La factura electrónica B2B será obligatoria para todas las operaciones entre empresas y autónomos en España. Con la Ley Crea y Crece y su desarrollo reglamentario, emitir facturas en papel o simples PDF dejará de ser válido en operaciones Business to Business.
En esta guía completa te explicamos qué es la factura electrónica B2B, cuándo será obligatoria, qué formatos existen, requisitos técnicos, Verifactu y cómo preparar tu negocio para cumplir sin sanciones.
¿Qué es la factura electrónica B2B?
La factura electrónica B2B es aquella emitida, transmitida y recibida en formato electrónico estructurado en operaciones entre empresas o profesionales (Business to Business).
Definición y características principales
Características clave:
✓ Formato digital estructurado (no un simple PDF)
✓ Permite tratamiento automatizado de datos
✓ Garantiza integridad y autenticidad
✓ Permite trazabilidad completa
✓ Compatible con sistemas de intercambio de datos
¿Por qué es importante la factura electrónica B2B?
Objetivos de la normativa:
- Digitalización de la economía
- Reducción de la morosidad (control de pagos)
- Lucha contra el fraude fiscal
- Control por parte de Hacienda
- Eficiencia en la gestión empresarial
¿Qué dice la ley sobre el uso de la factura electrónica B2B?
Ley Crea y Crece
La Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), de 28 de septiembre, establece en su artículo 12:
«Las personas físicas o jurídicas que actúen como empresarios o profesionales estarán obligadas a expedir y remitir factura electrónica por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad.»
Ámbito: Operaciones B2B (entre empresas/autónomos)
Ley Antifraude
El Real Decreto-ley 13/2022 (Ley Antifraude) introduce requisitos adicionales sobre:
- Software de facturación
- Remisión de registros a Hacienda
- Verifactu (sistema de verificación)
Factura electrónica B2B en el contexto tecnológico actual
Actualmente, España tiene dos ecosistemas de facturación electrónica:
1. FACe (Administraciones Públicas):
- Obligatorio desde 2015
- Formato: Facturae XML
- Solo para B2G (empresa → administración)
2. Sistema B2B (entre empresas):
- En proceso de implementación
- Múltiples formatos posibles
- Plataforma pública en desarrollo
¿Quién está obligado a utilizar factura electrónica B2B?
Obligados a partir de la entrada en vigor
Deben emitir y recibir facturas electrónicas:
✅ Sociedades mercantiles (SL, SA, etc.)
✅ Autónomos (personas físicas)
✅ Profesionales liberales
✅ Pymes
✅ Cualquier empresario en operaciones B2B
Excepciones a la obligación de usar factura electrónica en operaciones B2B
NO están obligados (de momento):
❌ Facturas a consumidores finales (B2C)
❌ Facturas simplificadas (< 400 €)
❌ Situaciones específicas que determine el reglamento
Importante: Aunque vendas a consumidores, si compras a proveedores empresas, deberás recibir facturas electrónicas.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Calendario de implantación previsto
Plazos tras la aprobación del reglamento (pendiente de confirmación oficial):
| Plazo | Obligados | Fecha estimada |
| 1 año | Empresas facturación > 8M€ | 2026-2027 |
| 2 años | Resto empresas y autónomos | 2027-2028 |
| 3 años | Comunicación estado facturas | 2028-2029 |
Estado actual (febrero 2026): El reglamento está en fase de desarrollo. Los plazos comenzarán a contar desde su aprobación definitiva.
¿Por qué no esperar al último momento?
Riesgos de retrasar la adaptación:
- Problemas técnicos de última hora
- Proveedores que exijan factura electrónica antes
- Incompatibilidad con software antiguo
- Sanciones por incumplimiento
- Bloqueo de operaciones comerciales
¿Cómo funciona la factura electrónica B2B?
Proceso completo
1. EMISOR crea factura en formato estructurado
↓
2. Sistema VALIDA formato y datos
↓
3. Factura se ENVÍA al receptor (y opcionalmente a Hacienda)
↓
4. RECEPTOR recibe e integra en su sistema
↓
5. Receptor COMUNICA estado (aceptada/rechazada/pagada)
↓
6. Sistema registra TRAZABILIDAD completa
Actores involucrados
1. Emisor: Quien vende/presta servicio
2. Receptor: Quien compra/recibe servicio
3. Plataforma: Sistema de intercambio (público o privado)
4. AEAT: Recibe información (según sistema)
Formato de factura electrónica B2B
1. No estructurado
Ejemplo: PDF simple, imagen, Word
Características: ❌ No permite tratamiento automatizado
❌ Requiere transcripción manual
❌ NO será válido como único formato B2B obligatorio
Uso actual: Facturas B2C, backup visual
2. Estructurado
Definición: Formato que permite intercambio automático de datos.
