Cómo validar una factura electrónica: guía paso a paso

10 abril 2026

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La factura electrónica ya no es opcional: es obligatoria para facturar a la Administración pública desde 2015 y progresivamente lo será para todas las operaciones entre empresas (B2B) con la Ley Crea y Crece.

Pero emitir una factura electrónica no basta: hay que validarla correctamente para asegurarse de que cumple todos los requisitos legales y técnicos. Una factura mal validada puede ser rechazada, impedir la deducción del IVA o causar problemas con Hacienda.

En esta guía completa te explicamos qué significa validar una factura electrónica, qué requisitos debe cumplir, cómo validarla paso a paso en FACe y otras plataformas, errores comunes y todo sobre Verifactu.

¿Qué entendemos por validar una factura electrónica?

Validar una factura electrónica es el proceso de comprobar que el archivo cumple todos los requisitos legales, técnicos y fiscales establecidos por la normativa de facturación electrónica.

¿Qué se comprueba en la validación?

La validación verifica:

✓ Formato correcto: XML estructurado según el esquema Facturae
✓ Datos obligatorios completos: NIF, importes, impuestos, descripciones
✓ Firma electrónica válida: Certificado digital reconocido
✓ Integridad del contenido: El archivo no ha sido modificado
✓ Autenticidad del emisor: Identidad verificada mediante certificado
✓ Legibilidad: El formato es procesable y visualizable

Diferencia entre validar, firmar y conservar

Estos tres conceptos están relacionados pero son diferentes:

Concepto	Qué es	Cuándo se hace
Firmar	Aplicar certificado digital al archivo	Al generar la factura
Validar	Comprobar que cumple requisitos	Antes de enviar/registrar
Conservar	Guardar el archivo correctamente	Durante 4-6 años

Proceso completo:

Generas la factura en formato electrónico (XML)
Firmas con tu certificado digital
Validas que esté correcta técnicamente
Envías/registras la factura
Conservas el archivo durante el plazo legal

¿Por qué es importante validar una factura electrónica?

Consecuencias de no realizar la validación correctamente

No validar adecuadamente una factura electrónica puede provocar:

❌ Rechazo automático por parte del destinatario o plataforma
❌ Imposibilidad de deducir el IVA (factura no válida fiscalmente)
❌ Retrasos en el cobro (la factura queda bloqueada)
❌ Incidencias en inspecciones de Hacienda
❌ Sanciones por incumplimiento del Reglamento de Facturación
❌ Problemas contables (facturas no registrables)

Ejemplo real: Si emites una factura a un Ministerio sin validar en FACe, el sistema la rechazará automáticamente y tendrás que rehacer todo el proceso, retrasando el cobro semanas o meses.

Requisitos para una validación exitosa

Antes de validar, tu factura electrónica debe cumplir unos requisitos básicos:

Datos obligatorios en toda factura electrónica

Datos del emisor:

NIF/CIF
Nombre o razón social completa
Domicilio fiscal

Datos del receptor:

NIF/CIF
Nombre o razón social
Domicilio fiscal

Datos de la factura:

Número único y consecutivo (sin saltos ni duplicados)
Fecha de emisión
Fecha de operación (si difiere de la emisión)
Descripción detallada de bienes/servicios
Base imponible por cada tipo impositivo
Tipo de IVA aplicado (21%, 10%, 4%)
Cuota de IVA
Importe total

Datos adicionales según el caso:

Retenciones de IRPF
Recargo de equivalencia
Exenciones de IVA (con artículo legal)

Formato XML

Las facturas electrónicas en España deben emitirse en formato Facturae, que es un archivo XML (no PDF) con una estructura específica.

Versiones de Facturae:

Facturae 3.2: obligatoria para Administraciones
Facturae 3.2.1: versión actualizada (recomendada)
Facturae 3.2.2: última versión con mejoras

¿Qué es un XML?

