La factura ordinaria (también llamada factura completa) es el tipo de factura más común en las transacciones comerciales. Si eres autónomo o tienes una empresa, entender qué es, cuándo debes emitirla y qué datos debe contener es fundamental para cumplir con tus obligaciones fiscales.
En esta guía completa te explicamos qué es una factura ordinaria, qué información debe incluir, cuándo debes emitirla, diferencias con la factura simplificada y ejemplos prácticos para que puedas facturar correctamente sin riesgo de sanciones.
¿Qué es una factura ordinaria?
La factura ordinaria o factura completa es el documento fiscal que emite un empresario o profesional para justificar la entrega de bienes o la prestación de servicios a un cliente, incluyendo todos los datos fiscales y comerciales exigidos por la normativa.
Definición legal
Según el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Facturación, la factura ordinaria es el documento completo que debe contener todos los datos identificativos del emisor, receptor y de la operación realizada.
Características principales
✓ Documento fiscal obligatorio para operaciones superiores a 400 €
✓ Incluye todos los datos del emisor y receptor (incluido NIF del cliente)
✓ Permite la deducción del IVA al receptor
✓ Debe conservarse durante al menos 4 años (6 años recomendado)
✓ Numeración correlativa obligatoria
✓ Puede emitirse en papel o formato electrónico
¿En qué casos se emite una factura ordinaria?
Debes emitir una factura ordinaria (no simplificada) en los siguientes casos:
Casos obligatorios
✅ Operaciones superiores a 400 € (sin IVA)
✅ Cuando el cliente lo solicite (aunque sea inferior a 400 €)
✅ Operaciones intracomunitarias (ventas a otros países de la UE)
✅ Operaciones con inversión del sujeto pasivo
✅ Regímenes especiales de IVA (agencias de viajes, bienes usados, etc.)
✅ Ventas a empresas o autónomos que necesiten deducir el IVA
✅ Exportaciones fuera de la UE
Ejemplo práctico
Situación 1: Vendes un servicio de consultoría por 1.500 € + IVA a otra empresa
→ Factura ordinaria (obligatoria, supera 400 €)
Situación 2: Vendes productos por 250 € + IVA a un particular
→ Puedes emitir factura simplificada, pero si el cliente la pide completa, debes emitir ordinaria
Situación 3: Vendes mercancía a una empresa francesa por 5.000 €
→ Factura ordinaria (operación intracomunitaria, requiere factura completa)
Datos imprescindibles en una factura ordinaria
El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 establece los datos obligatorios que debe contener toda factura ordinaria:
Información básica obligatoria
| Dato | Descripción | Ejemplo |
| Numeración | Serie y número correlativo | 2026/001, 2026/002 |
| Fecha de emisión | Día de expedición de la factura | 15/02/2026 |
| Fecha de operación | Si difiere de la emisión | 10/02/2026 |
| Datos del emisor | Nombre/razón social, NIF, domicilio | Juan Pérez García, 12345678A, C/ Principal 1, Las Palmas |
| Datos del receptor | Nombre/razón social, NIF, domicilio | Empresa XYZ SL, B12345678, C/ Secundaria 5, Madrid |
| Descripción | Detalle de productos/servicios | Consultoría de marketing digital – 10 horas |
| Base imponible | Importe sin IVA | 1.000,00 € |
| Tipo de IVA | Porcentaje aplicado | 21% |
| Cuota de IVA | Importe del impuesto | 210,00 € |
| Total factura | Suma base + IVA | 1.210,00 € |
Datos adicionales según el caso
Si hay descuentos:
- Importe del descuento
- Porcentaje aplicado
- Base imponible después del descuento
Si hay retención de IRPF:
- Porcentaje de retención (normalmente 15% o 7%)
- Importe retenido
- Total a cobrar (base + IVA – retención)
Si es operación exenta de IVA:
- Mención «Operación exenta de IVA»
- Artículo legal que ampara la exención
Si hay inversión del sujeto pasivo:
- Mención «Inversión del sujeto pasivo»
- IVA a consignar: 0 € (lo paga el receptor)
¿Cómo hacer una factura ordinaria?
Vamos a ver paso a paso cómo crear una factura ordinaria correctamente:
Paso 1: Cabecera con datos del emisor
TU EMPRESA S.L.
