¿Sabías que la factura electrónica será obligatoria para todos los autónomos y empresas en los próximos años? La Ley Crea y Crece ha marcado un antes y un después en la forma de facturar en España.
Lo que hasta ahora era una opción voluntaria o un requisito solo para ciertos sectores, se convertirá en una obligación generalizada para la mayoría de los negocios. El objetivo es claro: digitalizar las relaciones comerciales, reducir la morosidad y facilitar el control tributario.
Pero la nueva normativa no solo exige emitir facturas en formato electrónico, sino que impone requisitos técnicos concretos, plazos de implementación según el tamaño de la empresa y la obligación de que sean interoperables a través de soluciones de facturación homologadas.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la factura electrónica: quién está obligado, cuándo entra en vigor para cada colectivo, qué requisitos deben cumplir tus facturas y cómo preparar tu negocio para cumplir con la ley sin complicaciones.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que acredita una operación de compraventa de bienes o servicios entre empresas o profesionales, con el mismo valor legal y fiscal que una factura en papel. La diferencia fundamental no es solo el soporte —un archivo en lugar de un folio— sino la estructura del documento: una factura electrónica verdadera debe estar en un formato legible por máquina (como XML o Facturae), de modo que un sistema informático pueda procesarla automáticamente sin intervención manual.
Conviene aclarar desde el principio una confusión muy habitual: una factura en PDF no es una factura electrónica, aunque se envíe por correo. Un PDF es simplemente una factura digitalizada o «factura digital», pero carece de la estructura técnica exigida por la normativa. A partir de la entrada en vigor de la obligación B2B de la Ley Crea y Crece, los PDF dejarán de ser válidos para operaciones entre empresas.
Diferencias entre factura digital y factura electrónica
Aunque en el lenguaje cotidiano se usan indistintamente, no son lo mismo:
| Factura digital (PDF) | Factura electrónica | |
| Formato | PDF, imagen, Word | XML, Facturae, UBL |
| Procesamiento | Manual (requiere teclear datos) | Automático (el sistema lo lee solo) |
| Validez B2B (tras obligación) | No | Sí |
| Firma electrónica | No obligatoria | Sí, habitualmente |
| Trazabilidad automática | No | Sí |
Esta distinción es clave para entender por qué la normativa va más allá de «enviar facturas por email».
Marco legal de la factura electrónica en España
Antecedentes: la obligación con la Administración Pública
La facturación electrónica no es nueva en España. La Ley 25/2013 ya obligó a todos los proveedores de la Administración Pública a emitir facturas en formato electrónico para operaciones superiores a 5.000 euros. El formato establecido para ello es Facturae (XML), que sigue siendo el estándar oficial en el ámbito público.
La Ley Crea y Crece (2022): la gran ampliación al sector privado
El salto cualitativo llegó con la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida como Ley Crea y Crece. Su artículo 12 establece la obligación de emitir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales B2B (entre empresas y profesionales), con el objetivo declarado de combatir la morosidad, aumentar la transparencia y favorecer la digitalización del tejido empresarial.
Sin embargo, esta obligación está condicionada a la aprobación de un reglamento de desarrollo que, a fecha de marzo de 2026, todavía no ha sido publicado en el BOE. Esto significa que la obligación de facturar electrónicamente entre empresas no está técnicamente en vigor aún, aunque los plazos están definidos: 1 año desde la publicación del reglamento para empresas con facturación superior a 8 millones de euros, y 2 años para el resto de empresas y autónomos.
La Ley Antifraude y el sistema Verifactu
Paralela —y complementaria— a la Ley Crea y Crece existe otra obligación derivada de la Ley 11/2021 de Prevención del Fraude Fiscal y su desarrollo reglamentario a través del Real Decreto 1007/2023 (modificado por el RD 254/2025): el sistema Verifactu.
Verifactu no regula el formato de las facturas, sino los requisitos técnicos del software con el que se emiten. Sus plazos sí están en vigor y son firmes.
Verifactu y factura electrónica: ¿son lo mismo?
No, y confundirlos es uno de los errores más frecuentes entre autónomos y pymes. Son dos normativas distintas, con objetivos y plazos diferentes:
Verifactu (Ley Antifraude / RD 1007/2023):
- Regula los requisitos técnicos del software de facturación.
- Exige que el programa sea inalterable, trazable y seguro: encadenamiento de registros, firma electrónica, código QR en cada factura y posibilidad de remisión inmediata a la AEAT.