XML (eXtensible Markup Language) es un lenguaje de marcado que estructura la información de forma que sea legible tanto por humanos como por máquinas.

Aspecto de un archivo Facturae (simplificado):

xml

<?xml version=»1.0″ encoding=»UTF-8″?>

</FileHeader>

</TaxIdentification>

<CorporateName>ASESORAE CANARIAS SL</CorporateName>

</LegalEntity>

</SellerParty>

<!– Datos del comprador –>

</BuyerParty>

</Parties>

</InvoiceHeader>

<!– Más datos de la factura –>

</Invoice>

</Invoices>

</Facturae>

Importante: No puedes crear un XML manualmente. Debes usar software de facturación certificado o la plataforma de Hacienda.

Firma electrónica avanzada

Toda factura electrónica debe estar firmada digitalmente con un certificado electrónico reconocido.

Tipos de certificados válidos: ✓ Certificado digital de persona jurídica (empresa)
✓ Certificado digital de persona física (autónomo)
✓ DNI electrónico
✓ Certificado de sello electrónico (para envíos masivos)

La firma garantiza:

Identidad del emisor
Integridad del contenido (no modificado)
No repudio (no puede negarse la autoría)

Comprobaciones esenciales antes de subir el archivo

Antes de validar, verifica:

☐ El archivo es XML (extensión .xml o .xsig)
☐ Está firmado con certificado válido
☐ No tiene errores de estructura XML
☐ Los NIF son correctos y válidos
☐ La numeración es consecutiva
☐ Los importes cuadran (base + IVA = total)
☐ No hay duplicados de número de factura

Dónde validar una factura electrónica

Hay diferentes plataformas según el destinatario de la factura:

Validación para proveedores del sector público (administraciones)

FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas)

FACe es la plataforma oficial y obligatoria para enviar facturas electrónicas a la Administración General del Estado (Ministerios, organismos estatales).

Acceso: face.gob.es

Funciones:

Validar formato Facturae
Verificar firma electrónica
Enviar facturas a organismos públicos
Consultar estado de facturas
Obtener justificante de presentación

FACeB2B

FACeB2B es la plataforma para enviar facturas a Administraciones Locales (ayuntamientos, diputaciones) que no tienen sistema propio.

Acceso: faceb2b.gob.es

Portales de validación autonómicos y locales

Algunas Comunidades Autónomas y entidades locales tienen sus propios sistemas:

e.FACT (Cataluña): efact.cat
eFACT (Valencia): efact.gva.es
Otras CCAA: Cada una puede tener su portal propio

Regla general: Consulta siempre con el organismo destinatario qué plataforma debes usar.

Validación en FACE paso a paso

Vamos a ver el proceso completo de validación en FACe:

Paso 1: Acceso e identificación en la plataforma

Accede a face.gob.es
Haz clic en «Acceso al servicio»
Identifícate con:
- Certificado digital de la empresa
- DNI electrónico
- Cl@ve (menos recomendado para empresas)

Paso 2: Preparar la factura

Antes de subir, asegúrate de tener:

Archivo XML firmado digitally
Anexos PDF si son necesarios (opcional pero recomendado para visualización)
Código DIR3 del organismo destinatario

¿Qué es el código DIR3?

Es el código que identifica unívocamente a cada unidad administrativa. Es obligatorio para que la factura llegue al destinatario correcto.

Cómo obtenerlo: Debes preguntarlo al organismo público con quien trabajas. También puedes buscarlo en el directorio DIR3 oficial.

Paso 3: Carga del fichero XML y parámetros de la validación

En FACe, ve a «Presentación de facturas»
Selecciona «Subir fichero»
Elige tu archivo XML firmado
Completa los datos:
- Código DIR3 del destinatario
- Comentarios (opcional)
Puedes añadir anexos (PDF visualizable)

Opciones de validación:

Validación básica: estructura XML y firma
Validación completa: además comprueba NIF, DIR3, etc.