CIF: B12345678
C/ Raimundo Lulio, 50 – Local 1
35010 Las Palmas de Gran Canaria
Teléfono: 928 XXX XXX
Email: info@tuempresa.com
Paso 2: Datos del cliente
CLIENTE:
Empresa Cliente S.L.
NIF: B87654321
C/ Gran Vía, 123
28013 Madrid
Paso 3: Numeración y fecha
FACTURA Nº: 2026/050
Fecha de emisión: 15/02/2026
Fecha de operación: 15/02/2026
Paso 4: Detalle de la operación
DESCRIPCIÓN CANTIDAD PRECIO/UD IMPORTE
─────────────────────────────────────────────────────────────────
Desarrollo web corporativo 1 2.500,00 € 2.500,00 €
Mantenimiento mensual (3 meses) 3 200,00 € 600,00 €
───────────
SUBTOTAL: 3.100,00 €
Descuento 5%: -155,00 €
───────────
BASE IMPONIBLE: 2.945,00 €
IVA 21%: 618,45 €
───────────
TOTAL A PAGAR: 3.563,45 €
Paso 5: Forma de pago y vencimiento
Forma de pago: Transferencia bancaria
IBAN: ES00 0000 0000 00 0000000000
Vencimiento: 30 días (17/03/2026)
Ejemplo de factura ordinaria completa
Aquí tienes un ejemplo visual completo de una factura ordinaria:
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ASESORAE CANARIAS S.L.
CIF: B12345678
C/ Raimundo Lulio, 50 – Local 1
35010 Las Palmas de Gran Canaria
Tel: 928 XXX XXX | www.asesorae.com
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FACTURA ORDINARIA Nº: 2026/050
Fecha emisión: 15 de febrero de 2026
CLIENTE:
Comercial Canarias S.L.
NIF: B87654321
C/ Triana, 45
35002 Las Palmas de Gran Canaria
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DESCRIPCIÓN CANT. PRECIO IMPORTE
───────────────────────────────────────────────────────────────
Asesoría fiscal trimestral 3 150,00 € 450,00 €
Gestión Modelo 303 IVA 3 50,00 € 150,00 €
Elaboración nóminas (Feb) 10 15,00 € 150,00 €
──────────────
SUBTOTAL: 750,00 €
───────────────────────────────────────────────────────────────
BASE IMPONIBLE: 750,00 €
IVA 21%: 157,50 €
══════════
TOTAL FACTURA: 907,50 €
───────────────────────────────────────────────────────────────
Forma de pago: Transferencia bancaria
Cuenta: ES00 1234 5678 90 1234567890
Vencimiento: 30 días (17/03/2026)
Conserve esta factura durante al menos 4 años
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Características específicas en las facturas ordinarias
Numeración correlativa
Las facturas deben tener numeración correlativa sin saltos ni duplicados:
- ✅ Correcto: 2026/001, 2026/002, 2026/003
- ❌ Incorrecto: 2026/001, 2026/003 (falta la 002)
Puedes usar series diferentes:
- Serie A: facturas nacionales
- Serie B: facturas de exportación
- Serie R: facturas rectificativas
Cada serie debe tener su propia numeración correlativa.
Idioma de la factura
- Puedes emitir facturas en cualquier idioma
- Hacienda puede exigir traducción al castellano o a otra lengua cooficial de España
- Recomendación: Si operas en Canarias, puedes facturar en español sin problema
Moneda
- El importe puede estar en cualquier moneda (€, $, £, etc.)
- El IVA debe expresarse siempre en euros
Ejemplo:
Base imponible: 1.000 USD
Tipo de cambio: 1 USD = 0,92 €
IVA 21% sobre 920 €: 193,20 €
Formato: papel o electrónico
Puedes emitir facturas:
- En papel: impresa y firmada
- Electrónica: PDF firmado digitalmente o formato estructurado (Facturae)
Requisitos del formato electrónico:
- Garantizar autenticidad del origen
- Garantizar integridad del contenido
- Garantizar legibilidad
¿Cuándo se expide una factura ordinaria? Plazos
Plazo general de emisión
Debes emitir la factura antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se realice la operación.
