas) no son deducibles.
Conclusión: gestiona tus gastos de viaje sin errores fiscales
Los gastos de viaje son una partida importante en muchas empresas y autónomos, pero también una de las más supervisadas por Hacienda. Gestionarlos correctamente implica:
✓ Conocer los límites exentos y aplicarlos bien
✓ Justificar adecuadamente todos los gastos
✓ Contabilizar en las cuentas correctas (629)
✓ Deducir el IVA cuando proceda
✓ Separar gastos de viaje de gastos de representación
✓ Guardar justificantes durante el plazo legal
Un error en la gestión de gastos de viaje puede provocar:
- Pérdida de deducciones fiscales
- Regularizaciones de Hacienda
- Sanciones e intereses
- Problemas con la Seguridad Social
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