Gastos suplidos en factura: qué son y cómo facturarlos

Los gastos suplidos son pagos que un profesional realiza por cuenta del cliente. Características: factura a nombre cliente (NO profesional), NO llevan IVA/IRPF, aparecen separados en factura del servicio. Ejemplos: tasas, portes, registros. Cliente deduce gasto (NO profesional). Requiere factura justificativa a nombre cliente.

En esta guía completa te explicamos qué son, diferencia con gastos normales, requisitos, cómo facturar, ejemplos, provisión fondos, contabilización y preguntas frecuentes.

¿Qué son los gastos suplidos?

Definición: Desembolso que un profesional paga en nombre y por cuenta del cliente

Características clave:

✓ Profesional adelanta dinero
✓ NO es ingreso profesional
✓ NO es gasto profesional
✓ Cliente reembolsa importe
✓ NO sujeto a IVA/IRPF

Concepto importante: El profesional actúa como intermediario de pago, NO como proveedor servicio

Diferencia entre gasto y gasto suplido

Tabla comparativa:

Concepto	Gasto normal	Gasto suplido
Factura a nombre de	Profesional	Cliente
Quién paga inicialmente	Profesional	Profesional (adelanto)
Es ingreso profesional	NO	NO
Es gasto profesional	SÍ	NO
Lleva IVA	SÍ	NO
Lleva IRPF	SÍ (profesionales)	NO
Quién deduce	Profesional	Cliente
En factura	Sumado base imponible	Separado

Ejemplo gasto normal:

Abogado compra papel para oficina:
Factura a nombre: Despacho García SL
→ Gasto deducible abogado
→ IVA deducible abogado

Ejemplo gasto suplido:

Abogado paga tasa judicial cliente:
Factura tasa a nombre: Cliente Pedro López
→ Abogado adelanta dinero
→ Cliente reembolsa abogado
→ Cliente deduce tasa (NO abogado)

Ejemplos de gastos suplidos

Casos comunes:

1. Abogados

✓ Tasas judiciales (procesos judiciales)
✓ Registros (Registro Mercantil, Propiedad)
✓ Notaría (escrituras)
✓ Certificados (antecedentes penales)
✓ Procuradores

2. Gestorías/Asesorías

✓ Tasas Tráfico (matriculaciones)
✓ Registro Mercantil (constitución sociedades)
✓ Certificados digitales
✓ Hacienda (modelo 036, tasas)

3. Agencias publicidad

✓ Compra espacio publicitario (TV, radio)
✓ Imprenta (folletos cliente)
✓ Fotografía externa

4. Arquitectos

✓ Tasas licencias obra
✓ Visado Colegio Arquitectos
✓ Certificados energéticos

5. Otros profesionales

✓ Portes/envíos (correo certificado)
✓ Seguros específicos cliente
✓ Traducciones juradas

Qué no es un gasto suplido

NO son gastos suplidos:

❌ Gastos propios actividad (luz, agua, teléfono oficina)
❌ Desplazamientos profesional (gasolina, parking)
❌ Material oficina (papel, tinta)
❌ Dietas profesional
❌ Formación profesional

Por qué NO: Estos gastos son necesarios para prestar servicio, NO están individualizados cliente

Ejemplo INCORRECTO:

❌ Abogado cobra "suplido" desplazamiento juzgado
→ Incorrecto: Es gasto PROPIO actividad
→ Debe incluirse en honorarios (con IVA+IRPF)

Requisitos para considerar un gasto suplido

Hay tres condiciones obligatorias:

1. Factura a nombre del cliente

Requisito: Factura/documento pago debe estar emitido a nombre cliente (NO profesional)

Ejemplo correcto:

Tasa Registro Mercantil:

Factura emitida a:
Nombre: Nuevas Tecnologías SL (cliente)
NIF: B87654321

✓ Correcto → Es gasto suplido

Ejemplo INCORRECTO:

Factura emitida a:
Nombre: Asesoría García (profesional)
NIF: B12345678

✗ Incorrecto → NO es gasto suplido
→ Es gasto normal profesional

2. Pago justificado

Requisito: Profesional debe conservar factura que justifique pago

Documentación necesaria:

✓ Factura original a nombre cliente
✓ Justificante pago (transferencia, recibí…)
✓ Cliente necesita factura para deducir

Importante: Ticket NO válido (debe ser factura completa)

3. Por orden del cliente

Requisito: Cliente debe autorizar previamente gasto

Buenas prácticas:

✓ Informar cliente antes pagar
✓ Solicitar aprobación escrita (email)
✓ Comunicar importe aproximado

Ejemplo comunicación:

Email a cliente:

"Para tramitar la constitución de su sociedad,
necesitamos abonar la tasa del Registro Mercantil
(aprox. 120€). La factura se emitirá a nombre
de su sociedad y se lo repercutiremos como
gasto suplido en nuestra factura.