Paso 4: Interpretación del informe de resultados

Una vez subido, FACe genera un informe de validación:

Posibles resultados:

✅ VÁLIDA: La factura cumple todos los requisitos y se ha enviado correctamente al destinatario

⚠️ VÁLIDA CON AVISOS: Se ha enviado pero hay avisos no bloqueantes (ej: falta algún campo opcional)

❌ NO VÁLIDA: Errores que impiden su aceptación. Debes corregir y volver a enviar

Ejemplo de informe con errores:

ERROR: Firma electrónica no válida o expirada

ERROR: NIF del emisor no coincide con el certificado

AVISO: Falta descripción detallada en línea 3

Cada error debe corregirse antes de reenviar.

Validación en el ámbito privado (B2B)

Con la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica será obligatoria también entre empresas.

Plataforma pública para validar facturas electrónicas entre empresas

Hacienda está desarrollando una plataforma pública de facturación B2B que permitirá:

✓ Generar facturas electrónicas gratuitamente
✓ Validar facturas antes de enviar
✓ Almacenar todas las facturas emitidas
✓ Facilitar el cumplimiento con Verifactu
✓ Control de plazos de pago por la AEAT

Característica clave: Aunque uses software privado de facturación, deberás registrar las facturas en esta plataforma o enviarlas mediante Verifactu.

Verifactu: validación de facturas electrónicas con Hacienda

Verifactu es el sistema de verificación en tiempo real de facturas electrónicas que conecta tu software de facturación directamente con la Agencia Tributaria.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu permite enviar automáticamente la información de tus facturas a Hacienda en el momento de emitirlas.

Características:

Sistema voluntario (de momento)
Envío en tiempo real o diferido (máx. 4 días)
Las facturas incluyen mención «VERI*FACTU»
Hacienda puede verificar su autenticidad instantáneamente

Ventajas de Verifactu: ✓ Mayor seguridad fiscal
✓ Reducción de errores contables
✓ Llevanza automática de libros de IVA
✓ Facilita inspecciones
✓ Cumplimiento con facturación electrónica B2B

Requisitos para usar Verifactu

Tu software de facturación debe:

Estar certificado como software de facturación con Verifactu
Conectarse mediante API con la AEAT
Generar facturas con los campos requeridos
Incluir código QR o huella digital en cada factura

Formato de factura con Verifactu:

Las facturas Verifactu incluyen:

Código QR que enlaza a la verificación en AEAT
Huella digital única (hash) de la factura
Mención «VERI*FACTU» visible

Validadores online de terceros

Existen herramientas de terceros para prevalidar facturas antes de enviarlas oficialmente:

Validadores comunes:

Validador Facturae del MINHAP (Ministerio)
Validadores integrados en software de contabilidad

Importante: Estos validadores solo comprueban estructura técnica. La validación oficial se hace en FACe o la plataforma correspondiente.

Herramientas integradas en software de contabilidad y gestión

La mayoría de software de contabilidad y facturación profesional incluye:

✓ Generación automática de XML Facturae
✓ Firma electrónica integrada
✓ Validación previa antes de enviar
✓ Conexión directa con FACe
✓ Integración con Verifactu

Ejemplos de software: Holded, Quipu, Billin, A3, Sage, Contaplus, etc.

Errores comunes y cómo solucionarlos

Error en la firma electrónica

Síntoma: «Firma electrónica no válida» o «Certificado expirado»

Causas:

El certificado digital está caducado
El certificado no es de tipo reconocido
El NIF del certificado no coincide con el emisor de la factura

Solución:

Renueva tu certificado digital si está caducado
Verifica que el NIF del certificado coincida con tu NIF fiscal
Asegúrate de usar un certificado de FNMT, Camerfirma u otra entidad reconocida

Esquema incorrecto

Síntoma: «El archivo no cumple el esquema Facturae 3.2»

Causas:

La estructura XML no sigue el esquema oficial
Faltan campos obligatorios
Campos con formato incorrecto (fechas, importes)