- Afecta a cualquier factura, sea B2B o B2C.
- Sus plazos ya son definitivos: 1 de enero de 2026 para empresas (personas jurídicas) y 1 de julio de 2026 para autónomos (personas físicas).
- Sanciones por usar software no homologado: hasta 50.000 €.
Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece):
- Regula el formato y los canales de intercambio de las facturas entre empresas.
- Exige facturas en formato estructurado (Facturae/XML), enviadas a través de plataformas de intercambio autorizadas, con registro de estados (emitida, aceptada, pagada).
- Solo afecta a operaciones B2B (entre empresas y profesionales).
- Sus plazos dependen de la aprobación del reglamento pendiente: estimados entre 2026 y 2027 para grandes empresas, y entre 2027 y 2028 para el resto.
En resumen: Verifactu regula cómo se genera la factura; la Ley Crea y Crece regula qué formato tiene y cómo se intercambia. Ambas son obligatorias, pero con calendarios distintos.
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
Todos los proveedores de la Administración Pública (Estado, CC.AA., Ayuntamientos, organismos públicos) están obligados a facturar electrónicamente en formato Facturae desde enero de 2015, sin umbrales mínimos.
Obligados por Verifactu (plazos en vigor)
Están obligados a utilizar un software de facturación homologado (compatible con Verifactu):
- Personas jurídicas (S.L., S.A., cooperativas, etc.): desde el 1 de enero de 2026.
- Autónomos y personas físicas: desde el 1 de julio de 2026.
Obligados por la Ley Crea y Crece (plazos pendientes del reglamento)
Una vez publicado el reglamento:
- Empresas con facturación > 8 millones €: en el plazo de 12 meses desde la publicación.
- Resto de empresas y autónomos: en el plazo de 24 meses desde la publicación.
Quiénes están exentos o tienen excepciones
- Autónomos en estimación objetiva (módulos): exentos de Verifactu, aunque deben seguir con sus obligaciones habituales de facturación.
- Contribuyentes en regímenes especiales de IVA: agricultura, ganadería y pesca, régimen simplificado, recargo de equivalencia (si no tributan en IRPF en estimación directa).
- Quienes facturen exclusivamente a consumidores finales (B2C): exentos de la obligación de la Ley Crea y Crece, aunque Verifactu sí les aplica si usan software.
- Empresas con domicilio fiscal en el País Vasco (pendiente de regulación específica).
- Quienes ya están en el SII (Suministro Inmediato de Información): excluidos de Verifactu, pues ya remiten sus facturas a la AEAT.
Datos obligatorios en una factura electrónica
Para que una factura electrónica sea válida debe contener los mismos datos que una factura en papel más los requisitos técnicos del formato:
- Número y serie correlativos.
- Fecha de expedición.
- NIF y datos fiscales completos del emisor y del receptor.
- Descripción detallada de los bienes o servicios prestados.
- Base imponible.
- Tipo impositivo aplicado (IVA en la Península; IGIC en Canarias).
- Cuota tributaria resultante.
- Importe total de la operación.
- En facturas sujetas a Verifactu: código QR con referencia a la sede electrónica de la AEAT.
- En facturas para la Administración Pública: formato Facturae (XML).
Tipos de factura electrónica
Factura electrónica estructurada
Es el formato genuino de factura electrónica: los datos se organizan en un estándar informático (XML, Facturae, UBL, EDIFACT) que puede ser leído, procesado e integrado automáticamente en cualquier programa de contabilidad o ERP. Es el único formato válido para las relaciones con la Administración Pública y el que exigirá la Ley Crea y Crece en el ámbito B2B.
Factura electrónica no estructurada
Se presenta como PDF o imagen. Incluye todos los datos legales, pero su procesamiento requiere intervención humana o software OCR. Es el formato más extendido hoy en día, pero no será válido para operaciones B2B una vez entre en vigor la obligación de la Ley Crea y Crece.
Factura simplificada electrónica
Es el equivalente digital del ticket de caja. Se utiliza en operaciones con consumidores finales (B2C) y no requiere los datos del receptor. Podrá mantenerse en formato no estructurado para relaciones con particulares, aunque el software que la emita deberá cumplir igualmente con Verifactu.