¿Autoriza el pago?"

¿Cómo facturar un gasto suplido?

Regla fundamental: Gasto suplido separado del servicio

Estructura factura:

═══════════════════════════════════════════════
FACTURA N.º 2026/042
Fecha: 15/03/2026
═══════════════════════════════════════════════

Cliente: Nuevas Tecnologías SL
NIF: B87654321

───────────────────────────────────────────────
SERVICIOS PRESTADOS:
───────────────────────────────────────────────

Asesoramiento constitución sociedad

Base imponible:                         800,00 €
IVA 21%:                                168,00 €
Retención IRPF 15%:                    -120,00 €
                                      ─────────
Subtotal servicios:                     848,00 €

───────────────────────────────────────────────
GASTOS SUPLIDOS:
(Cantidades abonadas por cuenta del cliente)
───────────────────────────────────────────────

Tasa Registro Mercantil                 120,00 €
(Factura RM-2026-1234 a nombre cliente)

Notaría escritura constitución          300,00 €
(Factura NOT-567 a nombre cliente)
                                      ─────────
Subtotal suplidos:                      420,00 €

═══════════════════════════════════════════════
TOTAL FACTURA:                        1.268,00 €
═══════════════════════════════════════════════

DESGLOSE:
- Servicios (con IVA/IRPF):             848,00 €
- Suplidos (sin IVA/IRPF):              420,00 €
═══════════════════════════════════════════════

Puntos clave:

✓ Sección separada «Gastos suplidos»
✓ NO sumar a base imponible servicios
✓ NO aplicar IVA sobre suplidos
✓ NO aplicar IRPF sobre suplidos
✓ Referenciar factura original (número)
✓ Indicar «por cuenta cliente»

¿Los gastos suplidos llevan IVA?

NO, gastos suplidos NO llevan IVA ni IRPF

Base legal: Art. 78 Ley IVA

Por qué: Profesional NO presta servicio, solo adelanta pago

El IVA ya lo pagó el proveedor original (incluido en factura a nombre cliente)

Ejemplo:

Tasa Registro Mercantil: 120€

Factura a nombre: Cliente XYZ SL
IVA: 0€ (tasas exentas IVA)

Profesional factura cliente:
Suplido: 120€
IVA sobre suplido: 0€ (NO aplica)
IRPF sobre suplido: 0€ (NO aplica)

¿Cómo se deduce un gasto suplido?

Quién deduce: Cliente (NO profesional)

Proceso deducción:

Cliente:

✓ Recibe factura original (su nombre)
✓ Deduce gasto en su actividad
✓ Deduce IVA (si aplicable)

Profesional:

❌ NO deduce gasto
❌ NO deduce IVA
❌ NO es ingreso (neutral fiscalmente)

Ejemplo contable cliente:

Cliente recibe:
- Factura tasa RM a su nombre: 120€
- Factura profesional: 848€ + 420€ suplido

Contabiliza:
Gasto servicios profesionales: 800€
IVA soportado: 168€
Retención practicada: 120€
Gasto tasa RM: 120€ (de factura original)

Total pagado: 1.268€

¿Cómo contabilizar gastos suplidos?

Contabilidad profesional:

Pago suplido:

Debe: Deudores (Cliente)        420€
Haber: Bancos                   420€

Cobro cliente:

Debe: Bancos                  1.268€
Haber: Ingresos servicios       800€
Haber: HP IVA repercutido       168€
Haber: HP retenciones           120€
Haber: Deudores (suplido)       420€

Resultado: Neutro (ingreso = cobro suplido)

¿Qué es la provisión de fondos y suplidos?

NO, son diferentes:

Gasto suplido: Profesional adelanta dinero, luego cobra cliente

Provisión fondos: Cliente adelanta dinero, profesional paga gastos

Tabla comparativa:

Concepto	Gasto suplido	Provisión fondos
Quién adelanta	Profesional	Cliente
Cuándo	Después pagar	Antes pagar
Objetivo	Reembolso	Anticipo
Contabilidad	Deudor	Acreedor

Ejemplo provisión fondos:

Cliente entrega 500€ anticipados para tasas

Profesional recibe: 500€ (anticipo)
Profesional paga: Tasa 120€ + Notaría 300€
Profesional devuelve: 80€ sobrante

Factura final:
Servicios: 800€ + IVA - IRPF = 848€
Provisión utilizada: 420€
Pendiente cobro: 428€ (848 - 420)

Obligaciones fiscales: libro de gastos suplidos y provisiones de fondos

Quién obligado: Profesionales estimación directa (autónomos que NO tributan módulos)

Qué registrar: Libro específico suplidos y provisiones fondos

Datos obligatorios:

✓ Fecha operación
✓ Tipo: Suplido o provisión
✓ Pagador provisión / Receptor suplido
✓ Importe
✓ Concepto

Ejemplo registro:

LIBRO PROVISIONES FONDOS Y SUPLIDOS

Fecha      | Tipo      | Cliente        | Importe | Concepto
-----------|-----------|----------------|---------|----------
15/03/2026 | Suplido   | Tech SL        | 120€    | Tasa RM
20/03/2026 | Provisión | Consulting SAU | 500€    | Anticipo
25/03/2026 | Suplido   | Tech SL        | 300€    | Notaría

Qué documentación debes guardar para justificar un gasto suplido

Documentación obligatoria:

✓ Factura original a nombre cliente
✓ Justificante pago (transferencia, recibí)
✓ Factura profesional (con suplido separado)
✓ Autorización cliente (email, presupuesto)

Conservación: 6 años (como cualquier factura)

Importante: Ticket NO válido, debe ser factura completa

Factura de gastos suplidos: ejemplo

Ejemplo completo paso a paso:

Situación: Gestoría tramita constitución SL cliente

Paso 1: Cliente solicita servicio

Paso 2: Gestoría informa gastos necesarios:

• Tasa Registro Mercantil: 120€
• Notaría: 300€

Paso 3: Cliente autoriza

Paso 4: Gestoría paga gastos (facturas a nombre cliente):

• Factura RM-123 a nombre: Innovación 2026 SL (120€)
• Factura NOT-456 a nombre: Innovación 2026 SL (300€)

Paso 5: Gestoría factura cliente:

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FACTURA 2026/018

Cliente: Innovación 2026 SL
───────────────────────────────────────────────
SERVICIOS:

Tramitación constitución sociedad

Base imponible:                         600,00 €
IVA 21%:                                126,00 €
Retención IRPF 15%:                     -90,00 €
                                      ─────────
Subtotal:                               636,00 €

───────────────────────────────────────────────
SUPLIDOS:

Tasa Registro Mercantil                 120,00 €
(Factura RM-123)

Notaría escritura                       300,00 €
(Factura NOT-456)
                                      ─────────
Subtotal suplidos:                      420,00 €

═══════════════════════════════════════════════
TOTAL:                                1.056,00 €
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Paso 6: Cliente paga 1.056€

Paso 7: Cliente deduce:

• Gasto servicios gestoría: 600€
• IVA soportado: 126€
• Retención IRPF: 90€
• Gasto tasa RM: 120€
• Gasto notaría: 300€

Preguntas frecuentes sobre los gastos suplidos

¿Se debe incluir un gasto suplido en la factura emitida a un cliente?

SÍ, obligatorio incluir en factura pero separado del servicio, sin aplicar IVA ni IRPF sobre suplido.

¿Cuál es la diferencia entre gastos reembolsables y gastos suplidos?

Gastos reembolsables: Gastos profesional (su nombre) que repercute cliente (con IVA/IRPF). Suplidos: Factura nombre cliente, sin IVA/IRPF adicional.

¿Es necesario acordar por adelantado con el cliente sobre los gastos suplidos?

SÍ, recomendable informar cliente antes pagar. Evita conflictos y asegura reembolso. Solicitar autorización escrita.

¿Puede el profesional deducir un gasto suplido?

NO, profesional NO deduce gasto ni IVA. Cliente deduce (factura a su nombre). Para profesional es neutro fiscalmente.

¿Qué pasa si la factura del suplido está a nombre del profesional?

NO es gasto suplido, es gasto normal profesional. Debe incluirse en base imponible servicios con IVA/IRPF. Profesional deduce.

Resumen

Los gastos suplidos son pagos que profesional realiza por cuenta cliente:

Puntos clave:

✓ Factura a nombre cliente (obligatorio)
✓ NO llevan IVA/IRPF adicional
✓ Separados en factura del servicio
✓ Cliente deduce (NO profesional)
✓ 3 requisitos: Factura nombre cliente, pago justificado, orden cliente
✓ Ejemplos: Tasas, notaría, registros, portes
✓ Documentación: Conservar factura original + justificante
✓ Libro específico: Si estimación directa

Facturación correcta:

SERVICIOS (con IVA/IRPF):
Base + IVA - IRPF = Subtotal

SUPLIDOS (SIN IVA/IRPF):
Concepto + importe = Subtotal suplidos

TOTAL FACTURA

No facturar correctamente gastos suplidos puede suponer:

• Aplicar IVA/IRPF indebidamente
• Cliente NO puede deducir gasto
• Profesional pierde neutralidad fiscal
• Sanciones Hacienda (facturación incorrecta)
• Conflictos con cliente (reembolso)
• Problemas inspección (justificación)

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