Formatos utilizados de factura electrónica B2B
Facturae:
- Formato XML español
- Obligatorio para FACe (administraciones)
- Versión: 3.2, 3.2.1, 3.2.2
- Muy detallado y complejo
UBL (Universal Business Language):
- Estándar internacional ISO/IEC 19845
- Formato XML
- Más extendido en Europa
- Flexible y compatible
EDIFACT:
- Estándar ONU para intercambio EDI
- Usado en logística y grandes empresas
- Formato más antiguo
Otros: CII (Cross Industry Invoice), ZUGFeRD (híbrido PDF+XML)
Comparativa de formatos
| Formato | Origen | Complejidad | Uso principal |
| Facturae | España | Alta | Administraciones públicas |
| UBL | Internacional | Media | B2B Europa |
| EDIFACT | ONU | Alta | Logística, grandes empresas |
| Universal | Baja | Visualización (NO válido solo) |
Probable: El reglamento admitirá varios formatos para dar flexibilidad.
Elementos esenciales de una factura electrónica B2B
Datos obligatorios de una factura electrónica
Datos básicos (como cualquier factura):
✓ Número de factura y serie
✓ Fecha de emisión
✓ Identificación completa del emisor (nombre, NIF, dirección)
✓ Identificación completa del receptor
✓ Descripción detallada de bienes/servicios
✓ Base imponible
✓ Tipo impositivo e impuestos
✓ Importe total
Identificación de las partes involucradas
Emisor:
- Nombre/razón social
- NIF/CIF
- Dirección completa
- Datos de contacto
Receptor (mismos datos)
Descripción de la operación
- Concepto claro
- Unidades
- Precio unitario
- Total línea
Base imponible e impuestos
- Base por tipo de IVA
- Tipo aplicado (21%, 10%, 4%)
- Cuota resultante
- Retenciones (si aplican)
Total a pagar
- Suma de todas las bases + IVA – retenciones
Método de pago
- Forma de pago
- Plazo
- Datos bancarios (si procede)
Firma electrónica
Importante: Algunas facturas electrónicas requieren firma digital avanzada para garantizar:
- Autenticidad del emisor
- Integridad del contenido
- No repudio
Datos adicionales B2B
Novedades previstas:
✓ Estado de la factura (emitida, aceptada, rechazada, pagada)
✓ Fecha de pago efectivo
✓ Código QR o identificador único
✓ Mención Verifactu (si aplica)
Verifactu: qué es y cómo afecta a la factura electrónica
Verifactu es el sistema de verificación de facturas electrónicas que conecta tu software con la AEAT en tiempo real.
Características de Verifactu
Funcionamiento:
- Tu software envía información de cada factura a Hacienda
- Hacienda genera código de verificación
- Se incluye en la factura (QR o alfanumérico)
Ventajas: ✓ Mayor seguridad fiscal
✓ Reducción de errores
✓ Llevanza automática de libros
✓ Facilita cumplimiento normativo
Estado: Sistema voluntario pero recomendado (puede ser obligatorio en futuro).
Ejemplo de factura electrónica B2B
Visualización (PDF generado desde XML)
═══════════════════════════════════════════════════════
EMPRESA EJEMPLO S.L.
B12345678
C/ Principal, 25 – Las Palmas
═══════════════════════════════════════════════════════
FACTURA ELECTRÓNICA B2B
Nº: 2026/001 Fecha: 15/02/2026
Cliente: DISTRIBUCIONES NORTE S.L.
NIF: B87654321
C/ Secundaria, 50 – Tenerife
───────────────────────────────────────────────────────
CONCEPTO CANT. P.UNIT. IMPORTE
───────────────────────────────────────────────────────
Producto ABC 100 10,00 € 1.000,00 €
───────────────────────────────────────────────────────
BASE IMPONIBLE: 1.000,00 €
IVA 21%: 210,00 €
═══════════
TOTAL: 1.210,00 €
Forma de pago: Transferencia
Vencimiento: 30 días
[QR CODE VERIFACTU]
Código verificación: ABC123XYZ456
Formato: UBL 2.1 – Factura estructurada
═══════════════════════════════════════════════════════
Importante: Lo que ves es una representación visual. El archivo real es un XML estructurado.
¿Qué implica para tu empresa la factura electrónica obligatoria?