Solución:

Usa software certificado que genere el XML correctamente
No modifiques manualmente el archivo XML
Verifica que tu software esté actualizado a la última versión de Facturae

Factura duplicada

Síntoma: «Ya existe una factura con este número»

Causas:

Has enviado la misma factura dos veces
Has reutilizado un número de factura

Solución:

Verifica en el sistema si la factura ya está registrada
Si es un error, usa el siguiente número consecutivo
Nunca reutilices números de factura

Código DIR3 incorrecto o ausente

Síntoma: «Código DIR3 no válido» o «Organismo destinatario no identificado»

Causas:

El código DIR3 está mal escrito
Has usado un código DIR3 antiguo o de otro organismo

Solución:

Solicita el código DIR3 correcto al organismo público
Consulta el directorio DIR3 oficial
Verifica que no haya espacios ni caracteres extra

Error en datos fiscales (NIF inválido)

Síntoma: «NIF no válido» o «NIF no encontrado en registros»

Causas:

El NIF tiene algún error tipográfico
El NIF no está dado de alta fiscalmente

Solución:

Verifica el NIF en la web de la AEAT
Asegúrate de que el formato sea correcto (letra + 8 dígitos para personas jurídicas)
Si el error persiste, contacta con el destinatario para confirmar sus datos fiscales

Preguntas frecuentes sobre validación de facturas electrónicas

¿Es lo mismo una factura electrónica que una factura en PDF?

No. Una factura en PDF NO es una factura electrónica. La factura electrónica es un archivo XML con estructura Facturae, firmado digitalmente. El PDF puede ser un anexo para visualización, pero no sustituye al XML.

¿Puedo emitir facturas electrónicas sin certificado digital?

No. Todas las facturas electrónicas deben estar firmadas digitalmente con un certificado reconocido. Sin certificado, no puedes generar facturas electrónicas válidas.

¿Qué pasa si una factura electrónica es rechazada?

Debes corregir los errores, generar una nueva factura con el mismo número (si aún no se registró) o con nuevo número (si ya se registró), y volver a enviarla.

¿Cuánto tiempo tarda en validarse una factura en FACe?

La validación técnica es instantánea (segundos). Sin embargo, el organismo destinatario puede tardar días o semanas en tramitarla administrativamente.

¿Las facturas electrónicas B2B ya son obligatorias?

Todavía no para todos. La implementación es progresiva según la Ley Crea y Crece. Se espera que sea obligatorio durante 2025-2026 para todas las empresas. De momento, es obligatorio para:

Facturas a Administraciones públicas (obligatorio desde 2015)
Grandes empresas (implementación en curso)
Resto de empresas: progresivamente según calendario oficial

¿Dónde se conservan las facturas electrónicas validadas?

Debes conservar el archivo XML original firmado durante al menos 4 años (6 años recomendado). Puedes guardarlas:

En tu propio sistema
En la nube con backup
En la plataforma de Hacienda (cuando esté disponible)

Conclusión: valida tus facturas electrónicas sin errores

La validación de facturas electrónicas es un proceso técnico pero imprescindible para asegurar que tus facturas cumplen todos los requisitos legales y fiscales. Con la progresiva implantación de la facturación electrónica obligatoria en operaciones B2B, dominar este proceso es fundamental.

Los puntos clave son: ✓ Generar facturas en formato XML Facturae correcto
✓ Firmar digitalmente con certificado válido
✓ Validar en la plataforma correspondiente (FACe para Administraciones)
✓ Conocer y usar Verifactu para facturas B2B
✓ Evitar errores comunes que bloquean el proceso

Un error en la validación puede retrasar cobros, causar problemas con Hacienda o invalidar deducciones fiscales. La normativa es técnica y cambiante, por lo que contar con asesoramiento especializado y software certificado marca la diferencia.

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Anabel Alonso

Especialista contable y asesora fiscal con 7 años de experiencia.