Ejemplos:
- Operación realizada: 10 de febrero → Plazo: hasta el 16 de marzo
- Operación realizada: 25 de marzo → Plazo: hasta el 16 de abril
Excepciones al plazo general
Emisión inmediata (en el momento de la operación):
- Ventas al por menor a consumidores finales
- Servicios prestados a particulares
- Cuando el cliente lo solicite
Emisión anticipada:
- Si se cobra antes de realizar la operación
- En pagos anticipados o señales
¿Qué diferencia hay entre la fecha de expedición y la de envío?
- Fecha de expedición: cuando se crea la factura
- Fecha de envío: cuando se remite al cliente
Importante: La fecha fiscal relevante es la de expedición, no la de envío.
¿En qué se diferencian una factura ordinaria y una factura simplificada?
La factura simplificada es un tipo de factura con menos datos, permitida en operaciones de bajo importe.
Tabla comparativa
| Característica | Factura Ordinaria | Factura Simplificada |
| Importe máximo | Sin límite | Hasta 400 € (sin IVA) |
| NIF cliente | Obligatorio | NO se incluye |
| Domicilio cliente | Obligatorio | NO se incluye |
| Deducción IVA | Sí permite | Solo en algunos casos |
| Cuándo usar | Operaciones B2B | Ventas B2C pequeñas |
| Ejemplos | Factura entre empresas | Ticket de restaurante |
¿Qué pasa si emito una factura ordinaria cuando debería haber emitido una simplificada?
No pasa nada, es perfectamente válido. Puedes emitir factura ordinaria siempre que quieras, aunque el importe sea inferior a 400 €.
Lo que NO puedes hacer es emitir factura simplificada cuando corresponde ordinaria (operaciones superiores a 400 € o cuando el cliente la solicita).
¿Puedo convertir una factura simplificada en ordinaria?
Sí, cuando un cliente te pide los datos completos para deducir el IVA, debes emitir una factura rectificativa o factura completa sustitutiva con todos los datos.
Proceso:
- El cliente solicita factura completa
- Emites factura ordinaria en los 4 días siguientes a la solicitud
- Haces referencia al ticket o factura simplificada original
Requisitos legales para emitir una factura ordinaria en España
¿Quién debe emitir facturas ordinarias?
Están obligados a emitir facturas:
✓ Autónomos y profesionales en estimación directa
✓ Sociedades mercantiles (SL, SA, cooperativas)
✓ Empresarios individuales
✓ Comunidades de bienes
Excepciones (no obligados):
- Autónomos en módulos para ventas al por menor
- Operaciones exentas específicas
¿Qué tipo de empresas deben emitir facturas ordinarias?
Todas las empresas deben emitir factura ordinaria cuando:
- La operación supera 400 € (sin IVA)
- El cliente es empresario o profesional
- Se trata de operaciones intracomunitarias o exportaciones
¿Puedo emitir una factura ordinaria para operaciones intracomunitarias?
Sí, de hecho es obligatorio usar factura ordinaria (no simplificada) para operaciones intracomunitarias.
Características especiales:
- Sin IVA (operación exenta)
- Debe incluir mención: «Operación exenta de IVA – Art. 25 Ley 37/1992»
- Incluir NIF-IVA intracomunitario del cliente (ej: FR12345678901)
- Debe declararse en el Modelo 349
Ejemplo:
Cliente: Société Française SARL
NIF intracomunitario: FR12345678901
Domicilio: París, Francia
Base imponible: 5.000,00 €
IVA: EXENTO (operación intracomunitaria)
TOTAL: 5.000,00 €
Operación exenta de IVA – Art. 25 Ley 37/1992
¿Puedo deducir el IVA de una factura ordinaria en mis declaraciones fiscales?
Sí, las facturas ordinarias permiten al receptor deducir el IVA soportado en sus declaraciones trimestrales (Modelo 303), siempre que:
✓ La factura esté correctamente emitida
✓ Los bienes/servicios se destinen a la actividad empresarial
✓ Cumpla todos los requisitos legales
✓ Se conserve el original o copia
Las facturas simplificadas tienen limitaciones para deducir el IVA.
