Si acabas de cerrar un contrato con alguna entidad pública de las Islas Canarias, es muy probable que te hayas topado con un término que te suena a chino: PeFAC. No te preocupes, es el pan de cada día para muchos autónomos y empresas, y en esta guía te vamos a explicar de forma muy sencilla qué es y cómo dar tus primeros pasos sin perder la cabeza en el intento.
Como ya sabes, en Asesorae devoramos la burocracia para que tú puedas centrarte en hacer crecer tu negocio. Y si de algo sabemos un rato largo, es de las particularidades de la fiscalidad de nuestra tierra. Vamos a ver cómo dominar este sistema.
Introducción al PeFAC: El Punto de Entrada de Facturas Electrónicas de Canarias
El PeFAC es, ni más ni menos, el Punto de Entrada de Facturas Electrónicas de la Comunidad Autónoma de Canarias. Piensa en él como un gran buzón digital oficial. En lugar de enviar tus facturas en papel o por correo electrónico al ayuntamiento, consejería o colegio público de turno, estás obligado a subirlas a esta plataforma web para que la administración las reciba, las valide y proceda al pago.
¿Por qué Canarias tiene su propia plataforma? Porque, debido a nuestro régimen fiscal especial (con el IGIC a la cabeza en lugar del IVA), la gestión de los tributos y los proveedores requiere un control específico que se adapta mucho mejor con un sistema propio y optimizado para las islas.
¿Quién está obligado a utilizar el PeFAC?
Esta es la pregunta del millón que nos llega constantemente a la asesoría. La norma general dice que cualquier proveedor que preste servicios o venda bienes a la Administración Pública Canaria debe utilizar el PeFAC. Esto incluye a los departamentos del Gobierno de Canarias, pero también a muchas universidades, hospitales y organismos dependientes.
Sin embargo, hay un matiz muy importante que debes conocer: el umbral de los 1.000 euros.
- Facturas de más de 1.000 € (IGIC incluido): Estás obligado por ley a presentar la factura electrónica en el Gobierno de Canarias a través de PeFAC.
- Facturas de 1.000 € o menos: La presentación electrónica suele ser voluntaria. No obstante, te recomendamos consultar siempre con la entidad pública concreta, ya que algunos organismos exigen el formato electrónico independientemente del importe.
PeFAC vs FACe: ¿Cuál debes utilizar en cada caso?
Es facilísimo confundirse aquí. El panorama estatal cuenta con FACe, que es el punto general de entrada de facturas electrónicas del Gobierno de España. Muchos autónomos intentan subir sus facturas canarias a FACe y se encuentran con un error o con que su cliente no aparece.
La regla de oro es muy sencilla:
- Si tu cliente es del Gobierno de Canarias (o entidades locales adheridas), el buzón correcto es PeFAC.
- Si tu cliente es un ministerio nacional, la Seguridad Social o una administración de otra comunidad autónoma que use el sistema estatal, entonces irás a FACe.
Requisitos previos: ¿Qué necesitas antes de empezar?
Antes de lanzarte a rellenar datos, asegúrate de tener estos tres elementos preparados en tu ordenador. Si te falta alguno, el sistema te rebotará la factura.
1. Un certificado digital válido
Para que la factura tenga validez legal, debe ir firmada digitalmente. Te servirá el certificado de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre), tu DNI electrónico o cualquier sistema de firma reconocido que utilices habitualmente para tus trámites con Hacienda.
2. El formato de archivo correcto (Facturae)
Olvídate de enviar un PDF o un documento de Word; el PeFAC no los acepta. El estándar que exige la administración pública es el formato Facturae (archivos con extensión .xsig o .xml). Es un formato estructurado que los ordenadores de la administración pueden «leer» automáticamente.
3. Los códigos DIR3 de Canarias
Este es el punto donde se equivoca el 90% de la gente. Los códigos DIR3 de Canarias son unas combinaciones de letras y números que actúan como la «dirección postal digital» de la factura. Indican exactamente a dónde va el documento y se dividen en tres niveles obligatorios:
- Oficina Contable (quien paga).
- Órgano Gestor (quien aprueba el gasto).
- Unidad Tramitadora (quien recibe tu servicio o producto).
Pídele siempre estos códigos a tu cliente público antes de emitir la factura.
Herramientas para generar tu factura: ¿Cómo descargar PeFACv2?
Si tu programa de facturación habitual no exporta archivos en formato Facturae, no te preocupes. El Gobierno de Canarias ofrece una solución gratuita. Puedes descargar PeFAC (concretamente la aplicación de escritorio PeFACv2 o utilizar su portal web) para confeccionar la factura de forma guiada.
Esta aplicación te permite rellenar los datos de tu empresa, los del cliente, los importes con su correspondiente IGIC y firmarla digitalmente para dejar el archivo listo para el envío.
Resumen de pasos: ¿Cómo enviar una factura a PeFAC?
El proceso general se resume en tres fases muy claras:
- Confección: Creas la factura introduciendo tus datos, los conceptos, el tipo de IGIC y, por supuesto, los tres códigos DIR3 de la entidad canaria.
- Firma: Aplicas tu certificado digital para generar el archivo .xsig.
- Envío: Accedes a la web de PeFAC, arrastras tu archivo firmado y le das a presentar. El sistema te devolverá un justificante de registro con la fecha y hora exacta de entrada.
¿Cómo consultar el estado de tu factura una vez enviada?
Una de las ventajas del sistema es la transparencia. No te quedarás con la duda de si han recibido el documento o se ha perdido en un cajón. Volviendo a entrar en la plataforma, podrás consultar el estado de tu factura PeFAC mediante el número de registro. Verás en tiempo real si está «Registrada», «Aceptada» (lista para el pago) o si ha sido «Rechazada» (en cuyo caso te indicarán el motivo para que la corrijas).
¿Te parece un laberinto digital? Lo hacemos por ti
La teoría es sencilla, pero sabemos perfectamente que configurar el programa, pelearse con la firma digital, buscar los códigos DIR3 correctos y cuadrar el IGIC puede transformarse en un dolor de cabeza que te quita horas de tu trabajo real.
En Asesorae combinamos la comodidad de una asesoría 100% online con la especialización y el cariño por la fiscalidad canaria. Si prefieres olvidarte de los errores informáticos y asegurarte de cobrar tus facturas públicas a la primera, pásanos el testigo y deja que nos encarguemos de tu papeleo con el PeFAC. ¡Estaremos encantados de echarte una mano!
