Si eres autónomo, seguro que te suena esta escena: estás revisando tus cuentas del trimestre y te das cuenta de que has gastado dinero en un par de cafés con clientes, unos folios en la papelería del barrio o un viaje en transporte público para una reunión. Son importes pequeños, no tienes factura de ellos y, por tanto, dabas por hecho que no podías desgravarlos.
Pues bien, Hacienda sabe que el día a día de un negocio está lleno de estos pequeños imprevistos difíciles de documentar. Por eso inventó los gastos de difícil justificación.
En esta guía te explicamos de forma sencilla qué son, cómo calcularlos y cómo puedes utilizarlos para pagar menos impuestos de forma 100% legal.
¿Qué son los gastos de difícil justificación y cómo te ayudan a pagar menos impuestos?
Los gastos de difícil justificación son, en esencia, un «colchón» fiscal automático que la Agencia Tributaria (y las haciendas forales o autonómicas en su caso) concede a determinados autónomos.
En lugar de obligarte a perseguir facturas de cada bolígrafo o menú diario de bajo coste, la administración te permite aplicar un porcentaje fijo de descuento sobre el rendimiento neto de tu negocio. Es decir, restas un dinero extra a tus beneficios antes de calcular los impuestos, lo que hace que tu factura fiscal baje directamente sin necesidad de aportar justificantes de esos gastos concretos.
Requisitos: ¿Quién puede aplicarse los gastos de difícil justificación?
Lamentablemente, este beneficio no es para todo el mundo. Para poder restarte estos gastos en tus declaraciones, debes cumplir con unos requisitos de tributación muy específicos.
El papel de la estimación directa simplificada
Este es el requisito estrella. Solo puedes aplicar los gastos de difícil justificación si tributas en el Régimen de Estimación Directa Simplificada en el IRPF. Es el régimen en el que están la gran mayoría de los autónomos en España (aquellos que facturan menos de 600.000 € al año y no han optado por la modalidad normal).
¿Qué pasa con la estimación directa normal y los módulos?
Si tributas en estimación directa normal o por el sistema de módulos (estimación objetiva), quedas totalmente fuera de esta deducción. En la normal tendrás que justificar absolutamente cada céntimo con su correspondiente factura, y en módulos ya pagas en función de unas variables fijas (metros del local, personal, etc.), por lo que no se tienen en cuenta tus gastos reales.
🏝️ El apunte canario de Asesorae: Si eres autónomo en las Islas Canarias, recuerda que esta deducción estatal del IRPF convive perfectamente con las particularidades de nuestro REF (Régimen Económico y Fiscal). Aunque a nivel de IGIC estos gastos no tengan impacto (ya que no hay factura con impuesto que deducir), en tu declaración de la Renta son un salvavidas obligatorio para rebajar tu rendimiento neto.
Cómo calcular los gastos de difícil justificación paso a paso
Calcularlos es muy sencillo porque no depende de lo que hayas gastado en la realidad, sino de lo que hayas ingresado y de los gastos que sí tienes perfectamente documentados.
La fórmula es la siguiente:
- Toma tus ingresos totales del año.
- Réstale los gastos justificados (alquiler, cuota de autónomos, compras con factura, etc.).
- Al resultado (que es tu rendimiento neto previo), aplícale el porcentaje legal.
El porcentaje de gastos de difícil justificación actual
El porcentaje que Hacienda te permite aplicar es del 5%.
El límite máximo que Hacienda te permite desgravar
¡Ojo! El 5% tiene un techo. El límite máximo que puedes desgravarte por este concepto es de 2.000 € anuales. Da igual que el 5% de tus beneficios sume 3.500 €; el tope que restará la administración de forma automática son esos 2.000 €.
¿Cómo se reflejan en los impuestos? El Modelo 130
Si presentas el Modelo 130 (el pago fraccionado trimestral del IRPF), debes saber que estos gastos no se aplican mes a mes de forma libre, sino que el propio modelo realiza el cálculo de forma acumulada a lo largo del año físico.
Al rellenar las casillas de gastos, el programa de Hacienda (o tu software de gestión) computará ese 5% automáticamente sobre el rendimiento neto que lleves acumulado en ese trimestre, aplicando el límite proporcional. Al llegar la Declaración de la Renta anual, se consolidará el cálculo definitivo del año.
Preguntas frecuentes sobre las provisiones deducibles y gastos de difícil justificación
Para cerrar, resolvemos las dudas más rápidas y comunes que nos suelen llegar al despacho:
¿Se necesita factura para los gastos de difícil justificación?
No. Esta es su gran ventaja. Es una deducción estimativa, lo que significa que Hacienda «da por hecho» que has tenido esos gastos menores y te permite restarlos directamente sin pedirte papeles a cambio.
¿Tengo que guardar algún tique de estos gastos?
Tampoco es obligatorio. Al ser una deducción porcentual fija basada en tus beneficios netos, no necesitas demostrar en qué te has gastado ese dinero.
¿Son compatibles con otras deducciones de autónomos?
Sí, son totalmente compatibles con la deducción de los gastos de manutención (si comes fuera por trabajo y pagas con tarjeta) o los gastos de suministros si trabajas desde casa, siempre y cuando estos últimos sí cumplan sus propios requisitos (facturas, afectación a la actividad, etc.). Los de difícil justificación se suman al final de todo.
¿Sientes que estás perdiendo dinero cada trimestre?
Llevar la contabilidad de un negocio, cuadrar los modelos trimestrales y optimizar los impuestos para no pagar ni un euro de más puede convertirse en un segundo trabajo a tiempo completo. Y si además tienes que lidiar con las normativas específicas y los regímenes especiales de las islas, la cabeza te puede estallar.
En Asesorae nos encargamos de que no dejes escapar ni una sola deducción. Tanto si estás en la península como si buscas especialistas que dominen la fiscalidad canaria con los ojos cerrados, estamos aquí para quitarte el papeleo de encima. Cuéntanos en qué punto está tu negocio y busquemos la forma de ahorrar en tus próximos impuestos, ¡nosotros nos ocupamos del resto!