Sanciones por emitir facturas ordinarias de forma incorrecta
Tipos de infracciones
Emitir facturas incorrectas puede acarrear sanciones graves:
| Infracción | Sanción |
| No emitir factura | 150 € por factura (mín. 1.000 €, máx. 6.000 €) |
| Factura con datos incorrectos | 150 € por factura |
| Numeración incorrecta | 300 € por cada periodo |
| Facturas falsas | 150% del importe facturado |
| No conservar facturas | Multa hasta 100 € por factura |
¿Puedo rectificar una factura ordinaria?
Sí, si detectas un error puedes emitir una factura rectificativa.
Procedimiento:
- Emite factura rectificativa con numeración propia
- Haz referencia a la factura original (número y fecha)
- Indica el motivo de la rectificación
- Ajusta el IVA en el Modelo 303 correspondiente
No puedes:
- Tachar o modificar la factura original
- Anular facturas simplemente
- Usar el mismo número
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas ordinarias?
Debes conservar las facturas (emitidas y recibidas) durante:
Plazos de conservación
- Plazo fiscal: 4 años desde la presentación del impuesto
- Plazo mercantil: 6 años desde el último asiento en libros contables
- Recomendación: Guarda las facturas 6 años para estar seguro
Formato de conservación
Puedes conservarlas:
- En papel: archivadas físicamente
- Digitalizadas: escaneadas o en PDF (conservando las originales si se emitieron en papel)
- Electrónicas: si se emitieron digitalmente
Importante: Deben estar accesibles y legibles ante requerimiento de Hacienda.
¿Qué otros tipos de factura existen?
Además de la factura ordinaria y simplificada, existen:
Factura proforma
- No es una factura real, sino un presupuesto
- No tiene validez fiscal
- Se usa para informar al cliente antes de la operación
Factura rectificativa
- Corrige errores de facturas anteriores
- Puede ser positiva (aumenta) o negativa (reduce)
- Más info en notas de crédito
Factura recapitulativa
- Agrupa varias operaciones del mismo cliente en un periodo
- Útil para servicios periódicos
Autofactura
- La emite el receptor en lugar del emisor
- Solo permitida en casos específicos (inversión del sujeto pasivo)
Preguntas frecuentes sobre la factura ordinaria
¿Cuál es el límite de importe para emitir una factura ordinaria?
No hay límite superior. Debes usar factura ordinaria (no simplificada) cuando:
- El importe supera 400 € sin IVA
- El cliente la solicita (aunque sea menor)
- Es operación entre empresarios
¿Puede una factura ordinaria ser utilizada como justificante de gasto en mi contabilidad?
Sí, las facturas ordinarias son justificantes válidos para:
- Contabilizar gastos deducibles
- Deducir el IVA soportado
- Justificar gastos en el Impuesto de Sociedades o IRPF
- Presentar en auditorías
¿Qué obligaciones tiene el receptor de una factura ordinaria?
El receptor (cliente) debe:
- Conservar la factura durante 4-6 años
- Registrarla en su contabilidad
- Incluirla en el libro de facturas recibidas
- Declararla en el Modelo 303 si deduce el IVA
¿Puedo utilizar software de facturación para generar facturas ordinarias de forma automatizada?
Sí, es recomendable usar software de facturación que:
- Genera numeración correlativa automática
- Incluye todos los datos obligatorios
- Integra con la contabilidad
- Facilita presentación de impuestos
Conclusión: factura correctamente y evita sanciones
La factura ordinaria es el documento fiscal fundamental para justificar tus operaciones comerciales. Emitirla correctamente con todos los datos obligatorios es esencial para:
✓ Cumplir con tus obligaciones fiscales
✓ Permitir que tus clientes deduzcan el IVA
✓ Justificar tus ingresos ante Hacienda
✓ Evitar sanciones de hasta 6.000 €
✓ Mantener tu contabilidad en orden
Sin embargo, la facturación tiene numerosos matices: operaciones intracomunitarias, inversión del sujeto pasivo, retenciones de IRPF, descuentos, facturas rectificativas… Un error puede costarte dinero y problemas con Hacienda.
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✓ Gestión de facturas rectificativas cuando sea necesario
✓ Control de numeración y series
✓ Registro en libros de facturas emitidas y recibidas
✓ Gestión del IVA trimestral sin errores
✓ Software de facturación integrado en el servicio
✓ Atención ante requerimientos de Hacienda
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