Plazos de implantación: tabla resumen actualizada a 2026
| Obligación | Quién | Fecha |
| Facturación a la Administración Pública | Todos los proveedores del sector público | Desde 2015 (ya vigente) |
| Software homologado Verifactu | Sociedades (personas jurídicas) | 1 enero 2026 |
| Software homologado Verifactu | Autónomos (personas físicas) | 1 julio 2026 |
| Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) | Empresas > 8M€ facturación | 1 año tras aprobación del reglamento* |
| Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) | Resto de empresas y autónomos | 2 años tras aprobación del reglamento* |
*El reglamento de la Ley Crea y Crece no ha sido aprobado a fecha de marzo de 2026. Las estimaciones apuntan a 2027-2028 para su entrada en vigor efectiva.
Sanciones por incumplimiento
No adaptarse a la normativa tiene consecuencias económicas relevantes:
Por no emitir factura electrónica B2B (una vez vigente la obligación): multas que pueden alcanzar los 10.000 € por infracción.
Por usar software de facturación no homologado (Verifactu): hasta 50.000 € para empresas y autónomos. Los fabricantes y distribuidores de software no homologado pueden enfrentarse a sanciones de hasta 150.000 €.
Por incumplir el periodo mínimo de conservación de facturas (4 años): sanciones por infracción tributaria según la Ley General Tributaria.
Además, más allá de las multas directas, facturas emitidas en formato no válido pueden ser rechazadas por el receptor y carecer de validez fiscal para la deducción de gastos o la aplicación de impuestos, lo que genera problemas en cualquier inspección de Hacienda.
Cómo funciona la factura electrónica paso a paso
El proceso de emisión de una factura electrónica con un software homologado sigue estos pasos básicos:
1. Creación del documento: el programa de facturación genera automáticamente la factura en formato estructurado (XML/Facturae), asignando número de serie correlativo y consignando todos los datos fiscales obligatorios.
2. Registro en el sistema (Verifactu): el software encadena el registro de la nueva factura con el hash de la anterior, garantizando la inalterabilidad de los registros. Se genera el código QR.
3. Remisión opcional o voluntaria a la AEAT: en la modalidad Verifactu activa, el registro se envía automáticamente a la sede electrónica de la AEAT en tiempo real. Esto actúa como presunción de cumplimiento y facilita futuras inspecciones.
4. Envío al receptor: la factura se envía al cliente a través de la plataforma de intercambio correspondiente o directamente por los canales habituales, aunque en formato estructurado.
5. Acuse de recibo y estados: una de las grandes novedades de la Ley Crea y Crece es que el receptor deberá confirmar la recepción, aceptación o rechazo de la factura, y posteriormente comunicar el pago. Esto permite un seguimiento del ciclo completo de la factura.
6. Conservación: el emisor debe mantener las facturas accesibles durante al menos 4 años (plazo de prescripción tributaria), garantizando que el receptor pueda leerlas, copiarlas y descargarlas gratuitamente.
¿Puedo seguir usando Excel, Word o PDF para facturar?
Con la entrada en vigor de Verifactu, Excel y Word dejarán de ser válidos como herramientas de facturación para quienes estén obligados. Estas aplicaciones no garantizan la inalterabilidad ni trazabilidad de los registros exigida por el RD 1007/2023.
Respecto al PDF: puede seguir utilizándose como representación visual de la factura (lo que el cliente ve en pantalla), pero el sistema deberá generar también el registro informático en formato XML. Una vez en vigor la Ley Crea y Crece para el B2B, el intercambio entre empresas deberá realizarse en formato estructurado, no en PDF.
Cómo adaptarse a la factura electrónica: pasos prácticos
Paso 1 – Evalúa tu situación actual. Identifica qué tipo de facturación tienes (B2B, B2C o mixta), qué software utilizas y si está en la lista de programas homologados por la AEAT.
Paso 2 – Verifica la homologación de tu software. Tu proveedor debe entregarte una declaración responsable que acredite que el sistema cumple con los requisitos de Verifactu. Si no lo hace, es el momento de cambiar.
Paso 3 – Adapta tus procesos internos. La factura electrónica implica cambios en la forma de registrar, enviar, archivar y hacer seguimiento de las facturas. La gestión de estados (emitida, aceptada, pagada) requiere coordinación entre facturación, administración y tesorería.
Paso 4 – Forma a tu equipo. El personal que gestiona la facturación necesita entender los nuevos flujos: cómo emitir, cómo corregir errores, cómo gestionar facturas rechazadas y cómo archivar correctamente.