Cambios necesarios
1. Tecnológicos:
- Software de facturación compatible
- Sistema de recepción de facturas electrónicas
- Almacenamiento seguro y trazable
2. Organizativos:
- Formación del personal
- Nuevos procedimientos internos
- Control de estados de factura
3. Legales:
- Cumplimiento de formatos
- Conservación adecuada
- Respuesta a requerimientos de Hacienda
Ventajas de adelantarse
✓ Ahorro de tiempo en gestión
✓ Reducción de errores
✓ Cobros más rápidos
✓ Integración automática con contabilidad
✓ Mejora de imagen profesional
¿Cómo pueden cumplir los autónomos con todas las obligaciones de la factura electrónica?
Un programa de facturación homologado por Hacienda
Requisitos del software:
✓ Generar facturas en formato estructurado
✓ Recibir facturas electrónicas
✓ Conservar con garantías
✓ Permitir trazabilidad completa
✓ Compatible con Verifactu (recomendado)
Opciones:
- Software comercial certificado
- Plataforma pública de Hacienda (gratuita, en desarrollo)
- Solución de tu asesoría
Cómo prepararte para emitir y recibir facturas electrónicas sin riesgos
Pasos de adaptación
1. Evaluar tu situación actual:
- ¿Qué software usas?
- ¿Es compatible?
- ¿Qué volumen de facturas tienes?
2. Elegir solución:
- Software propio
- Plataforma Hacienda
- Servicio de asesoría
3. Implementar y probar:
- Instalar/configurar
- Hacer pruebas con facturas reales
- Formar a tu equipo
4. Comunicar a clientes y proveedores:
- Informar del cambio
- Facilitar datos necesarios
- Coordinar formato común
5. Verificar cumplimiento:
- Revisar que todo funciona
- Comprobar trazabilidad
- Asegurar conservación correcta
Preguntas frecuentes sobre factura electrónica B2B
¿Será obligatoria para todos los autónomos?
Sí, cuando entre en vigor el reglamento, todos los autónomos que trabajen con otras empresas o profesionales deberán emitir y recibir facturas electrónicas.
¿Enviar un PDF por email es suficiente?
No. La factura debe estar en formato estructurado (XML) que permita tratamiento automatizado. El PDF puede ser un anexo visual, pero no el formato principal.
¿Afecta a las facturas a clientes particulares?
No. La obligación se limita a operaciones B2B. Las facturas a consumidores finales (B2C) pueden seguir siendo en papel o PDF.
¿Habrá sanciones?
Sí. El incumplimiento puede conllevar:
- Sanciones económicas
- Recargos
- Pérdida de deducciones fiscales
- Imposibilidad de operar con algunas empresas
¿Puedo seguir emitiendo facturas en papel entre las obligatorias?
Una vez sea obligatorio, NO. Todas las facturas B2B deberán ser electrónicas.
¿Qué pasa si mi proveedor no me manda factura electrónica?
Será su incumplimiento, pero te afectará porque no podrás registrarla correctamente. Deberás exigir el formato correcto.
¿Cómo puede un software ERP facilitar la presentación de una factura electrónica B2B?
Ventajas de un ERP integrado:
✓ Automatización total del proceso
✓ Integración con contabilidad
✓ Control de estados de factura
✓ Reporting automático
✓ Conexión con bancos para conciliación
✓ Gestión de clientes y proveedores unificada
Importante: El ERP debe estar certificado para facturación electrónica B2B.
Conclusión: adelántate a la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica B2B no es una opción, es una obligación inminente para todas las empresas y autónomos en España.
Puntos clave: ✓ Será obligatoria para todas las operaciones entre empresas
✓ Requiere formato estructurado (XML), no vale PDF simple
✓ Implica cambios tecnológicos y organizativos
✓ El software debe ser compatible
✓ Verifactu añade verificación en tiempo real con Hacienda
Esperar al último momento puede generar:
- Problemas técnicos
- Incompatibilidades con clientes/proveedores
- Sanciones por incumplimiento
- Bloqueo de operaciones
¿Necesitas ayuda para prepararte?
En Asesorae, tu asesoría online en Canarias, te ayudamos con:
✓ Evaluación de tu sistema de facturación actual
✓ Implementación de factura electrónica B2B
✓ Software certificado integrado en nuestro servicio
✓ Gestión completa de facturas electrónicas
✓ Formación para tu equipo
✓ Asesoramiento sobre Verifactu
✓ Cumplimiento normativo garantizado
Solicita información sin compromiso y adelántate a la obligación. Convertimos la factura electrónica en una ventaja competitiva para tu empresa, no en un problema.¿Dudas sobre facturación electrónica? Consulta nuestros servicios y deja tu adaptación en manos de profesionales especializados.