Paso 5 – Apóyate en una asesoría especializada. La normativa es compleja, con dos marcos legales distintos (Verifactu y Ley Crea y Crece) con plazos y requisitos diferentes. Una asesoría como Asesorae puede ayudarte a analizar tu caso concreto y coordinar la transición sin riesgos.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica en España?
Hay que distinguir dos obligaciones. La de Verifactu (software homologado) ya está en vigor: el 1 de enero de 2026 para empresas y el 1 de julio de 2026 para autónomos. La de factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) depende de la publicación del reglamento pendiente; las estimaciones apuntan a entre 2027 y 2028 para la mayoría de autónomos y pymes.
¿La factura electrónica sustituye completamente a la factura en papel?
Para operaciones entre empresas y profesionales (B2B), sí, una vez en vigor la Ley Crea y Crece. Para operaciones con consumidores finales (B2C), la factura en papel o digital no estructurada puede seguir utilizándose, aunque el software deberá cumplir con Verifactu si se utiliza un programa informático.
¿Qué es Facturae y por qué es importante?
Facturae es el formato técnico oficial de la factura electrónica en España: un archivo XML con estructura estandarizada. No necesitas saber programación para usarlo; tu software de facturación lo genera automáticamente. Es el formato obligatorio para facturar a la Administración Pública y el que se espera que regule también el intercambio B2B privado.
¿Qué ocurre si facturo a otras empresas en PDF una vez entre en vigor la Ley Crea y Crece?
El receptor podrá legítimamente rechazar la factura por no cumplir el formato exigido. Además, podrías enfrentarte a sanciones y a que Hacienda no reconozca las operaciones documentadas en ese formato.
¿La factura electrónica es obligatoria para autónomos en Canarias?
Sí. La normativa estatal es de aplicación en Canarias con las mismas condiciones que en el resto del territorio nacional para autónomos y pymes que facturen a otras empresas o profesionales. La única diferencia fiscal relevante es que el impuesto aplicable es el IGIC (Impuesto General Indirecto Canario) en lugar del IVA, pero los requisitos formales de la factura electrónica son los mismos. En Asesorae trabajamos específicamente con autónomos y empresas en Canarias y conocemos en detalle las particularidades del sistema fiscal insular.
¿Qué diferencia hay entre la factura electrónica y el SII?
El SII (Suministro Inmediato de Información) es un sistema ya vigente para grandes empresas (facturación > 6 millones de euros) que obliga a remitir los libros de registro de facturas a la AEAT en tiempo casi real. Quienes ya están en el SII quedan excluidos de Verifactu porque su obligación de transparencia es aún mayor. El SII y la factura electrónica son marcos distintos, aunque comparten el objetivo de trazabilidad fiscal.
¿Habrá una solución pública gratuita de facturación electrónica?
Sí. La AEAT tiene previsto habilitar una plataforma pública y gratuita para la emisión y recepción de facturas electrónicas, especialmente pensada para autónomos y microempresas. Sin embargo, tendrá capacidad limitada (estimada en 2-3 facturas por hora), por lo que para negocios con volumen de facturación medio o alto será necesario un software privado homologado.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas?
El plazo general de conservación es de 4 años, que coincide con el plazo de prescripción tributaria. Durante ese tiempo, el emisor debe garantizar al receptor la posibilidad de leer, copiar, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita. Algunos sectores tienen plazos de conservación más largos según normativa sectorial específica.
Conclusión: prepara tu negocio para la factura electrónica con Asesorae
La transformación de la facturación en España es profunda y ya está en marcha. Los plazos de Verifactu son firmes y los de la Ley Crea y Crece se acercan. Esperar al último momento para adaptarse conlleva el riesgo de sanciones, rechazos de facturas y problemas en tus obligaciones fiscales trimestrales.
La buena noticia es que, con la orientación adecuada, la transición no tiene por qué ser un problema. En Asesorae acompañamos a autónomos y empresas en Canarias en todo el proceso: desde el análisis de tu situación actual hasta la elección del software más adecuado para tu actividad, pasando por la gestión de tus obligaciones fiscales con pleno conocimiento de las particularidades del sistema canario.
¿Quieres asegurarte de que tu negocio cumple con la normativa de factura electrónica sin errores ni sobresaltos? Contacta con Asesorae ahora y te ayudamos a dar el paso de forma ordenada.
